Assistante exécutive ou assistant exécutif

McConnell Foundation; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Avantages sociaux complets

4 semaines de vacances

Mode de travail hybride

Allocation télétravail

Job summary

McConnell Foundation à Montréal recherche une adjointe administrative/e bilingue pour soutenir le Bureau de la présidence, la gouvernance et les relations avec les parties prenantes.

Vous gérerez l’agenda, les déplacements, les communications et les dépenses de la présidente-directrice générale, et soutenir le conseil d’administration et les initiatives stratégiques de la Fondation.

Qualifications

• Expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs.
• Maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles.

Responsibilities

• Soutien à la présidence et à la direction, coordination des activités du Bureau de la présidence.
• Gestion de l’agenda, des déplacements, des communications et des dépenses.
• Point de contact principal avec les parties prenantes externes et internes.
• Soutien à la gouvernance et au conseil d’administration, préparation des documents et procès-verbaux.
• Coordination des activités organisationnelles et amélioration des outils et processus.
• Collaboration transversale et amélioration continue des pratiques de travail.

Skills

Organisation

Relationnel

Rédaction

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

Énoncé du poste

Relevant de la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du Bureau de la présidence. À titre de principale personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes, cette personne assure un soutien administratif, organisationnel et de gouvernance de haut niveau afin de permettre à la présidente-directrice générale, à l’équipe de direction et au conseil d’administration d’atteindre leurs priorités stratégiques. Ce rôle contribue directement à la mission de la Fondation visant à bâtir une société plus résiliente, inclusive et durable.

• Soutien à la présidence et à la direction
• Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des communications, des suivis et des dépenses de la présidente-directrice générale. Agir comme point de contact principal du Bureau de la présidence et soutenir les événements, les initiatives stratégiques et les relations avec les parties prenantes.
• Gouvernance et soutien au conseil d’administration
• Appuyer la coordination des activités du conseil d’administration et de ses comités, notamment la planification des réunions, la préparation des documents de gouvernance, la logistique, la rédaction des procès-verbaux et le maintien de pratiques de gouvernance efficaces.
• Administration et coordination organisationnelle
• Soutenir le fonctionnement quotidien de la Fondation en coordonnant les services administratifs, les déplacements de l’équipe de direction, la gestion documentaire et les processus internes nécessaires à une organisation efficace.
• Collaboration et amélioration continue
• Contribuer à des projets transversaux, soutenir l’amélioration des outils, systèmes et processus de travail, et favoriser une culture de collaboration, de service et d’excellence opérationnelle.

Profil recherché

Personne bilingue (français et anglais) possédant au moins trois années d’expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs. Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles, maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint, jugement professionnel développé et intérêt marqué pour la gouvernance, la philanthropie et le secteur à but non lucratif.

Ce que nous offrons

Joignez-vous à l’une des principales fondations philanthropiques du Canada et contribuez à générer un impact social et environnemental durable. La Fondation offre un salaire compétitif, des avantages sociaux entièrement payés, une contribution de 6 % à un régime de retraite, quatre semaines de vacances, une fermeture rémunérée entre le 25 décembre et le 1er janvier, un mode de travail hybride, une allocation pour le télétravail, des programmes de mieux-être ainsi qu’un environnement de travail inclusif, collaboratif et guidé par des valeurs fortes.