Adjointe ou adjoint scolaire

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 62,000 - 78,000; Full time

Job summary

Université d'Ottawa recrute un(e) agent administratif(ve) pour accueillir et informer les étudiants sur les programmes supérieurs, les règlements et les procédures, et pour effectuer diverses activités académiques et administratives en conformité avec les règlements de l’unité.

Le poste offre un service courtois et rapide et peut être affecté à différentes unités pour combler des vacances temporaires. Expérience et connaissances des systèmes informatisés et des processus universitaires exigées.

Qualifications

• Expérience en services à la clientèle et en soutien administratif bilingue.
• Connaissance des règlements universitaires et des procédures académiques.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.

Responsibilities

• Fournir des services de réception et d’accueil aux étudiants et au corps professoral.
• Analyser les dossiers académiques et les demandes de services et aider à leur traitement.
• Coordonner les procédures liées aux thèses, évaluations et soutenances lorsque nécessaire.

Skills

Service à la clientèle

Communication bilingue

Organisation du travail

Education

Expérience post-secondaire ou équivalent

Administration universitaire

Tools

Traitement de texte

Base de données

Tableur

Job description

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille D’emplois

Administration des études

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Opérations_Département de criminologie

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/16

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$62,027.00 - $78,349.00

À propos de la Faculté des sciences socialesLa FSS comprend neuf départements, écoles et instituts qui offrent des programmes de premier cycle, de maîtrise et de doctorat en anglais et en français. Avec ses 10 000 étudiants, ses 260 professeurs à temps plein et son large éventail de programmes et de centres de recherche, la Faculté des sciences sociales joue un rôle clé au cœur de l'Université d'Ottawa. Ses étudiants diplômés sont encadrés par d'excellents chercheurs et entreprennent des recherches de pointe dans le cadre des programmes de maîtrise et de doctorat de la Faculté. Avec ses quelque 100 employés administratifs, la Faculté est fière d'offrir un environnement de travail collaboratif qui inspire de nouvelles idées, encourage l'ingéniosité créative et favorise l'excellence.

Objectif Du Poste

Accueillir et informer les étudiants sur les programmes d'études supérieures, les règlements et les procédures. Effectuer une variété d'activités académiques et administratives en conformité avec les règlements et les procédures de l'unité académique, de la faculté et de l'université.

Fournir un service courtois et rapide qui promeut une image positive de l'Université d'Ottawa auprès des clients internes et externes, contribuant ainsi à l'expérience universitaire. Ce poste peut être affecté à différentes unités pour aider à combler des vacances temporaires.

Dans ce rôle, vos principales responsabilités seront les suivantes :

• Services de réception : Fournir des services de première ligne aux étudiants, aux professeurs et aux parties externes. Identifier les besoins des étudiants afin d'informer les futurs étudiants sur les programmes d'études et les divers processus et services de l'université. Informer les étudiants et les professeurs sur les procédures et réglementations académiques et administratives. Responsable de la boîte aux lettres électronique générique et du compte Talisma de l'unité.
• Progression académique : Analyse les dossiers académiques, les demandes de services, les changements de cours et les annulations. Inscrit les étudiants diplômés, si nécessaire. Informer les étudiants sur le processus d'examen complet, le projet de thèse, les mémoires, les thèses et d'autres demandes de service. Vérifie la saisie des notes finales des cours et les approuve, coordonne les évaluations des enseignements et des cours, les réservations spéciales et, si nécessaire, les modifications d'horaire.
• Thèses : Informe les étudiants sur les procédures et les règlements relatifs à la soumission de leur thèse pour évaluation. Coordonne le processus d'évaluation et de soutenance pour les étudiants diplômés. Coordonne la création de comptes sponsorisés pour les examinateurs externes, les communications avec le comité de thèse et la réception des rapports d'évaluation de la thèse. Organise la soutenance de la thèse.
• Coordination des examens différés : Recevoir et traiter toutes les demandes d'examen différé. Coordonne le processus d'examen différé.
• Opérations RH : Participe au processus de recrutement et de dotation en personnel des professeurs réguliers et à temps partiel conformément aux dispositions des conventions collectives de l'APUO et de l'APTPUO. Préparer les affichages, les offres et les contrats pour les professeurs à temps partiel.
• Gestion des assistants d'enseignement et de leurs obligations : Participe au processus de recrutement et de dotation en postes d'assistants en préparant les affichages, les offres et les contrats conformément aux dispositions de la convention collective SCFP.
• Ressources financières : Préparer les demandes de remboursement, les demandes de paiement des factures et passer les commandes de fournitures.
• Rayonnement de l'unité : Apporte son soutien à la préparation d'activités, telles que des conférences et des séminaires, en assurant la logistique nécessaire. Mettre à jour le site web de l'unité en respectant les normes d'accessibilité.

Ce Que Vous Apporterez

• Connaissance de l'administration normalement acquise dans le cadre d'études post-secondaires ou d'une expérience équivalente.
• Au moins deux (2) années d'expérience confirmée dans une fonction similaire.
• Expérience des services de première ligne aux clients.
• Connaissance de la structure et des règlements de l'université.
• Expérience de l'interprétation, de l'explication et de l'application des règlements et des procédures.
• Expérience de l'analyse de dossiers et de procédures.
• Expérience de l'utilisation de systèmes informatisés : traitement de texte, base de données, tableur, courrier électronique, Internet, gestion de contenu web ainsi que systèmes académiques et financiers.
• Capacité à produire un travail de haute qualité et à respecter des délais serrés.
• Expérience de la rédaction administrative bilingue.
• Expérience du travail sous pression et de l'organisation du travail.
• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication.

Bilinguisme :

Français et anglais (parlé et écrit) ; pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent être classés au niveau de compétence « Low Advanced » ou à un niveau supérieur pour la compréhension orale et la compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. La note est déterminée par un test de compétence conçu par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.