Secrétaire corporative/Assistante exécutive au Président

St. Lawrence Seaway; Eastern Ontario; Hybrid; CAD 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Retraite à prestations déterminées

Assurance santé

Soins de santé virtuels

Prime rendement

Congés payés généreux

Aide aux employés et à la famille

Travail hybride

Horaire 37,5 h/semaine

Perfectionnement professionnel

Job summary

La Corporation de Gestion de la Voie Maritime du Saint-Laurent recrute un adjoint exécutif et secrétaire corporatif pour soutenir la présidence et la gouvernance.

Relevant directement de la présidence, vous coordonnez les priorités, l’agenda et les communications, tout en gérant les documents exécutifs et le suivi des décisions pour assurer l’efficacité organisationnelle et la conformité.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires, droit, gouvernance, administration publique ou domaine connexe.
• Formation ou certification en gouvernance considérée comme un atout.
• Sept (7) années d’expérience avec la haute direction et gouvernance corporative.
• Excellente connaissance des principes de gouvernance et des exigences légales.
• Capacité à anticiper les besoins et à gérer des priorités concurrentes.
• Leadership et capacité d’influence et relations de travail efficaces.
• Excellentes capacités d’analyse et de communication, rédaction de documents.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365; SAP est un atout.
• Excellentes habiletés de communication dans les deux langues officielles.

Responsibilities

• Gestion efficace du Bureau de la présidence et coordination des priorités, agenda et communications.
• Fournir un soutien stratégique: correspondance, documents exécutifs, réunions et suivi des décisions.
• Personne-ressource principale entre la présidence, le conseil et les parties prenantes.
• Coordination des projets spéciaux et événements impliquant la présidence ou le conseil.
• Assumer les fonctions de secrétaire corporatif et superviser le conseil et ses comités.
• Maintenir les dossiers officiels et assurer le respect des exigences de gouvernance.
• Soutenir la nomination et l’intégration des membres du conseil et améliorer les pratiques.
• Traiter des renseignements hautement sensibles avec discrétion et professionnalisme.

Skills

Leadership

Gestion des priorités

Discrétion

Communication écrite et verbale

Education

Baccalauréat en administration des affaires, droit, gouvernance ou domaine connexe

Formation/certification en gouvernance (atout)

Tools

Microsoft 365

Gestion documentaire

SAP (atout)

Job description

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

Secrétaire corporative/Assistante exécutive au Président

ID de demande #: 5604

À la Corporation de Gestion de la Voie Maritime du Saint-Laurent, nos gens passent avant tout. Nous sommes fiers de faire une réelle différence en contribuant au transport durable et efficace des marchandises. En vous joignant à notre équipe dynamique, vous deviendrez l'ambassadeur(-drice) d'une voie maritime essentielle à la vie quotidienne de tous. Découvrez une organisation qui met l'accent sur la sécurité, la diversité et l'innovation.

Nos avantages

• Rémunération concurrentielle, régime de retraite à prestations déterminées, assurance collective complète et soins de santé virtuels.
• Prime annuelle au rendement.
• Congés payés généreux afin de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
• Programme d’aide aux employés et à leur famille.
• Programme de travail hybride offrant flexibilité et collaboration.
• Horaire flexible de 37,5 heures par semaine.
• Possibilités de perfectionnement professionnel, programmes de mieux-être et autres avantages destinés aux employés.

Votre rôle

Relevant directement de la présidence, l’adjoint(e) exécutif(-ive) à la présidence et secrétaire corporatif(-ive) joue un rôle stratégique dans le soutien à la haute direction et dans l’administration du cadre de gouvernance de la Corporation.

En étroite collaboration avec la présidence, le conseil d’administration, l’équipe de la haute direction et les principales parties prenantes, la personne titulaire agit à titre de conseillère de confiance et de point central de coordination afin de soutenir la prise de décision, l’excellence en gouvernance et l’efficacité organisationnelle.Cette occasion pourrait vous intéresser si vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, votre jugement, votre discrétion, votre sens de l’organisation et votre capacité à établir des relations de confiance. Nous vous invitons à soumettre votre candidature et serions heureux d’échanger avec vous.

Principales responsabilités

• Assurer la gestion efficace du Bureau de la présidence, notamment la coordination des priorités, de l’agenda, des communications, des déplacements, des réunions et des besoins en information.
• Fournir un soutien stratégique à la présidence en gérant la correspondance, en préparant les documents exécutifs, en coordonnant les réunions et en assurant le suivi des décisions, des engagements et des initiatives corporatives.
• Agir à titre de personne-ressource principale entre la présidence, l’équipe de la haute direction, le conseil d’administration ainsi que les parties prenantes internes et externes.
• Coordonner les projets spéciaux, les dossiers sensibles et les événements corporatifs impliquant la présidence ou le conseil d’administration.
• Assumer les fonctions de secrétaire corporative et superviser la planification et l’administration des activités du conseil d’administration et de ses comités, y compris les ordres du jour, la documentation, les procès-verbaux, les résolutions et les suivis.
• Maintenir les dossiers corporatifs officiels et contribuer au respect des exigences de gouvernance, des lois, des politiques et des meilleures pratiques reconnues.
• Soutenir la nomination, l’intégration et l’efficacité continue des membres du conseil d’administration, tout en recommandant des améliorations aux processus et pratiques de gouvernance.
• Traiter des renseignements hautement sensibles, confidentiels et privilégiés avec un niveau exceptionnel de discrétion, de professionnalisme et de jugement.

Exigences du poste

• Baccalauréat en administration des affaires, en droit, en gouvernance, en administration publique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Formation ou certification en gouvernance considérée comme un atout.
• Minimum de sept (7) années d’expérience auprès de membres de la haute direction, combinées à une expérience en gouvernance corporative, en administration de conseil d’administration ou en secrétariat corporatif.
• Excellente connaissance des principes de gouvernance corporative, des pratiques des conseils d’administration, des procédures de réunion ainsi que des exigences légales et réglementaires applicables.
• Capacité démontrée à anticiper les besoins, à gérer des priorités concurrentes et à traiter des dossiers sensibles avec discrétion et jugement.
• Leadership, initiative et capacité d’influence démontrés, ainsi qu’une aptitude à établir des relations de travail efficaces à tous les niveaux de l’organisation.
• Excellentes capacités d’analyse, d’organisation et de communication, incluant la préparation de documents corporatifs, de rapports et de présentations de grande qualité.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 et des technologies de gouvernance ou de gestion documentaire; la connaissance de SAP constitue un atout.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite dans les deux langues officielles.

Conditions de travail

• Capacité à composer avec des priorités changeantes, des échéanciers serrés et des enjeux émergents.
• Déplacements occasionnels et disponibilité en dehors des heures normales de travail afin de soutenir la présidence, les activités du conseil d’administration et certains événements corporatifs.
• Environnement de travail principalement de bureau comportant la gestion régulière de renseignements hautement confidentiels et privilégiés.

La Corporation de Gestion de la Voie Maritime du Saint-Laurent s'engage à promouvoir la diversité en encourageant un recrutement et un environnement de travail inclusifs et équitables. Nous invitons toutes les personnes, y compris celles qui s'identifient comme membres d'un ou de plusieurs groupes désignés, notamment les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes en situation de handicap.