Commis administratif aux opérations

Espaces Lokalia; Beloeil; Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail hybride

Horaire flexible

Avantages sociaux complets

Formation continue

Job summary

Espaces Lokalia recherche un commis administratif aux opérations pour soutenir les équipes et assurer le bon déroulement des projets de construction. Vous serez responsable de la saisie dans nos systèmes, du suivi administratif des projets et de la préparation des documents.

Le poste nécessite une formation en administration et au moins 1 an d’expérience; une connaissance de Salesforce est un atout. Horaire 40 h/semaine, télétravail hybride et avantages variés offerts.

Qualifications

• Formation en administration ou expérience équivalente.
• Minimum d’un an d’expérience dans un poste administratif similaire.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, Excel et Outlook.
• Expérience dans le domaine de la construction est un atout.

Responsibilities

• Effectuer la saisie de données et la mise à jour des informations dans Salesforce et autres plateformes.
• Assurer le suivi administratif des projets de construction et de la documentation de chantier.
• Préparer les bons de commande et suivre les demandes de visas.
• Rédiger des contrats à partir de modèles et préparer les documents opérationnels.
• Extraire et acheminer les demandes de paiement pour approbation et signature.
• Vérifier l’exactitude des factures et relancer les interlocuteurs concernés.
• Communiquer avec fournisseurs et équipes internes pour obtenir les informations manquantes.
• Répondre aux demandes administratives et assurer le suivi des courriels et appels.
• Classer les documents et préparer des tableaux de suivi.
• Offrir un soutien administratif général et participer à l’efficacité des processus.
• Participer au remplacement de la réception en rotation.

Skills

Rigueur

Organisation

Souci du détail

Excel

Outlook

Communication

Autonomie

Education

Formation en administration

Tools

Salesforce

Excel

Outlook

Job description

Achats et gestion du matériel Administration Construction Contentieux Direction général- Gestion locative Entretien Gestion immobilière Location Maintenance Marketing Opérations

Tu aimes quand tout est bien organisé et que les choses avancent rondement ?

Tu es reconnu pour ta rigueur, ton sens de l’organisation et ton souci du détail ? Tu aimes jongler avec plusieurs dossiers, assurer des suivis et apporter un soutien concret à une équipe? Tu recherches un poste où tes compétences administratives font une réelle différence au quotidien?

Chez Espaces Lokalia, nous croyons que la réussite de nos projets repose autant sur le travail de terrain que sur une administration efficace. En pleine croissance, nous sommes à la recherche d’un commis administratif aux opérations pour soutenir nos équipes et contribuer au bon déroulement de nos projets de construction !

TON RÔLE AU QUOTIDIEN

• Effectuer la saisie de données et la mise à jour des informations dans nos systèmes de gestion, notamment Salesforce et les autres plateformes internes ;
• Assurer le suivi administratif des projets de construction, des plans et de la documentation de chantier ;
• Préparer et traiter les demandes de visas, créer les bons de commande et en assurer le suivi ;
• Rédiger différents contrats à partir de modèles établis et préparer les documents nécessaires aux opérations ;
• Extraire les demandes de paiement et assurer leur cheminement pour approbation et signature ;
• Vérifier l’exactitude des factures, repérer les anomalies et effectuer les suivis nécessaires auprès des personnes concernées ;
• Communiquer avec les fournisseurs, les sous-traitants et les équipes internes afin d’obtenir les informations manquantes et de faire avancer les dossiers ;
• Répondre aux demandes administratives des équipes et des clients, effectuer les retours d’appels et assurer un suivi efficace des courriels ;
• Préparer, mettre à jour et classer les documents, les fichiers et les dossiers administratifs ;
• Compiler des données, produire des rapports simples et préparer des tableaux de suivi au besoin;
• Offrir un soutien administratif général à l’équipe des opérations et contribuer à l’efficacité des processus ;
• Participer au remplacement de la réception en rotation avec les autres ressources ;
• Contribuer au succès de l’équipe en accomplissant toutes autres tâches connexes.
• Formation en administration, en bureautique ou dans un domaine pertinent, ou expérience équivalente ;
• Minimum d’un an d’expérience dans un poste administratif similaire ;
• Expérience dans le domaine de la construction (un atout) ;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook ;
• Rigueur, souci du détail et capacité à repérer les erreurs ou les informations manquantes ;
• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Autonomie, débrouillardise et respect des échéanciers ;
• Bonnes habiletés de communication et facilité à collaborer avec différents intervenants ;
• Attitude positive et volonté de contribuer au bon fonctionnement de l’équipe.

CE QUE NOUS T’OFFRONS (ET CE N’EST PAS BANA L)

• Salaire compétitif + boni + révision salariale annuelle ;
• Avantages sociaux complets (assurance vie, invalidité longue durée, médicale, juridique, voyage, maladie grave) après 3 mois ;
• Accès à la télémédecine ;
• Programme d’aide aux employés ;
• Compte santé et mieux-être ;
• Journées maladie / obligations familiales ;
• Possibilités réelles d’avancement ;
• Formations continues et développement professionnel ;
• Horaire de 40 h/semaine, du lundi au vendredi, avec des petits vendredis : termine à 15 h, ou même à 13 h de juin à septembre ;
• Télétravail en mode hybride et horaire flexible ;
• Stationnement sur place avec bornes de recharge électrique ;
• Initiatives zéro-tracas : changement de pneus et camp de jour offert pendant la semaine de relâche et à la fin de l’été.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seuls les candidats retenus pour les étapes de sélection seront contactés. Notez que le générique masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte.