Adjoint(e) de direction

Vibrotech inc.; Quebec; On-site; CAD 55,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective complète

Horaire 4 jours et demi

Télétravail/équipe

Job summary

Vibrotech inc. recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique pour soutenir la direction. Vous gérez les agendas, suivez les projets et préparez les communications et documents stratégiques.

Vous coordonnez les ressources humaines (recrutement, accueil des nouveaux employés, contrats) et organisez voyages, salons et événements, tout en assurant la confidentialité. Profil bilingue français/anglais, organisé, autonome et discret, avec une maîtrise avancée de Microsoft 365 (Outlook, Word,

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit).
• Sens de l’organisation et capacité à mener plusieurs dossiers.
• Autonomie, discrétion et professionnalisme — accès à information confidentielle RH/finances.
• Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint).
• Expérience en soutien à la direction ou gestion de projets.
• Aisance face à un changement rapide des priorités, initiative.

Responsibilities

• Gérer les agendas et les rendez-vous de la direction.
• Effectuer les suivis auprès des gestionnaires et équipes pour l’avancement des dossiers.
• Préparer, réviser et mettre en forme communications et documents (conseil, conf., ententes).
• Servir de personne-ressource entre la direction et les départements.
• Coordonner les ressources humaines et le processus de recrutements et l’accueil des nouveaux employés.
• Planifier les voyages, salons et événements et assurer le budget associé.
• Gérer les commandes, logistique marketing et supports administratifs (TI, conformité).

Skills

Français courant

Anglais courant

Organisation exceptionnelle

Autonomie

Discrétion

Gestion de projets

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Job description

Vibrotech est une entreprise spécialisée dans la conception et la fabrication d'équipements vibrants et de systèmes de manutention de vrac (convoyeurs, lignes de tri, équipements sur mesure) utilisés dans les carrières, les centres de tri, les mines, les fonderies et le secteur portuaire, partout en Amérique du Nord.

On est en pleine croissance, et la direction cherche son bras droit.

Tu es du genre à mener cinq dossiers de front, à savoir exactement où en est chacun et à régler l'imprévu avant que les autres s'en aperçoivent? Tu es organisée, débrouillarde et discrète?

Ce poste, c'est le centre nerveux administratif de l'équipe de direction : agenda, RH, salons commerciaux, marketing, TI, conformité. Pas deux journées pareilles, et un impact direct sur le rythme de l'entreprise.

À quoi va ressembler ton quotidien

Soutien direct à la direction

• Gérer les agendas, les priorités et les rendez-vous des membres de la direction.
• Effectuer les suivis auprès des gestionnaires et des équipes pour veiller à l'avancement des projets et des dossiers.
• Préparer, réviser et mettre en forme communications, présentations et documents (incluant les cahiers du conseil d’administration et les ententes de confidentialité à partir de gabarits).
• Agir comme personne-ressource entre la direction et les départements pour une communication fluide.

Coordination des ressources humaines (premier niveau)

• Coordonner les firmes de recrutement, publier les affichages et faire le suivi des candidatures.
• Planifier les entrevues, répondre aux candidats et préparer les contrats d'embauche standard à partir de gabarits.
• Organiser l’accueil des nouveaux employés (matériel informatique, accès, première journée) et planifier les suivis de probation.
• Coordonner les formations réglementaires (chariot élévateur, santé-sécurité) et le soutien administratif aux dossiers d’immigration.

Voyages, salons et événements

• Organiser les déplacements d’affaires de la direction (vols, hôtels, locations, itinéraires) et gérer les imprévus et réclamations.
• Coordonner les salons commerciaux de A à Z (CONEXPO, expositions minières, congrès) : inscriptions, kiosque, électricité et internet, expédition du matériel, hébergement — avec budget pré-approuvé et carte corporative dédiée.
• Organiser les Lunch & Learn chez les clients.
• Coordonner les activités du comité social (party de Noël, BBQ, reconnaissance) : budgets, échéanciers, fournisseurs.

Soutien au marketing (exécution)

• Faire le premier contrôle des épreuves graphiques (roll-ups, calendriers, publicités) avant approbation finale.
• Gérer les commandes de vêtements et d’objets promotionnels : quantités, réception, réclamations aux fournisseurs.
• Coordonner les impressions, les publicités récurrentes et les fournisseurs créatifs (graphistes, vidéaste, agences).

Administration, TI et conformité

• Agir comme point de contact interne pour les fournisseurs TI (billets de support, licences logicielles, téléphonie).
• Assurer le suivi des assurances : certificats demandés par les clients, renouvellements, flotte de véhicules et inventaire à jour.
• Tenir le calendrier des renouvellements annuels (qualifications fournisseurs, adhésions aux associations, abonnements).
• Préparer les comptes de dépenses de la direction et effectuer les conciliations de cartes de crédit.
• Assembler les pièces justificatives des réclamations de subventions et autres dossiers administratifs.
• Gérer diverses commandes (repas, fournitures, matériel) et participer à l’amélioration continue des processus administratifs.

Ce qu’on recherche

• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Un excellent sens de l’organisation et la capacité à mener plusieurs dossiers de front.
• Beaucoup d’autonomie, de discrétion et de professionnalisme — le poste donne accès à de l’information confidentielle (RH, finances, contrats).
• Une excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint).
• De l’expérience pertinente en soutien à la direction, en coordination administrative ou en gestion de projets (un atout).
• Quelqu’un qui est à l’aise quand les priorités changent vite, avec de l’initiative et le sens de la solution.

Pourquoi nous choisir?

• Un environnement de travail stimulant et convivial, avec une équipe jeune et ambitieuse.
• Un horaire de 40 heures par semaine sur 4 jours ½, qui favorise l’équilibre travail-vie personnelle.
• Un horaire flexible en début et en fin de journée (pour aller chercher les enfants, par exemple).
• Assurance collective complète, incluant les soins dentaires et la télémédecine.
• Des vacances dès ton embauche.
• Participation de l’employeur au REER.
• Une rémunération compétitive et des occasions de croissance au sein de l’entreprise.
• Formation continue.
• Stationnement sur place, tenue décontractée et événements d’entreprise.

Tu veux faire partie d’une entreprise en pleine croissance?

Nous répondons à toutes les candidatures.