Administrateur(trice) intermédiaire de bureau médical

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 62,000 - 78,000; Full time

Job summary

L'Université d'Ottawa recherche un(e) Administrateur(trice) intermédiaire de bureau médical pour soutenir les infirmières et médecins du Centre de santé et de mieux-être étudiant. Vous préparerez les salles, accueillerez les étudiants et gérerez les documents médicaux.

Ce poste exige au moins 3 ans d’expérience, des compétences bilingues et une parfaite discrétion, avec des responsabilités en facturation et organisation des dossiers, le tout dans un environnement universitaire dynamique.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration ou secrétariat médical.
• Minimum de trois (3) années d’expérience démontrée dans un rôle similaire.
• Bilinguisme (français et anglais) requis et démontrable.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif et médical complet aux infirmières et médecins.
• Gérer les dossiers médicaux électroniques et les demandes de consultation, et assurer la facturation en temps opportun.
• Coordonner les communications et soutenir les procédures cliniques et administratives quotidiennes.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Orientation client

Travail en équipe

Organisation

Discrétion et confidentialité

Education

Formation postsecondaire en secrétariat médical

Tools

DME (Telus/PS Suite)

Job description

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Motif De L'offre D'emploi

Nouveau poste

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Famille D’emplois

Santé et mieux-être

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, Centre de santé et mieux-être - Fonctionnement

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/16

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$62,027.00 - $78,349.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Les Affaires étudiantes sont au cœur même de l’expérience étudiante à l’Université d’Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, les soutenons tout au long de leur parcours universitaire et les préparons à des carrières enrichissantes ainsi qu’à la poursuite de leurs études. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués offre les services qui permettent aux étudiants de s’épanouir, de rester en santé et de réussir dans la poursuite de leurs ambitions.
Nous les accompagnons dans leurs démarches d’admission et d’inscription aux cours. Nous gérons également 11 résidences étudiantes et une salle à manger primée, organisons des activités et événements stimulants, proposons de nombreuses possibilités de loisirs et d’activités sportives universitaires, administrons un programme novateur de développement de carrière et d’apprentissage expérientiel, et bien plus encore.
Il n’y a rien de plus gratifiant que d’aider les générations futures à réaliser pleinement leur potentiel au sein d’une université de calibre mondial. Grâce à la grande diversité des possibilités de carrière et des parcours de perfectionnement professionnel que nous offrons, nous sommes convaincus que vous apprécierez cette expérience autant que nos étudiants

À Propos Du Poste

Le secteur du Mieux-être étudiant de l’Université d’Ottawa adopte une approche de soins par paliers dont la mission est de promouvoir la prévention, d’offrir des soins de santé et d’accroître les connaissances en matière de santé afin de favoriser le mieux-être des étudiants et leur réussite scolaire. Grâce à des efforts de collaboration, nous concevons et offrons des programmes, des initiatives et des services novateurs adaptés à la diversité des besoins de notre population étudiante. Des campagnes de sensibilisation aux services spécialisés en mieux-être, nous visons à donner aux étudiants les moyens de prendre des décisions éclairées concernant leur santé et leur bien-être. Ce poste peut nécessiter des quarts de travail en soirée et les fins de semaine, selon les heures d’ouverture du Centre et les besoins opérationnels.

Raison D’être Du Poste

Relevant du gestionnaire clinique du Centre de santé et de mieux-être étudiant, l’administrateur(trice) intermédiaire de bureau médical fournit un soutien médical et administratif complet aux infirmières, aux médecins et aux autres professionnels de la santé afin d’améliorer et de coordonner les soins aux patients. Ce rôle exige un bon jugement, de la discrétion ainsi qu’un haut niveau de coordination pour appuyer les équipes cliniques interdisciplinaires, assurer la continuité des soins, protéger les renseignements personnels sur la santé et répondre adéquatement aux étudiants.
Les titulaires du poste doivent gérer des renseignements médicaux et de la documentation confidentiels, coordonner des demandes de consultation et d’analyses urgentes et sensibles aux délais, ainsi qu’effectuer les fonctions de facturation en temps opportun.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Soutien clinique

