Contrôleur(euse) de documents / Document Controller

Progesys, Inc.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Health and dental benefits from day 1

Referral bonuses

International mobility

On-site gym (Laval office)

Professional development

Job summary

Progesys is seeking a Document Controller to join our Laval-based team and ensure rigorous document management across projects. You will develop and maintain document control processes, organize, record, and archive project documents, and support audit compliance.

You will implement an electronic filing system, assist the project team in reviewing and accepting documents, and provide administrative support.

Qualifications

• Diploma in engineering or related qualifications.
• Minimum 5 years of relevant experience in document control and record management in mining, oil & gas, petrochemical industries.
• Knowledge of document control processes, ISO standards.
• MS Office skills (Excel, Word, PowerPoint) required.
• Knowledge of Aconex is an asset.

Responsibilities

• Develop and maintain document control processes for efficient document management and recording.
• Assist project team in reviewing and accepting project documents.
• Prepare and implement document control procedures to ensure completeness and accuracy for handover.
• Develop electronic filing and archive system and technical library for easy document access.
• Custodian for documents to be controlled and kept for audit/internal requirements.
• Maintain proper organization and storage of documents and information.
• Provide full administration support to the Project Team.

Skills

Bilingual English-French

Communication skills

Teamwork

Attention to detail

Education

Engineering diploma or related qualification

Tools

Aconex

MS Office

Job description

English version will follow

Progesys est une firme reconnue en gestion de projets et dans la transition optimale de ces projets de la construction à l’opération. La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et dispose de bureaux aux États-Unis, au Moyen-Orient, en Asie et en Amérique Latine.

Progesys est actuellement à la recherche d'un(e) Contrôleur(e) de Documents pour rejoindre notre équipe et assurer une gestion rigoureuse des documents pour le bon déroulement des projets.

Dans ce rôle, vous serez responsable de développer et de maintenir des processus de contrôle documentaire efficaces pour organiser, enregistrer et archiver les documents de projet. Vous aiderez l'équipe de projet dans l'examen et la validation des documents, garantissant leur exactitude pour la remise au maître d'ouvrage, et vous mettrez en place un système électronique de classement et d'archivage pour faciliter l'accès aux documents par les équipes internes et externes, ainsi que par les partenaires. Vous veillerez à une organisation appropriée des documents en conformité avec les exigences d’audit et apporterez un soutien administratif complet à l’équipe de projet.

Responsabilités principales

• Développer et maintenir des processus de contrôle des documents pour la gestion et l'enregistrement efficaces des documentations du Projet
• Aider l'équipe de projet à examiner/accepter le contrôle et l'enregistrement des documents du projet
• Assister l'équipe de projet dans la préparation et la mise en œuvre des procédures et du système de contrôle de la documentation afin de s'assurer que tous les documents du projet sont complets et exacts pour la remise au maître d'ouvrage
• Développer un système de classement et d'archivage électronique et une bibliothèque technique pour faciliter l'émission, le stockage, la récupération et la gestion des documents destinés aux clients internes et externes, aux vendeurs ou à d'autres parties
• Dépositaire des documents qui doivent être contrôlés et conservés pour les besoins de l'audit/des exigences internes
• Maintenir une organisation et un stockage appropriés des documents et des informations.
• Fournir un soutien administratif complet à l'équipe de projet

Exigences

• Diplôme en ingénierie ou d’autres qualifications liées au poste
• Minimum 5 -10 ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire dans le contrôle des documents et la gestion des enregistrements dans les industries minière, pétrolière et gazière, pétrochimique.
• Posséder une bonne connaissance des processus et des normes de contrôle et de gestion des documents et des normes ISO
• Compétences MS Office (Excel, Words et PowerPoint) exigées
• Expérience dans la configuration et la mise en œuvre d'Aconex
• Excellentes communications orales et écrites et compétences interpersonnelles
• Responsable, capable de travailler sous pression, motivé et capable de travailler en équipe.
• Bilingue Anglais-Français (Le bilinguisme est requis pour cette position puisque l'employé devra communiquer au quotidien avec des parties prenantes (clients et collègues) à l'extérieur du Québec ne parlant pas le français)
• Connaissance d’Aconex considérée comme un atout.

Nos avantages

En plus d'offrir un environnement de travail stimulant et dynamique, nous offrons :

Une culture et un environnement de travail ouverts et inclusifs

Un salaire compétitif

Prestations de santé et de soins dentaires dès le premier jour

Prime de references.

Entreprise qui encourage le développement professionnel

Mobilité internationale

Projets d'envergures

Travailler en étroite collaboration avec une équipe de personnes curieuses et ouvertes d'esprit

Salle de sport sur place (Bureau de Laval)

Progesys est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et dispose d'un programme d'égalité des chances en matière d'emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Merci pour votre intérêt. Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactées.

Progesys is a recognized project management firm specializing in the seamless transition of projects from construction to operation. Based in Laval, Canada since 2002, Progesys has offices in the United States, the Middle East, Asia, and Latin America.

Progesys is currently seeking a Document Controller to join our team and ensure rigorous document management to support the successful delivery of projects.

In this role, you will be responsible for developing and maintaining effective document control processes to organize, record, and archive project documentation. You will assist the project team in reviewing and validating documents, ensuring accuracy for delivery to the client, and implement an electronic filing and archiving system to facilitate document access for internal and external teams as well as partners. You will ensure proper document organization in compliance with audit requirements and provide comprehensive administrative support to the project team.

Main Responsibilities

• Develop and maintain document control processes for the efficient management and recording of Project documentations.
• Assist Project Team in review/accept the Project document control and registration
• Assist Project Team in preparing and implementation documentation control procedures and system to ensure that all Project documentation is complete and accurate for hand-over to Owner
• Develop electronic filing and archive system and technical library for easy to issuance, storage, retrieval, and management of documents to internal and external customers, vendors, or other parties.
• Custodian for documents that must be controlled and kept for audit/internal requirements
• Maintain proper organization and storage of documents and information
• Provide full administration support to the Project Team

Requirements

• Diploma in Engineering or other related qualifications
• Minimum 5 years of relevant experience in a similar role in Document control and record management in Mining, Oil & Gas, Petrochemical industries
• Possess good knowledge in document control and management processes and standards and ISO standards
• MS Office skills (Excel, Words and PowerPoint) required
• Excellent oral and written communications and interpersonal skills.
• Responsible, able to work under pressure, self- motivated and able to work as a part of a team.
• Bilingual (English and French) (Bilingualism is required for this position as the employee will be communicating with non-French speaking stakeholders).
• Knowledge of Aconex considered an asset.

Our Benefits

In addition to offering a stimulating and dynamic work environment, we provide:

An open and inclusive workplace culture and environment

A competitive salary

Health and dental benefits from day one

Referral bonuses

A company that promotes professional development

International mobility

Large-scale projects

The opportunity to work closely with a team of curious and open-minded individuals

On-site gym (Laval office)

Progesys is an equal opportunity employer and has an employment equity program for women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and people with disabilities.

Thank you for your interest. Please note that only shortlisted candidates will be contacted.