Adjointe ou adjoint administratif (ve)

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 57,000 - 72,000; Full time

Job summary

Université d’Ottawa recherche un(e) employé(e) temporaire pour soutenir le Centre sur la gestion et les politiques publiques. Le poste requiert 35 heures/semaine sur le campus principal et dure 6 mois, avec des responsabilités administratives et logistiques variées.

Vous assurerez le soutien opérationnel, la coordination d’événements et le suivi financier, tout en gérant les communications et les dossiers confidentiels avec professionnalisme et flexibilité.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et de planification d’événements.
• Capacité à communiquer clairement en français et en anglais et à travailler avec divers interlocuteurs.

Responsibilities

• Coordination des activités et des événements du Centre; gestion du calendrier et inscriptions.
• Support technique des salles et des visioconférences; assurer la connexion des espaces hybrides.
• Gestion financière: facturation et suivi selon les politiques universitaires.
• Coordination des déplacements et des budgets liés aux cours et certificats.
• Rédaction et mise à jour des propositions et contrats destinés aux clients externes.
• Mise à jour du site Web et envoi d’infolettres; relecture et mise en page des documents.

Skills

Bilingual (FR/EN)

Communication

Organization

Event planning

Creativity

Autonomy

Data confidentiality

IT systems

Travel ability

Flexible schedule

Education

Postsecondary education in administration

Job description

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type D’emploi Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires): 6

Famille D’emplois Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir 1

Faculté/Service - Département Centre on Public Management and Policy_Administration

Campus Campus principal

Affiliation Syndicale PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ) 2026/10/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ) 2026/10/16

Heures Par Semaine 35

Classe Salariale SSUO Grade 06

Échelle Salariale $56,858.00 - $71,822.00

À propos de la Faculté des sciences socialesLa FSS comprend neuf départements, écoles et instituts qui offrent des programmes de premier cycle, de maîtrise et de doctorat en anglais et en français. Avec ses 10 000 étudiants, ses 260 professeurs à temps plein et son large éventail de programmes et de centres de recherche, la Faculté des sciences sociales joue un rôle clé au cœur de l'Université d'Ottawa. Ses étudiants diplômés sont encadrés par d'excellents chercheurs et entreprennent des recherches de pointe dans le cadre des programmes de maîtrise et de doctorat de la Faculté. Avec ses quelque 100 employés administratifs, la Faculté est fière d'offrir un environnement de travail collaboratif qui inspire de nouvelles idées, encourage l'ingéniosité créative et favorise l'excellence.

Objectif Du Poste

Fournir le soutien administratif et logistique essentiel aux activités, aux programmes et aux événements du Centre de gestion et de politiques publiques (le « Centre »).

Dans le cadre de ce poste, vos principales responsabilités seront les suivantes :

• Coordination des événements: Coordonne la logistique des activités, des programmes, des événements destinés aux diplômés ainsi que des événements généraux, y compris le processus d’inscription. Coordonne les communications avec les participants concernant les programmes à venir. Organise l’évaluation des programmes du Centre en mettant à jour les formulaires, en compilant les résultats et en les présentant à la direction. Tient à jour le calendrier des événements du Centre; reçoit les demandes d’événements et les inscrit au calendrier public.
• Soutien technique: Fournit un soutien immédiat en cas de problèmes liés aux salles de classe ou aux conférences vidéo/audio, en effectuant le dépannage nécessaire et en trouvant une solution. Veille à la bonne connexion des salles de programme et des utilisateurs individuels lors des séances d’apprentissage hybrides.
• Activités financières: Participe aux opérations liées aux comptes financiers, notamment en préparant les factures pour les cours offerts et en assurant leur suivi. Veille à ce que les fonds soient déposés conformément aux politiques et aux procédures de l’Université et de la Faculté. Agit à titre de personne remplaçante de la coordonnatrice ou du coordonnateur administratif pour la préparation de documents financiers et autres documents administratifs.
• Coordination des déplacements: Coordonne et traite les différentes demandes d’avances et de remboursement de frais de déplacement pour les programmes menant à un certificat et les cours de courte durée. Calcule et vérifie l’ensemble des reçus reçus et s’assure que les demandes respectent les politiques et procédures de l’Université et de la Faculté. Organise tout le soutien administratif nécessaire aux voyages d’études prévus dans le cadre des programmes menant à un certificat ou des cours de courte durée et accompagne, lorsque nécessaire, les groupes afin de leur fournir un soutien logistique.
• Coordination des contrats: Met à jour les propositions approuvées par la ou le gestionnaire pour les soumissions destinées aux clients externes et communique avec les chargées et chargés de cours en fonction de leurs disponibilités et des coûts. Est responsable de la coordination des contrats (honoraires et services professionnels) et veille au respect de toutes les politiques, procédures et lois pertinentes. Assure le suivi et le contrôle de toutes les ententes écrites conclues avec les chargées et chargés de cours et le personnel. Traite les dépenses et les décaissements conformément aux ententes écrites.
• Marketing et publications: Met régulièrement à jour le site Web et apporte les modifications demandées. Envoie des infolettres aux diplômées et diplômés concernant les offres actuelles du Centre, en veillant à ce que la liste des destinataires soit à jour et exacte. Relit et corrige les documents avant leur distribution et ajuste leur mise en page au besoin.
• Soutien administratif: Fournit au Centre un soutien administratif et un soutien à l’accueil de manière efficace et professionnelle. Répond à toutes les demandes reçues par courriel, téléphone, etc., en veillant à ce que les clientes et clients soient dirigés vers les personnes appropriées. Communique avec les personnes concernées lorsque des ressources matérielles nécessitent une intervention.
• Coordination de l’information: Tient à jour une base de données contenant tous les documents pertinents liés aux cours destinés aux participantes et participants. Tient à jour une base de données permettant de suivre les étudiantes et étudiants ainsi que les diplômées et diplômés des programmes menant à un certificat, les participantes et participants aux cours de courte durée, les clients potentiels et les chargées et chargés de cours. Produit les rapports et le matériel nécessaires aux programmes.

Ce Que Vous Apporterez

• Formation postsecondaire en administration ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle.
• Minimum de deux (2) années d’expérience démontrée dans un poste similaire.
• Expérience dans l’application de politiques, de procédures et de méthodes de travail.
• Expérience en planification et en organisation d’événements.
• Excellentes aptitudes en communication.
• Capacité démontrée à respecter la diversité et à adopter un comportement inclusif, en faisant preuve de sensibilité et de conscience de soi à l’égard des besoins particuliers des clients et du personnel, y compris les dimensions visibles et invisibles de la diversité.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à établir les priorités.
• Créativité démontrée.
• Capacité à travailler de façon autonome.
• Expérience dans le traitement de renseignements confidentiels et capacité à assurer leur protection.
• Connaissance des systèmes et des logiciels informatiques, notamment des systèmes financiers, des feuilles de calcul, des bases de données, d’Internet et du courrier électronique.
• Connaissance des technologies liées aux salles de classe hybrides (un atout).
• Capacité et volonté de travailler selon un horaire flexible de façon régulière et de se déplacer à l’occasion.
• Bilinguisme – français et anglais (à l’oral et à l’écrit).

Bilinguisme

Français et anglais (à l’oral et à l’écrit). Pour être admissibles à ce poste, les candidates et candidats doivent obtenir au moins le niveau Avancé faible (Low Advanced) pour la compréhension orale et la compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Le niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence linguistique conçu par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.

Compétences Clés à l’Université D’Ottawa

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.