• Préparer les salles d’examen en fonction du type de rendez-vous, notamment en les nettoyant et en installant l’équipement médical requis conformément aux procédures et protocoles établis. Veiller à ce que toutes les salles soient continuellement approvisionnées en fournitures médicales adéquates et les réapprovisionner au besoin.
• Accompagner les patients dans les salles cliniques. Aider les étudiants à remplir les formulaires et documents relatifs à leurs antécédents médicaux.
• Prendre et consigner les signes vitaux des patients. Remplir les formulaires d’accueil et d’historique de santé. Assister les professionnels de la santé lors des examens et autres tâches cliniques (p. ex. analyses d’urine, prise des signes vitaux, documentation), selon les directives reçues.
• Effectuer les suivis requis concernant les résultats d’analyses et toute autre documentation confidentielle.
• Communiquer les résultats d’analyses aux étudiants, lorsque cela est demandé par les professionnels de la santé.
• Dans toutes les interactions avec les étudiants, appliquer une approche sensible aux traumatismes afin de reconnaître et de gérer les situations de détresse et de diriger les étudiants vers les ressources ou services appropriés au besoin.

Administration des dossiers médicaux

• Maintenir un système de classement efficace et confidentiel en ouvrant les dossiers des patients, en veillant à ce que tous les documents soient traités avec soin et versés aux dossiers appropriés.
• Préparer de façon proactive et autonome des rapports, factures, états financiers, lettres, historiques de cas et dossiers médicaux. Recevoir et transmettre les demandes de consultation et d’examens provenant de professionnels de la santé externes au Centre de santé et de mieux-être étudiant. Transmettre par télécopieur ou par courriel les formulaires de référence et la documentation pertinente, fixer les rendez-vous pour les étudiants et mettre à jour leur dossier électronique.
• Coordonner et traiter toutes les communications entrantes et sortantes relatives aux références.
• Assurer le suivi des rapports d’analyses en attente et surveiller les tests et consultations en cours. Signaler les situations urgentes à la direction afin de garantir des soins sécuritaires et offerts en temps opportun.

Autres responsabilités administratives

• Fournir un soutien aux fonctions d’accueil au besoin, notamment les tâches de réception, la réponse aux appels téléphoniques et l’inscription des étudiants à leur arrivée.
• Rédiger et/ou mettre à jour les procédures internes, guides de travail et documents administratifs liés aux opérations cliniques afin d’assurer la cohérence, la réduction des risques et la conformité.
• Déterminer les lacunes opérationnelles et recommander des améliorations aux processus de travail, à la prestation des services et à l’expérience client dans le cadre des responsabilités continues du poste.
• Soutenir l’intégration, la formation et l’encadrement informel des nouveaux employés et des étudiants-employés afin d’assurer une prestation de services sécuritaire et efficace en première ligne.
• Coordonner l’inventaire des fournitures médicales en prévoyant les besoins de la clinique à différents moments de l’année et en veillant à ce que les commandes soient effectuées en conséquence. Utiliser ses connaissances et son jugement pour repérer tout équipement défectueux nécessitant un remplacement.

Ce Que Vous Apportez

• Formation postsecondaire en administration ou secrétariat médical, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle.
• Minimum de trois (3) années d’expérience démontrée dans un rôle similaire, de préférence dans une clinique médicale ou un établissement postsecondaire.
• Bilinguisme (français et anglais, à l’oral et à l’écrit). Pour être considéré pour ce poste, le candidat doit obtenir au minimum le niveau Avancé faible (Low Advanced) en compréhension orale et en compréhension écrite dans sa deuxième langue officielle. Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence linguistique conçu par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.
• Expérience en service à la clientèle.
• Expérience avec un système de dossier médical électronique (DME) tel que Telus, PS Suite, OSCAR ou Purkinje.
• Expérience en clinique médicale.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication.
• Expérience dans un environnement nécessitant l’échange et la protection de renseignements hautement confidentiels.
• Grande discrétion.
• Fiabilité et bon jugement.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à produire un travail de grande qualité sous pression tout en respectant des échéances serrées.
• Connaissance des systèmes et logiciels informatiques, y compris les systèmes financiers, les feuilles de calcul et les bases de données.
• Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes.
• Capacité démontrée à travailler efficacement en équipe ainsi que de façon autonome.
• Excellent sens de l’organisation, de la gestion du temps et des priorités.
• Capacité à gérer des situations difficiles avec professionnalisme.
• Solide éthique de travail.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification :

Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle :

Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération :

Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.