Coordonnateur - Soutien Administratif aux opérations - Temporaire

AIR CANADA; Toronto; Sur place; CAD 28 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Régime de retraite

Plan d’actionnariat des employés

Participation aux bénéfices

Soins de santé et assurance

Assurance vie

Résumé du poste

Air Canada, basé à Toronto, offre un poste en présentiel relevant de la planification et de l’affectation des équipages. Le titulaire gère les documents, les notes de frais et les indemnités liées aux pilotes, dans le cadre des procédures et systèmes établis.

Le candidat doit posséder au moins deux années d’expérience administrative, une bonne maîtrise du pack Office et des compétences interpersonnelles solides, avec une attention aux détails et un sens du service en milieu aéronautique.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires requis, bonnes notions en bureautique.
• Au moins deux années d’expérience en travail de bureau.
• Maîtrise des applications Microsoft Office; connaissance de la terminologie aéronautique.
• Bonnes habiletés interpersonnelles et communication écrite et orale.
• Orthographe, ponctuation et grammaire correctes; aptitude en mathématiques.
• Ponctualité et fiabilité; respect des échéances.
• Savoir travailler sous pression dans un environnement actif.

Responsabilités

• Préparer et vérifier documents et rapports avec diverses applications.
• Traiter les notes de frais et indemnités des pilotes selon les procédures.
• Calculer dépenses et indemnités liées à l’embauche et à la formation des pilotes.
• Examiner les frais et les paiements dans Concur, détecter les paiements en double.
• Coordonner avec Paie et Affectation des équipages pour les paiements et rajustements.
• Mettre à jour les dossiers et les systèmes relatifs aux indemnités et voyages des pilotes.

Connaissances

Flexibilité

Travail d'équipe

Adaptabilité rapide

Communication écrite et orale

Souci du détail

Formation

Diplôme d’études secondaires

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Lieu de travail : Toronto, ON, Canada (en présentiel)
Salaire de départ : 24,90 $/heure
Direction : Planification, Affectation et Gestion des Équipages
Catégorie : Personnel syndiqué (AIMTA - Clerical)

Se joindre à l'équipe d'Air Canada, c'est se joindre à une entreprise canadienne emblématique. Est-ce que l'atteinte de nouveaux sommets, le travail en équipe et la possibilité d'apporter une contribution importante vous passionnent? Lancez votre carrière en vous joignant à notre équipe diversifiée et dynamique, à l'avant-garde du transport aérien de passagers.

Éléments importants à savoir

• La flexibilité est essentielle : Ce poste s’adresse à une personne capable de s’adapter aux changements d’horaires et de priorités. Il est essentiel d’être disponible et réceptif lorsque des changements se produisent.
• Le travail d’équipe est important : Ce poste demande de solides compétences interpersonnelles pour interagir et collaborer efficacement avec des collègues de différentes générations.
• Capacité d’adaptation dans un environnement trépidant : La réussite dans cette fonction dépend de la capacité à établir des priorités de manière efficace dans un contexte de demandes constantes. Sous pression, il est essentiel de rester concentré.

Principales fonctions

• Préparer, réviser, relire et mettre en forme la correspondance, les rapports, les feuilles de calcul, les tableaux et autres documents à l’aide de diverses applications logicielles.
• Traiter et valider les notes de frais des pilotes et les indemnités opérationnelles, en veillant à leur exactitude et au respect des procédures établies.
• Calculer les dépenses et les indemnités applicables aux pilotes nouvellement embauchés après leur formation initiale de pilote.
• Examiner les frais de formation des pilotes soumis dans Concur, repérer les paiements en double ainsi que les paiements excédentaires ou insuffisants, confirmer les indemnités applicables et assurer un traitement exact.
• Examiner et résoudre les écarts liés aux dépenses des pilotes, aux rotations modifiées et aux changements d’horaires opérationnels.
• Coordonner les activités avec les équipes de la Paie des équipages et de l’Affectation des équipages afin d’assurer l’administration exacte des paiements et des rajustements de dépenses des pilotes.
• Collaborer avec l’équipe de l’Hébergement des équipages afin de maintenir à jour les renseignements relatifs aux hôtels et au transport dans les systèmes et les rapports opérationnels.
• Vérifier et traiter les factures des fournisseurs liées à l’hébergement des pilotes et au transport du personnel de cabine, y compris les pièces justificatives et les taxes applicables.
• Tenir à jour les dossiers et les documents nécessaires à l’administration et au rapprochement des dépenses ainsi qu’aux exigences de vérification.
• Assurer la liaison avec les équipes de la Paie des équipages, de l’Affectation des équipages, de la Planification des équipages et de l’Hébergement des équipages, ainsi qu’avec d’autres intervenants internes et externes, afin de résoudre les demandes financières et opérationnelles.
• Tenir à jour le répertoire des personnes-ressources des Opérations aériennes et téléverser les renseignements à jour dans Aéronet et SmartDoc.
• Téléverser mensuellement les renseignements relatifs aux indemnités de repas des pilotes dans Aéronet.
• Organiser et hiérarchiser la charge de travail afin de respecter les échéances urgentes, tout en assurant l’exactitude et la confidentialité des renseignements.
• Appliquer et respecter les politiques de l’entreprise, les conventions collectives applicables, le Manuel des opérations aériennes et les procédures établies.
• Effectuer toute autre tâche connexe, au besoin.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires;
• Au moins deux années d’expérience en travail de bureau;
• Connaissance intermédiaire des applications Office de Microsoft;
• Connaissance de la terminologie aéronautique;
• Bonnes habiletés pour les relations interpersonnelles;
• Bonnes compétences en communication, à l’oral et à l’écrit;
• Maîtrise de l’orthographe, de la ponctuation et de la grammaire;
• Aptitude en mathématiques;
• Exactitude et minutie;
• Faire preuve de ponctualité et de fiabilité pour favoriser la réussite globale de l’équipe dans un milieu trépidant.

Avantages

• Avantages financiers: Régime de retraite, Régime d'actionnariat des employés, Régime de participation aux bénéfices.
• Bien-être et soins de santé: Régimes de soins de santé, de soins dentaires et d'assurance vie pour vous et votre famille (au besoin).
• Reconnaissance: Brille, le programme de reconnaissance d'Air Canada, vous permet de souligner les efforts exceptionnels.
• Privilèges de voyage: Un genereux programme de facilites de transport pour vous et d'autres personnes admissibles lorsque vous aurez cumulé vingt-huit (28) semaines de service. Le programme offre notamment la possibilité de voyager selon disponibilités, des réductions sur les séjours hoteliers et les locations de voitures, des reductions de Vacances Air Canada, et plus encore.

Conditions d’emploi

Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d’emploi est présentée et sont responsables de l’obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l’admissibilité doit être fournie avant la date de début.

Exigences linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.