Adjoint.e exécutif.ve – Direction et gouvernance (Fondation)

Musée des beaux-arts de Montréal; Quebec; On-site; CAD 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

Musée des beaux-arts de Montréal (MBAM) recherche un adjoint.e exécutif.ve – Direction et gouvernance pour soutenir la direction générale et assurer l’efficacité administrative et décisionnelle du MBAM. Le poste collabore avec le conseil d’administration et le cabinet de campagne majeure, priorise les dossiers et assure le suivi stratégique.

En étroite collaboration avec les équipes, vous organisez l’agenda, les déplacements et les réunions, préparez des notes et des rapports d’impact, et

Qualifications

• Baccalauréat exigé en communication, administration, gestion de projets ou domaine pertinent.
• Expérience d’au moins cinq ans dans un poste exécutif similaire.
• Maîtrise excellente du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Compétences avancées Office et Google Workspace; familiarité ERP/CRM.
• Bonne éthique, discrétion et sens de l’organisation et gestion du temps.

Responsibilities

• Coordonner des dossiers à haut niveau d’impact et assurer le soutien à la direction générale.
• Élaborer des notes d’orientation, procès-verbaux et rapports d’impact.
• Assurer la liaison entre le directeur général, le conseil d’administration et le musée.
• Organiser l’agenda, les déplacements et les réunions et gérer les suivis financiers.
• Préparer des présentations stratégiques et assurer la cohérence des communications.
• Piloter l’engagement et les relations externes pour renforcer le rayonnement.

Skills

Gestion de projets

Communication

Administration

Office (Suite)

Google Workspace

ERP/CRM

Français/Anglais

Gestion du temps

Autonomie

Education

Baccalauréat en communication, administration, gestion de projets

Tools

Google Workspace

Office Suite

ERP

CRM

Job description

Le défiBras droit de la direction générale de la Fondation, l’adjoint.e exécutif.ve – Direction et gouvernance coordonne les dossiers à haut niveau d’impact et collabore à l’efficacité administrative et décisionnelle des activités du/de la directeur.trice général.e en assurant leur priorisation. Il/elle assure également des suivis sur différents dossiers au service du conseil d’administration de la Fondation, de ses comités et du cabinet de campagne majeure.Pour réussir dans ce poste, il vous faudra :Soutenir la direction générale ainsi que la direction principale du développement philanthropique et la direction des opérations et de l’administration sur certains dossiers clés.Participer à l’élaboration de certains dossiers prioritaires relevant de la direction, tels que le renouvellement et le suivi d’exécution du plan stratégique de la Fondation.Collaborer à certains dossiers et initiatives de développement philanthropique, ainsi que certains projets de collaboration entre la Fondation et le Musée.Veiller à l’intégration, l’information et l’engagement continu des administrateurs.trices.Élaborer des dossiers d'orientation, notes d'analyse, procès verbaux, rapports d'impact et présentations stratégiques destinés à l’équipe de direction, au CA et à ses comités, et aux différentes parties prenantes.Être le point de contact entre la Direction générale de la Fondation, son conseil d’administration et le Musée ainsi que les partenaires externes, notamment le cabinet de campagne majeure.En collaboration avec l'équipe des communications de la Fondation, orienter les prises de parole internes et externes de la Direction générale pour en garantir la cohérence stratégique.Filtrer, prioriser et orienter les flux d'information et les sollicitations adressées à la Direction générale et répondre en son nom au besoin.Piloter le plan d’engagement de la Direction générale en identifiant et en recommandant à celle-ci les opportunités de représentation (conférences, événements externes, de réseautage, réseaux d’influence, etc.) afin de maximiser le rayonnement et les relations publiques et gouvernementales de la Fondation.Organiser et planifier l'agenda, les déplacements et les réunions de la Direction générale en anticipant les urgences et les enjeux.Veiller au bon déroulement des opérations administratives du bureau de la Direction générale (délégation de la correspondance, suivi des dépenses, outils de suivi de performance, etc.).La tête de l’emploi :Baccalauréat en communication, administration, gestion de projets ou toute discipline pertinente.Expérience d'au moins cinq (5) ans dans un poste similaire de niveau exécutif.Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Workspace.Habile avec les systèmes ERP, CRM et de comptabilité pour l’inscription des factures.Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.Sens éthique, courtoisie, discrétion et confidentialité.Capacités exceptionnelles en matière d’organisation et gestion de temps.Initiative, autonomie et débrouillardise.Connaissance du milieu philanthropique et/ou culturel considérée comme un atout.Fidèle à sa mission, le MBAM encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les candidat·e·s de tous horizons ayant les compétences recherchées à présenter leur candidature. Veuillez transmettre votre candidature à [e-mail] en mentionnant le titre du poste dans l'objet de votre courriel.