Coordinator, Practice Group Billing/Coordonnateur·rice de la facturation

Borden Ladner Gervais LLP; Canada; Hybrid; CAD 62,000 - 74,000; Full time

Job summary

Borden Ladner Gervais LLP is seeking a Coordinator, Practice Group Billing to efficiently manage pre-bills and final billings for assigned Practice Groups in Canada.

The role requires strong billing and accounting knowledge, attention to detail, and the ability to work under time pressure. Bilingual French/English is an asset, with overtime possible at month/year end.

Qualifications

• Must have Grade 12 with post-secondary education or equivalent experience.
• Experience in a law firm or professional services environment in a finance/billing role.
• Understanding of accounting theory.
• Proficient in electronic billing requirements and processes.
• Ability to work in a team under minimal supervision and under time pressure.
• Excellent attention to detail and strong organizational skills.
• Proficient with MS Office and Adobe Acrobat; good communication skills.
• Bilingual French/English is an asset; overtime may be required at month/year end.

Responsibilities

• Process final billings monthly/quarterly or on request.
• Process and edit pre-bills; input changes in CMS.
• Finalize and post pre-bills; prepare final bills for lawyer approval.
• Submit final bills to clients or via the E-billing team.
• Transfer time and disbursements per lawyer instructions and firm rules.
• Proactively monitor billing system for up-to-date client data.
• Train new Practice Assistant hires on billing processes.
• Provide backup to other Coordinators as needed.
• Assist Timekeepers and Practice Assistants with filing requirements.
• Perform other duties as assigned.

Skills

Billing knowledge

Teamwork

Time management

Attention to detail

MS Office

Communication skills

Bilingual (French/English)

Overtime readiness

Education

Post-secondary education

Tools

CMS

E-billing system

Adobe Acrobat

Microsoft Excel

Job description

**Purpose of the Role**The Coordinator, Practice Group Billing will be expected to efficiently process pre-bills and final billings for assigned Practice Group(s). **Key Responsibilities*** Final billings on a monthly/quarterly or on-request basis* Process and edit pre-bills* Input changes to pre-bills in CMS* Finalize and post pre-bills* Prepare final bills for lawyer’s approval* Submit final bills to clients or process by E-billing team* Transfer time/disbursements according to lawyers' instructions and Firm guidelines and billing procedures* Proactively monitor and review billing system to ensure that client data is kept current and accurate* Train new Practice Assistant hires on billing process and procedures* Provide backup to other Coordinators, Practice Group Billing as required* Assist Timekeepers and Practice Assistants in designated Practice Group(s) with filing requirements* Other duties as assigned**Key Competencies*** Grade 12 education with post-secondary education or combination of education and experience* Experience in a law firm or professional services environment, in a finance / billing related role* Understanding of accounting theory* Proficient understanding of E-billing technical requirements and processes, and the billing process* Ability to work as a team member under minimal supervision* Good organization skills and ability to work under time pressure* Excellent attention to detail* Proficient in Microsoft Office software including Word, Excel, Outlook and Adobe Acrobat* Excellent interpersonal and communication skills* Proficiency in oral and written bilingualism (French and English) considered an asset* Available to work overtime to meet month end and year end deadlines**Description du poste**La personne retenue devra traiter efficacement les factures préliminaires et finales du ou des groupes de pratique qui lui sont attribués.**Principales attributions*** traiter et corriger les factures préliminaires;* saisir, dans CMS, les modifications devant être apportées aux factures préliminaires;* finaliser les factures préliminaires et les envoyer;* préparer les factures finales aux fins d’approbation par l’avocat·e responsable;* envoyer les factures finales aux clients ou à l’équipe Facturation électronique.* Transférer les heures/débours selon les consignes des avocat·es ainsi que les directives et procédures de facturation du cabinet.* Surveiller de façon proactive le système de facturation pour assurer que les données des clients demeurent exactes et à jour.* Former les adjoint·es à la pratique nouvellement embauchés sur les processus de facturation.* Prêter main-forte aux autres coordonnateur·rices de la facturation au besoin.* Exécuter d’autres tâches au besoin.**Principales*** Diplôme d’études secondaires assorti d’études postsecondaires ou d’expérience de travail* Expérience au sein d’un cabinet juridique ou d’un milieu de services professionnels dans un poste lié aux finances ou à la facturation* Compréhension de la théorie comptable* Maîtrise des exigences techniques et des processus de facturation électronique et standard* Capacité à travailler en équipe sous supervision minimale* Bon sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression* Grand souci du détail* Maîtrise des logiciels de la suite Office (dont Word, Excel et Outlook) et d’Adobe Acrobat* Excellentes aptitudes au chapitre des communications et des relations interpersonnelles* Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais), un atout* Disponibilité pour faire des heures supplémentaires afin de respecter les échéances de fin de mois et de fin d’année The expected salary range for this position is $62,000 - $74,000, depending on level of experience, region/location, and other factors.La fourchette salariale pour ce poste est de 62,000$ à 74,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l’expérience et l’emplacement.**BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.****BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.****We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.****Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.**