Coordonnateur·rice administratif·ve

Clark Influence; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Clark Influence recherche un·e Coordonnateur·rice administratif·ve pour assurer le bon fonctionnement des bureaux et soutenir les activités administratives, RH et opérationnelles de l’agence. Vous serez en appui quotidien auprès des équipes, gestion des stocks, achats, organisation d’événements internes et suivi des documents RH, tout en garantissant discrétion et service client interne de qualité.

Vous gérez la logistique des locaux, accueillez visiteurs, coordonnez les incidents, et travaillez

Qualifications

• Organisation et proactivité pour gérer les priorités.
• Bonne communication et relation client interne.
• Capacité à travailler en autonomie et discrétion.

Responsibilities

• Gérer les espaces de travail et les espaces showroom.
• Gérer les achats et le suivi des factures fournisseurs.
• Soutenir les activités RH et la préparation logistique des recrutements.
• Suivre les dossiers administratifs et le matériel informatique.
• Préparer les dossiers et la vie d’agence (événements, life at Clark).

Skills

Organisation

Autonomie

Gestion du temps

Sens du service

Discrétion

Esprit d'équipe

Communication

Tools

Suite bureautique

Google Workspace

Job description

Chez Clark, on cherche un·e Coordonnateur·rice administratif·ve pour contribuer au quotidien de l’agence, autant dans la gestion de nos bureaux que dans certains suivis administratifs, RH et activités d’agence.

Ton quotidien chez Clark

1 OFFICE ET LOGISTIQUE - S’assurer que tout est en place

• Tu es la personne de référence pour le bon fonctionnement de nos espaces de travail.
• Accueillir les visiteurs et leur offrir une belle expérience chez Clark
• Gérer la réception et l’envoi des colis et du courrier
• Veiller à ce que les espaces communs et le showroom soient propres, organisés et prêts pour les activités de l’agence
• Coordonner l’entretien des bureaux et assurer les échanges avec les prestataires
• Gérer les incidents liés aux locaux et faire le suivi jusqu’à leur résolution
• S’assurer que les bureaux disposent du matériel et des fournitures nécessaires
• Coordonner les besoins liés aux équipements et aux espaces de travail des employés

2 ADMINISTRATION ET ACHATS - Gérer les opérations du quotidien

• Tu prends en charge différents suivis administratifs qui permettent à l’agence de fonctionner efficacement.
• Gérer les stocks et effectuer les commandes : fournitures, café, collations, matériel, etc.
• Effectuer les achats et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs, notamment l’envoi de courriels et les relances lorsque requis
• Tenir à jour les suivis administratifs et l’inventaire du matériel informatique
• Effectuer certaines entrées de données et mises à jour de documents
• Traiter les demandes de création de fournisseurs
• Contribuer à la préparation de certains dossiers administratifs

3 SOUTIEN RH - donner un coup de main

• Tu apportes un soutien administratif à la RH et contribues à faire avancer certains dossiers.
• Effectuer certaines entrées de données et mises à jour dans les outils RH
• Préparer, mettre en forme et classer certains documents RH
• Tenir à jour les suivis, notamment celui des formations
• Donner un coup de main lors des recrutements : publication d’annonces, tri de CV et soutien administratif
• Assurer la confidentialité des informations et documents auxquels tu as accès
• Participer à la préparation logistique des arrivées et départs : matériel, accès, poste de travail et suivis administratifs

4 SOUTIEN FINANCE - Contribuer à certains suivis

• Tu apportes un soutien administratif à la gestion de certains dossiers financiers de l’agence.
• Contribuer à la préparation des dossiers de crédits d’impôt liés aux stagiaires
• Contribuer à la préparation de certains dossiers de subventions
• Déposer les factures reçues dans le Drive pour leur saisie et leur traitement
• Assurer le suivi de la boîte courriel admin de Clark

5 VIE D’AGENCE - Faire vivre l’expérience Clark

• Tu contribues aussi à faire de Clark un endroit où les gens ont envie d’être.
• Participer à l’organisation d’activités et d’événements internes
• Contribuer au Clarkmité et aux initiatives de vie d’agence
• Contribuer à la logistique des événements et activités
• Être à l’affût de petites attentions qui peuvent améliorer le quotidien des équipes

Ce qui fera la différence

On cherche une personne organisée, autonome et débrouillarde, qui aime que les choses soient bien faites et qui n’attend pas toujours qu’on lui dise quoi faire.

Tu es le genre de personne qui :

• voit ce qui doit être fait et passe à l’action;
• sait gérer plusieurs priorités en parallèle;
• aime autant faire un suivi avec un fournisseur que préparer un document ou donner un coup de main à l’équipe RH;
• a le souci du détail sans perdre de vue l’essentiel;
• sait faire preuve de jugement et sait quand faire remonter une situation;
• est à l’aise avec les outils numériques et les environnements collaboratifs;
• communique facilement avec des personnes de différents rôles et niveaux de séniorité;
• fait preuve de discrétion, particulièrement lorsqu’il est question de dossiers RH;
• aime être dans l’action et contribuer concrètement au quotidien d’une équipe;

Tu n’as pas besoin de tout connaître. Ce qui compte surtout pour nous : ton jugement, ton sens du service, et ton envie de contribuer.

• Pourquoi ce rôle est important chez Clark

Ce rôle a un impact direct sur le quotidien des équipes.

Quand les bureaux sont bien gérés, que le matériel est disponible, que les suivis administratifs sont faits, que les événements sont bien préparés, tout le monde gagne en efficacité.

Tu es donc au cœur de plusieurs petits détails qui, mis ensemble, font une vraie différence dans l’expérience Clark.

Et surtout : plein de petites choses qui permettent aux autres de se concentrer sur leur travail.

Ton terrain de jeu : les bureaux, l’administration, la vie d’agence et un peu de RH.

Les conditions

• Le poste est à temps plein, avec une présence requise au bureau chaque jour, même si ce n’est pas pour une journée complète.
• Tu travailleras en collaboration avec plusieurs équipes chez Clark et relèveras de la Gestionnaire administrative et de la Responsable RH.