Assistante Personnelle Exécutive #2077

Elite Domo; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Elite Domo recherche un(e) Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) expérimenté(e) pour soutenir un principal et sa famille pendant un congé de maternité. Poste temporaire, temps plein, basé à Montréal, Canada.

Proactif(ve), discret(ète) et organisé(e), vous gérerez les agendas, les déplacements et le soutien administratif et personnel tout en assurant la confidentialité et une liaison efficace avec les équipes et le personnel de maison.

Qualifications

• Minimum 5 années d’expérience à titre d’assistante personnelle exécutive ou équivalent.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités multiples.
• Discrétion et jugement professionnel de haut niveau.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Autonomie et proactivité dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Filtrer et gérer les appels et la correspondance du principal.
• Gérer des agendas complexes et coordonner les déplacements.
• Coordonner les réunions et l’accès au principal.
• Préparer les rapports de dépenses et gérer la petite caisse.
• Organiser les activités et rendez-vous familiaux.
• Assurer la liaison avec le personnel et le gestionnaire de propriété.

Skills

Discrétion

Organisation

Gestion des priorités

Bilingue FR/EN

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Job description

Une famille privée est à la recherche d’un(e)Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) (APE) expérimenté(e), hautement organisé(e) et discret(ète) afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un principal et à sa famille pendant un congé de maternité.

L’Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) sera responsable de la gestion d’agendas complexes, de la coordination des déplacements, de diverses tâches administratives personnelles et agira comme personne-ressource entre le principal, la famille, le personnel corporatif, le gestionnaire de propriété et le personnel de maison.

Le(La) candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), débrouillard(e) et hautement adaptable. Il(Elle) possède un excellent jugement, sait anticiper les besoins et est en mesure de gérer les priorités de façon autonome. Il s’agit d’un poste temporaire de plusieurs mois, idéal pour un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui évolue aisément dans un environnement dynamique où la confidentialité est primordiale.

Soutien exécutif et administratif

• Agir comme principal point de contact du principal en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
  
• Gérer les agendas complexes du principal et de la famille, notamment les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités.
  
• Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant adéquatement l’accès au principal.
  
• Anticiper les priorités à venir et rappeler au principal les tâches, rendez-vous, engagements et échéances importantes.
  
• Maintenir des bases de données, dossiers, documents et systèmes de classement bien organisés.
  
• Assurer une liaison efficace avec le personnel corporatif et les différents contacts professionnels.
  
• Offrir du soutien et assurer le remplacement des autres Assistantes personnelles exécutives au besoin.
  

Voyages et logistique

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, notamment le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyages de la famille.
  
• Préparer et maintenir à jour les renseignements relatifs aux voyages ainsi que les itinéraires détaillés.
  
• Agir comme personne-ressource lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
  
• Être disponible occasionnellement en soirée et la fin de semaine lorsque requis en raison de voyages ou de situations nécessitant une attention immédiate.
  

Soutien personnel et familial

• Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
  
• Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels des membres de la famille.
  
• Préparer et soumettre les réclamations médicales du principal et de sa famille.
  
• Effectuer et gérer les commandes en ligne, les échanges et les retours.
  
• Maintenir à jour et avec exactitude les renseignements personnels et administratifs du principal et de sa famille.
  
• Répondre à diverses demandes personnelles et administratives, selon les besoins.
  

Gestion financière et des dépenses

• Préparer, tenir à jour et soumettre les rapports de dépenses au service de comptabilité.
  
• Gérer la petite caisse et maintenir des pièces justificatives précises.
  
• Collaborer avec le service de comptabilité et le personnel corporatif relativement aux dépenses personnelles et aux questions administratives, au besoin.
  

Événements et coordination de la résidence

• Participer à l’organisation et à la coordination d’activités de financement, de réceptions privées et de retraites exécutives.
  
• Collaborer étroitement avec le gestionnaire de propriété et le personnel de maison afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein de la résidence.
  
• Participer à des projets spéciaux et répondre aux différentes priorités à mesure qu’elles se présentent.
  

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

• Minimum de 5 années d’expérience à titre d’Assistante personnelle exécutive, idéalement auprès d’un principal, d’un cadre supérieur ou d’une famille privée.
  
• Capacité démontrée à traiter des renseignements hautement confidentiels et sensibles avec la plus grande discrétion.
  
• Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion des priorités et du temps.
  
• Capacité éprouvée à gérer simultanément plusieurs priorités et à s’adapter à des besoins changeants dans un environnement dynamique.
  
• Personne hautement proactive, débrouillarde et capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
  
• Excellent jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
  
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
  
• Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et de PowerPoint constitue un atout.
  
• Flexibilité pour offrir occasionnellement du soutien en soirée et la fin de semaine lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
  
• Hautement organisée et minutieuse.
  
• Discrète, digne de confiance et professionnelle.
  
• Proactive et orientée vers les solutions.
  
• Débrouillarde et adaptable.
  
• Calme et posée sous pression.
  
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
  
• Sens aigu du service et capacité à anticiper les besoins.
  
• Aptitude à collaborer efficacement avec les équipes exécutives, professionnelles et le personnel de maison.
  
• Poste : Assistante personnelle exécutive
  
• Type d’emploi : Contrat temporaire – remplacement de congé de maternité
  
• Durée : Plusieurs mois
  
• Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle en soirée et la fin de semaine selon les besoins
  
• Langues : Excellente maîtrise du français et de l’anglais
  

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés en personnel de maison pour des familles privées au Canada et à l’international.

*Il s’agit de la version française de l’annonce Executive Personal Assistant #2075.