Communications and Project Officer / Agent(e) de communication et de projet

Canadian Association of Research Libraries / Association des bibliothèques de recherche du Canada; Ottawa; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Canadian Association of Research Libraries (CARL) is seeking a Communications and Project Officer for a full-time thirteen-month contract to support its projects and pan-Canadian community engagement. The ideal candidate will be a dynamic bilingual professional with strong communications skills and a collaborative mindset.

Reporting to the Executive Director, the role provides research, coordination, communications, and project support, including logistics for communities of practice across

Qualifications

• Bachelor’s degree in communications, marketing, media studies, or equivalent.
• Bilingual in French and English.
• Ability to interact with members and colleagues with courtesy and tact.
• Ability to prioritize, plan and meet deadlines.
• Proficiency with standard office software applications.

Responsibilities

• Provide bilingual communications support including drafting, editing, translation, proofreading, formatting, posting and promoting bilingual reports and publications.
• Ensure the CARL website and communications materials are of high quality, accessible and current.
• Undertake special projects under guidance of the Executive Director or project lead.
• Participate as a team member in collaborative CARL projects and communities of practice.
• Support on-time, on-budget delivery of externally-funded projects and track expenditures.
• Coordinate channels, programs, and content to communicate with stakeholders and national/international libraries.
• Collate analytics and report on usage metrics.
• Provide logistics/technical support for virtual meetings and events.

Skills

Bilingual English/French

Communications

Project coordination

Social media

Editing

Education

Bachelor’s degree in communications or related field

Tools

Office suite

Job description

SUMMARY

CARL is seeking a Communications and Project Officer for a full-time thirteen-month contract to support its projects and community engagement. The ideal candidate will be a dynamic bilingual professional who has strong communications skills and is eager to work on a collaborative, pan-Canadian basis.

The Canadian Association of Research Libraries (CARL) represents the country’s twenty-nine largest university libraries and three federal institutions. A non-profit organization, we foster collaborative initiatives and strengthen members’ contributions to excellence in research and higher education. CARL’s work is guided by our Strategic Focus 2025-2028.

Reporting to the Executive Director, the Communications and Project Officer will provide research, coordination, communications, and project support to selected initiatives of the Association; and will provide logistics support to a variety of pan-Canadian communities of practice. Our projects are generally related to the development of member library capacity and best practice, and could be in areas such as AI literacy, privacy and data security, accessibility, open education, open access, and library assessment. Engagement with several communities of practice and projects at the same time, and with new projects arising over time, is anticipated.

The employment period will be thirteen months from date of employment.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

• Provide communications support including drafting, editing, finalizing, ensuring translation, proof-reading, formatting, posting, and promoting high-quality bilingual reports and other publications, producing bilingual announcements and other website content, social media messages, and presentations; and assisting in the organization, registrations, hosting, and, when applicable, posting of recordings of online webinars and in-person events.
• Ensure the CARL website and other communications materials are of high quality design, navigation, look and feel, usability, content accuracy and currency, and accessibility.
• Undertake special projects under the guidance of the Executive Director or another project lead.
• Participate as a team member in collaborative projects of the CARL team or a community of practice.
• In the case of any externally-funded projects, support the on-time, on-budget delivery of planned deliverables and outcomes and track expenditures of funds.
• Coordinate, plan, and oversee the development of the channels, programs and content that CARL uses to communicate with stakeholders and the Canadian/International research libraries community including website(s), social media, and listservs;
• Collate analytics and metrics and report on usage.
• Provide logistics and technical support to CARL’s several communities of practice, so that specialist groups are consistently supported for their virtual meetings and events.

REQUIREMENTS

• Bachelor’s degree in communications, marketing, media studies, or similar, or a combination of education and professional communications experience.
• Bilingualism - Ability to communicate effectively both orally and in writing in French and English.
• Ability to interact with association members, project participants, co-workers, staff of other organizations or government with courtesy, discretion and tact.
• Ability to prioritize, plan and organize work to meet deadlines successfully.
• Ability to follow direction and to exercise responsible independent action.
• Proficiency with standard office software applications.

PREFERRED QUALIFICATIONS

Candidates with the following qualifications may be preferred. These should be explicitly described in the applicant’s cover letter:

• Work experience in an academic library setting.
• A degree, certification, training or experience in any of the following: communications, project management,technology, statistics, or data management.
• Familiarity with technologies supporting CARL’s web and social media presence.

