Coordonnateur(trice) administratif(ve)-Services aux locataires

Brigil; Quebec; On-site; CAD 65,000 - 91,000; Full time

Job summary

Une entreprise immobilière cherche un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour gérer les communications et le traitement des résiliations de bail. Le poste exige une maîtrise du logiciel Yardi, des compétences en communication et la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Ce poste à temps plein inclut des avantages tels qu'une assurance collective et un REER collectif.

Benefits

Assurance collective

REER collectif

Stationnement gratuit

Qualifications

• Maîtrise du logiciel Yardi, ou capacité à apprendre rapidement.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec divers intervenants internes et externes.
• Bilinguisme obligatoire.

Responsibilities

• Gestion de la boîte courriel et des appels pour le département administratif.
• Enregistrement des avis de départ dans le système.
• Compléter les formulaires de demande de résiliation de bail.
• Analyser les dossiers de demande de transfert.
• Préparer et faire signer les documents requis.
• Gérer les responsabilités liées à Hydro-Québec.
• Fournir des preuves de résidence aux locataires.

Skills

Maîtrise du logiciel Yardi

Excellentes compétences en communication écrite et verbale

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Esprit d’équipe

Bilinguisme

Job description

Sous la supervision de la Directrice des services administratif, Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Services aux locataires assure le suivi administratif des départs, des résiliations et des transferts de baux, tout en maintenant une communication efficace avec les locataires et les partenaires internes. Ce poste requiert une rigueur administrative, une bonne connaissance des processus locatifs et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Responsabilités principales

1. Gestion des communications

• Assurer la gestion de la boîte courriel et des appels téléphoniques pour le département administratif (ADMIN).

2. Traitement des départs de locataires

• Enregistrer les avis de départ conformes dans le système et Yardi.
• Informer les clients lorsque les avis de départ ne sont pas conformes.
• Vérifier que les avis de départ contiennent les informations requises.
• S’assurer que tous les locataires mentionnés au bail ont soumis un avis de départ.
• Effectuer les suivis nécessaires concernant les avis N1 et les certificats de services manquants.

3. Gestion des demandes de résiliation de bail

• Compléter les formulaires de demande de résiliation de bail.
• Informer le client de la décision et lui transmettre les procédures appropriées.
• Mettre à jour le tableau de suivi des résiliations.

4. Traitement des demandes de transfert

• Analyser les dossiers de demande de transfert.
• Remplir le formulaire de demande de transfert.
• Soumettre la demande pour préapprobation.
• Si la demande est acceptée, coordonner une inspection avec le gestionnaire.

5. Traitement des demandes d’ajout ou de retrait de nom au bail

• Recevoir et analyser les demandes d’ajout ou de retrait de nom.
• Préparer et faire signer les documents requis.
• Effectuer les suivis administratifs et mettre à jour les dossiers dans Yardi.
• Informer les parties prenantes des modifications au bail.

6. Gestion des responsabilités liées à Hydro-Québec

• Pour les immeubles ou unités non-inscrits dans le portail, compléter le formulaire requis, le faire signer par Isabelle et envoyer un courriel à Hydro-Québec.
• Recevoir les avis de responsabilité et s’assurer qu’ils ne concernent pas des départs précipités (SKIP).

7. Rédaction de preuves de résidence

• Fournir des preuves de résidence aux locataires.

Profil

Compétences et qualifications requises

• Maîtrise du logiciel Yardi, ou capacité à apprendre rapidement.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec divers intervenants internes et externes.
• Bilinguisme obligatoire

Informations contractuelles

CONDITIONS DE TRAVAIL

Emploi temps plein, permanent (5 jours semaine)

Horaire 40 heures semaine

Avantages sociaux : assurance collective, REER collectif

Stationnement gratuit