Coordinator, Practice Group Billing/Coordonnateur·rice de la facturation

Borden Ladner Gervais LLP; Montreal (administrative region); On-site; CAD 62,000 - 74,000; Full time

Job summary

Borden Ladner Gervais LLP is seeking a Coordinator, Practice Group Billing to efficiently process pre-bills and final billings for assigned practice groups. You will handle pre-bills, input changes in CMS, and prepare final bills for lawyers’ approval, ensuring accuracy and timely client invoicing.

The role requires strong bilingual communication, organization, and the ability to work under time pressure in a law firm environment. Overtime may be required to meet month-end and year-end deadlines.

Qualifications

• Must have Staff/finance or billing experience in a professional services setting.
• Strong accounting and billing knowledge required.
• Solid understanding of electronic billing requirements and processes.
• Excellent written and verbal communication in both official languages.

Responsibilities

• Process and edit pre-bills and final billings for assigned practice groups.
• Finalize and post pre-bills; prepare final bills for approval.
• Submit final bills to clients or via E-billing team.
• Transfer time and disbursements per lawyers' instructions and firm guidelines.
• Monitor billing system to ensure client data accuracy and currency.
• Train new practice assistants on billing procedures.

Skills

Bilingual FR/EN

Attention to detail

Organization

Team player

Communication skills

Education

Secondary diploma + post-secondary

Tools

Word

Excel

Outlook

Adobe Acrobat

Job description

We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.Purpose of the RoleThe Coordinator, Practice Group Billing will be expected to efficiently process pre-bills and final billings for assigned Practice Group(s).Key ResponsibilitiesFinal billings on a monthly/quarterly or on-request basisProcess and edit pre-billsInput changes to pre-bills in CMSFinalize and post pre-billsPrepare final bills for lawyer’s approvalSubmit final bills to clients or process by E-billing teamTransfer time/disbursements according to lawyers' instructions and Firm guidelines and billing proceduresProactively monitor and review billing system to ensure that client data is kept current and accurateTrain new Practice Assistant hires on billing process and proceduresProvide backup to other Coordinators, Practice Group Billing as requiredAssist Timekeepers and Practice Assistants in designated Practice Group(s) with filing requirementsOther duties as assignedKey CompetenciesGrade 12 education with post-secondary education or combination of education and experienceExperience in a law firm or professional services environment, in a finance / billing related roleUnderstanding of accounting theoryProficient understanding of E-billing technical requirements and processes, and the billing processAbility to work as a team member under minimal supervisionGood organization skills and ability to work under time pressureExcellent attention to detailProficient in Microsoft Office software including Word, Excel, Outlook and Adobe AcrobatExcellent interpersonal and communication skillsProficiency in oral and written bilingualism (French and English) considered an assetAvailable to work overtime to meet month end and year end deadlinesDescription du posteLa personne retenue devra traiter efficacement les factures préliminaires et finales du ou des groupes de pratique qui lui sont attribués.Principales attributionstraiter et corriger les factures préliminaires;saisir, dans CMS, les modifications devant être apportées aux factures préliminaires;finaliser les factures préliminaires et les envoyer;préparer les factures finales aux fins d’approbation par l’avocat·e responsable;envoyer les factures finales aux clients ou à l’équipe Facturation électronique.Transférer les heures/débours selon les consignes des avocat·es ainsi que les directives et procédures de facturation du cabinet.Surveiller de façon proactive le système de facturation pour assurer que les données des clients demeurent exactes et à jour.Former les adjoint·es à la pratique nouvellement embauchés sur les processus de facturation.Prêter main-forte aux autres coordonnateur·rices de la facturation au besoin.Exécuter d’autres tâches au besoin.PrincipalesDiplôme d’études secondaires assorti d’études postsecondaires ou d’expérience de travailExpérience au sein d’un cabinet juridique ou d’un milieu de services professionnels dans un poste lié aux finances ou à la facturationCompréhension de la théorie comptableMaîtrise des exigences techniques et des processus de facturation électronique et standardCapacité à travailler en équipe sous supervision minimaleBon sens de l’organisation et capacité à travailler sous pressionGrand souci du détailMaîtrise des logiciels de la suite Office (dont Word, Excel et Outlook) et d’Adobe AcrobatExcellentes aptitudes au chapitre des communications et des relations interpersonnellesBilinguisme parlé et écrit (français et anglais), un atoutDisponibilité pour faire des heures supplémentaires afin de respecter les échéances de fin de mois et de fin d’annéeThe expected salary range for this position is $62,000 - $74,000, depending on level of experience, region/location, and other factors.La fourchette salariale pour ce poste est de 62,000$ à 74,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l’expérience et l’emplacement.BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.