-------------------

RÉSUMÉ

L’ABRC est à la recherche d’un agent de communication et de projet pour un contrat à temps plein de 13 mois pour appuyer ses projets et l’engagement communautaire. Le candidat idéal sera un professionnel bilingue dynamique qui possède de solides compétences en communication et qui est impatiente de travailler en collaboration à l’échelle pancanadienne.

L’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) représente les 29 plus grandes bibliothèques universitaires du pays et trois institutions fédérales. En tant qu’organisme sans but lucratif, nous favorisons les initiatives de collaboration et renforçons les contributions des membres à l’excellence en recherche et en enseignement supérieur. Le travail de l’ABRC est guidé par notre orientation stratégique 2025-2028.

Relevant du directeur général, l’agent de communication et de projet sera le responsable des communications de l’ABRC et fournira un soutien pour certaines initiatives de l’Association par la recherche et la coordination, ainsi qu’un soutien logistique pour favoriser diverses communautés de pratique pancanadiennes. Nos projets sont généralement liés au développement de la capacité et des pratiques exemplaires des bibliothèques membres, et pourraient porter sur des domaines comme la littératie en matière d’IA, la protection de la vie privée et la sécurité des données, l’accessibilité, l’éducation ouverte, le libre accès et l’évaluation des bibliothèques. L’engagement auprès de plusieurs communautés de pratique et projets en même temps, ainsi que de nouveaux projets au fil du temps, est prévu.

La période d’emploi initiale sera de treize mois an à compter de la date d’emploi.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

• Fournir un soutien en matière de communication bilingue, y compris la rédaction, l'édition, la finalisation, la traduction, la relecture, la mise en forme, l'affichage et la promotion de rapports, de publications, d'annonces, de contenu de site web, de messages de médias sociaux et de présentations bilingues de haute qualité. Aider à l'organisation, à l'inscription des participants, à l'hébergement et, le cas échéant, à la publication des enregistrements des webinaires en ligne et des événements en personne.
• Veiller à ce que le site Web et les autres documents de communication de l’ABRC soient de haute qualité en matière de conception, de navigation, de présentation, de convivialité, d’exactitude et d’actualité du contenu et d’accessibilité.
• Entreprendre des projets spéciaux sous la direction du directeur général ou d’un autre chef de projet.
• Participer en tant que membre d’une équipe à des projets de collaboration de l’équipe de l’ABRC ou d’une communauté de pratique.
• Dans le cas de tout projet financé à l’externe, appuyer la livraison à temps et dans le respect du budget des produits livrables et des résultats prévus et faire le suivi des dépenses de fonds.
• Coordonner, planifier et superviser l’élaboration des canaux, des programmes et du contenu que l’ABRC utilise pour communiquer avec les intervenants et la communauté des bibliothèques de recherche canadiennes et internationales, y compris les sites Web, les médias sociaux et les serveurs de listes de diffusion.
• Rassembler les analyses et les mesures et produire des rapports sur l’utilisation.
• Fournir un soutien logistique et technique aux diverses communautés de pratique de l’ABRC, afin que les groupes de spécialistes reçoivent un soutien constant pour leurs réunions et événements virtuels.

EXIGENCES

• Baccalauréat en communication, marketing, études des médias ou dans un domaine similaire, ou une combinaison de formation et d'expérience professionnelle dans le domaine de la communication.
• Bilinguisme - Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit en français et en anglais.
• Capacité d’interagir avec les membres de l’association, les participants au projet, les collègues, le personnel d’autres organisations ou du gouvernement avec courtoisie, discrétion et tact.
• Capacité d’établir des priorités, de planifier et d’organiser le travail afin de respecter les échéances.
• Capacité à suivre les directives et à mener des actions indépendantes et responsables.
• Maîtrise des applications logicielles bureautiques standard.

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

Les candidats possédant les qualifications suivantes peuvent être privilégiés. Celles-ci devraient être explicitement décrites dans la lettre d’accompagnement du demandeur:

• Expérience de travail dans une bibliothèque universitaire.
• Diplôme, certification, formation ou expérience dans l’un des domaines suivants: communications, gestion de projet, technologie, statistiques ou gestion de données.
• Connaissance des technologies qui appuient la présence de l’ABRC sur le Web et dans les médias sociaux.