Contrôleur(euse) de documents / Document Controller

Progesys Inc; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Culture ouverte et inclusive

Salaire compétitif

Assurances santé et dentaires dès le 1

Prime de références

Mobilité internationale

Grand projets

Salle de sport sur place

Job summary

Progesys Inc. recherche un Contrôleur de Documents à Laval pour assurer la gestion rigoureuse des documents des projets. Le candidat idéal maîtrise les procédures ISO et Aconex et peut structurer des systèmes d'archivage efficaces.

Le poste exige 5 à 10 ans d'expérience, des compétences avancées en MS Office et une parfaite maîtrise du bilinguisme anglais-français, afin de communiquer avec les parties prenantes à l'échelle internationale.

Qualifications

• Diplôme en ingénierie ou autre qualification liée au poste.
• 5 à 10 ans d'expérience dans le contrôle des documents et la gestion des enregistrements dans les industries ciblées.
• Connaissance des processus et normes ISO et gestion documentaire.

Responsibilities

• Développer et maintenir des processus de contrôle des documents pour une gestion efficace des documents du projet.
• Aider l'équipe de projet à examiner et accepter le contrôle et l'enregistrement des documents.
• Préparer et mettre en œuvre les procédures et systèmes de contrôle de la documentation pour la remise au maître d'ouvrage.
• Développer un système de classement et d'archivage électronique et une bibliothèque technique.
• Dépositaire des documents à conserver pour audit et exigences internes.
• Maintenir l'organisation et le stockage des documents et informations.
• Fournir un soutien administratif complet à l'équipe de projet.

Skills

MS Office

Anglais courant

Bonnes compétences en communication

Bilingue Anglais-Français

Education

Diplôme en ingénierie ou qualification connexe

Tools

Aconex

Job description

Progesys est une firme reconnue en gestion de projets et dans la transition optimale de ces projets de la construction à l’opération. La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et dispose de bureaux aux États-Unis, au Moyen-Orient, en Asie et en Amérique Latine.

Progesys est actuellement à la recherche d'un(e) Contrôleur(e) de Documents pour rejoindre notre équipe et assurer une gestion rigoureuse des documents pour le bon déroulement des projets.

Responsabilités principales

• Développer et maintenir des processus de contrôle des documents pour la gestion et l'enregistrement efficaces des documentations du Projet
• Aider l'équipe de projet à examiner/accepter le contrôle et l'enregistrement des documents du projet
• Assister l'équipe de projet dans la préparation et la mise en œuvre des procédures et du système de contrôle de la documentation afin de s'assurer que tous les documents du projet sont complets et exacts pour la remise au maître d'ouvrage
• Développer un système de classement et d'archivage électronique et une bibliothèque technique pour faciliter l'émission, le stockage, la récupération et la gestion des documents destinés aux clients internes et externes, aux vendeurs ou à d'autres parties
• Dépositaire des documents qui doivent être contrôlés et conservés pour les besoins de l'audit/des exigences internes
• Maintenir une organisation et un stockage appropriés des documents et des informations.
• Fournir un soutien administratif complet à l'équipe de projet

Exigences

• Diplôme en ingénierie ou d’autres qualifications liées au poste
• Minimum 5 -10 ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire dans le contrôle des documents et la gestion des enregistrements dans les industries minière, pétrolière et gazière, pétrochimique.
• Posséder une bonne connaissance des processus et des normes de contrôle et de gestion des documents et des normes ISO
• Compétences MS Office (Excel, Words et PowerPoint) exigées
• Expérience dans la configuration et la mise en œuvre d'Aconex
• Excellentes communications orales et écrites et compétences interpersonnelles
• Responsable, capable de travailler sous pression, motivé et capable de travailler en équipe.
• Bilingue Anglais-Français (Le bilinguisme est requis pour cette position puisque l'employé devra communiquer au quotidien avec des parties prenantes (clients et collègues) à l'extérieur du Québec ne parlant pas le français)
• Connaissance d’Aconex considérée comme un atout.

Nos avantages

• Une culture et un environnement de travail ouverts et inclusifs
• Un salaire compétitif
• Prestations de santé et de soins dentaires dès le premier jour
• Prime de references.
• Entreprise qui encourage le développement professionnel
• Mobilité internationale
• Projets d'envergues
• Travailler en étroite collaboration avec une équipe de personnes curieuses et ouvertes d'esprit
• Salle de sport sur place (Bureau de Laval)

Progesys est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et dispose d'un programme d'égalité des chances en matière d'emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Progesys is a recognized project management firm specializing in the seamless transition of projects from construction to operation. Based in Laval, Canada since 2002, Progesys has offices in the United States, the Middle East, Asia, and Latin America.

Progesys is currently seeking a Document Controller to join our team and ensure rigorous document management to support the successful delivery of projects.

Main Responsibilities

• Develop and maintain document control processes for the efficient management and recording of Project documentations.
• Assist Project Team in review/accept the Project document control and registration
• Assist Project Team in preparing and implementation documentation control procedures and system to ensure that all Project documentation is complete and accurate for hand-over to Owner
• Develop electronic filing and archive system and technical library for easy to issuance, storage, retrieval, and management of documents to internal and external customers, vendors, or other parties.
• Custodian for documents that must be controlled and kept for audit/internal requirements
• Maintain proper organization and storage of documents and information
• Provide full administration support to the Project Team

Requirements

• Diploma in Engineering or other related qualifications
• Minimum 5 years of relevant experience in a similar role in Document control and record management in Mining, Oil & Gas, Petrochemical industries
• Possess good knowledge in document control and management processes and standards and ISO standards
• MS Office skills (Excel, Words and PowerPoint) required
• Excellent oral and written communications and interpersonal skills.
• Responsible, able to work under pressure, self- motivated and able to work as a part of a team.
• Bilingual (English and French) (Bilingualism is required for this position as the employee will be communicating with non-French speaking stakeholders).
• Knowledge of Aconex considered an asset.

Our Benefits

• An open and inclusive workplace culture and environment
• A competitive salary
• Health and dental benefits from day one
• Referral bonuses
• A company that promotes professional development
• International mobility
• Large-scale projects
• The opportunity to work closely with a team of curious and open-minded individuals
• On-site gym (Laval office)

Progesys is an equal opportunity employer and has an employment equity program for women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and people with disabilities.