Agente administrative ou agent administratif - DEP (BUR-2026-13)

INESSS; Quebec; Hybrid; CAD 46,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime de retraite avantageux

Assurances collectives

13 jours fériés payés par an

Congés maladie (10 jours)

Job summary

L’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (INESSS) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps plein, basé à Québec ou Montréal, avec 3 ans d’expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux et une excellente maîtrise du français.

Le poste prévoit un mode de travail hybride, avec présence au bureau deux jours par semaine et possibilité de télétravail selon modalités en vigueur.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires exigé.
• Minimum de trois années d’expérience dans un poste similaire, dont deux ans dans le réseau de la santé et services sociaux.
• Maîtrise excellente du français (oral et écrit).

Responsibilities

• Soutenir la directrice adjointe et les professionnels dans la réalisation de mandats administratifs (préparation de documents, relecture, correction, mise en page).
• Gérer la logistique des réunions et préparer les documents nécessaires.
• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus lorsque requis.
• Maintenir les boîtes courriel assignées et faire le suivi des demandes d’information.
• Mettre en place un système de classement et de tenue des fichiers de travail en collaboration avec le technicien de la direction.
• Assurer l’inscription des coordonnateurs et professionnels à des activités et réservations.
• Effectuer le suivi des communications téléphoniques et électroniques et soutenir le fonctionnement de l’équipe et des projets.

Skills

Initiative

Organisation

Gestion des priorités

Travail en équipe

Relations interpersonnelles

Rigueur

Discrétion

Gestion du stress

Adaptabilité

Polyvalence

Education

Diplôme d’études secondaires

Job description

Statut : Emploi régulier à temps plein (35 heures par semaine)

Salaire : de 46 111$ à 57 072 $ (salaire du 1er avril 2026)

Le ou la titulaire pourrait être autorisé(e) à exercer son emploi en tout ou en partie en télétravail, selon certaines modalités
(voir la section « autres renseignements »).

L'Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (INESSS) a pour mission de promouvoir l’excellence clinique et l’utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l’Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux. À cette fin, il mobilise les données publiées, celles issues des milieux de soins et services telles que les données clinico‑administratives, de même que les connaissances et expériences des personnes concernées, comme les membres du personnel professionnel et de la gestion du réseau ainsi que les patientes et patients, les usagères et usagers et les proches aidantes et aidants, dans une perspective d’amélioration des soins et services à la population.

Sommaire des responsabilités

Sous la responsabilité de la directrice adjointe de l’évaluation et de la pertinence des modes d’intervention en santé, le ou la titulaire du poste réalise un ensemble de tâches de soutien administratif pour assurer la bonne marche de la direction. À ce titre, il ou elle soutient les gestionnaires, les coordonnatrices et coordonnateurs scientifiques et le personnel professionnel dans l’ensemble du processus de production scientifique et la logistique de l’ensemble des mandats.

Vos responsabilités spécifiques

• Soutenir la directrice adjointe, l’adjoint à la directrice, les coordonnateurs et les professionnels dans la réalisation de leur mandat (préparation de documents, relecture, correction, mise en page, etc.).
• Veiller à la logistique des rencontres des membres de l’équipe avec les partenaires internes et externes (validation des disponibilités, convocations, préparation des documents).
• Assister à certaines réunions, effectue la prise de notes et rédige les procèsverbaux ou comptes rendus, lorsque requis.
• Assurer le soutien des comités permanents, le maintien et les suivis avec les partenaires externes via la plateforme de communication en place.
• Assurer le maintien des boîtes de courriel qui lui sont assignées, faire les suivis et retours aux demandeurs d’information.
• Développer et met en place, de concert avec le.la technicien.ne de la direction, un système de classement et de tenue des fichiers de travail.
• Assurer l’inscription des coordonnateurs et des professionnels aux activités extérieures et aux réservations d'hébergement et de transport, le cas échéant.
• Recevoir et assurer le suivi des communications téléphoniques, écrites et électroniques.
• Assurer les tâches liées au bon fonctionnement de l’équipe et des projets (sondages, réclamation des dépenses, réponses aux demandes courantes d’information, etc.).
• Collaborer avec les autres directions dans la préparation d’activités ou de divers dossiers.
• Préparer les envois massifs de correspondance selon les demandes.
• Faire le suivi de la facturation des collaborateurs externes.
• Participer à l’accueil des nouveaux employés (préparation du plan d’accueil, planification de rencontres, aide à l’orientation de l’employé).
• Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
• Détenir un diplôme d’études secondaires.
• Avoir un minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire, dont deux (2) ans d’expérience dans le réseau de la santé et services sociaux.
• Une excellente maîtrise du français.

Profil de compétences recherché

• Initiative, sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités;
• Aptitude à travailler en équipe;
• Capacité à créer et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses;
• Bon jugement, rigueur et créativité;
• Faire preuve de discrétion;
• Dynamisme et capacité d’adaptation;
• Bonne gestion personnelle du stress et capacité de travailler sous pression;
• Polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément).

Atouts

• Diplôme d’études collégiales complété avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée.
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Autres renseignements

• Mode de travail hybride : Une présence au bureau est requise deux (2) jours par semaine dans nos bureaux de Québec ou de Montréal. Toutefois, conformément au Plan gouvernemental de régionalisation des emplois, le télétravail à temps complet pourrait être autorisé pour les personnes candidates admissibles, selon les modalités en vigueur.
• La personne doit être en mesure de se présenter physiquement, à la demande de l’employeur, dans l’un des bureaux gouvernementaux au Québec identifié par l’employeur.
• La personne autorisée à effectuer du télétravail a la responsabilité de prendre les mesures ou les moyens requis afin que ses conditions d’exercice à domicile lui permettent d’offrir une prestation de travail satisfaisante, notamment au moyen d’un environnement de travail adapté et sécuritaire et d’une connexion Internet suffisamment puissante.
• L'offre d'emploi est conditionnelle à la possibilité de mettre en place des modalités de gestion des conflits d'intérêts et de rôles qui pourraient compromettre la capacité du candidat à remplir les responsabilités du poste de façon indépendante.
• L’ensemble de ces modalités seront déterminées au moment de la sélection finale du candidat ou de la candidate.
• Les bureaux de l’INESSS sont situés au 2535, boulevard Laurier, 5e étage à Québec et au 2021, avenue Union, 12e étage
  à Montréal.

Référence : BUR-2026-13

Date limite pour postuler : Affichage en continu jusqu’à ce que le poste soit pourvu

L’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles et ethniques à présenter leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si nous communiquons avec vous relativement à une possibilité d’emploi ou pour des tests, veuillez nous faire part de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises afin de vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptations seront traités confidentiellement.

• Différents congés (parentaux, événements familiaux, responsabilités familiales et parentales)
• Régime de retraite avantageux
• Assurances collectives (assurance vie, assurance traitement, assurance maladie)
• 13 jours fériés payés par année
• Conciliation travail - vie personnelle (régime d'horaire variable)
• 10 jours de congé de maladie
• Entreprise en santé et frais remboursables pour activité physique (100$)
• Remboursement jusqu'à 400$ pour l'achat de matériel ergonomique en télétravail
• *Accès à la formation continue