Adjoint(e) administratif

Defence Construction Canada; Town of Oromocto; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé et bien-être

Indemnité télétravail

Régime de retraite

Congés annuels et protections voyage

Job summary

Defence Construction Canada recherche un adjoint administratif afin d’assurer des fonctions de gestion et de coordination au sein de l’unité fonctionnelle. Le titulaire fournit des services administratifs au gestionnaire de site et aux chefs de programme régionaux, et agit comme spécialiste technique pour l’équipe.

Il relit et valide les documents, assure le contrôle de la qualité des données et coordonne le travail des autres personnels administratifs.

Qualifications

• Exigence minimale : diplôme collégial en administration et 5 ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
• Atout : cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité.
• Utiliser les logiciels et systèmes d’exploitation appropriés, notamment MS Office.

Responsibilities

• Coordonner et fournir un soutien administratif au gestionnaire de site et aux chefs régionaux.
• Orienter et guider les adjoints pour garantir la cohérence des exigences de l’unité.
• Relire, réviser et valider les documents avant signature.
• Contrôler la qualité des données saisies (dépenses, rapports d’entrée du temps, comptes créditeurs et facturation).
• Créer des outils de suivi et recueillir des données pour la production de rapports.
• Suivre les budgets relatifs aux SLA, formation et perfectionnement.
• Produire et analyser les données présentées aux gestionnaires, y compris feuilles de temps et indicateurs.
• Saisir les données des activités et transactions dans le système ERP.

Skills

Pratiques administratives

Principes comptables

MS Office

Gestion des dossiers

Education

Diplôme collégial en administration/affaires ou domaine connexe

Cours comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité

Job description

L’adjoint administratif, à titre d’administrateur principal de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services, coordonne et fournit une gamme de services de soutien administratif au gestionnaire de site ou aux gestionnaires des opérations régionales, aux chefs de programme et aux chefs régionaux de secteur de services. Le titulaire du poste agit comme spécialiste technique administratif et coordonne le travail des autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle. Le titulaire du poste mène de manière indépendante des activités administratives et fournit des services efficaces, opportuns et de grande qualité. L’adjoint administratif saisit des données et produit des rapports connexes, et il gère des documents et des dossiers. En outre, il coordonne la préparation de la documentation relative aux ressources humaines et fournit des directives fonctionnelles aux autres membres du personnel administratif à l’échelle de l’unité fonctionnelle.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES

Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :

Tâches principales

• Coordonner et fournir un soutien administratif au gestionnaire de site, ou aux gestionnaires des opérations régionales, aux chefs de programme et aux chefs régionaux de secteur de services.
• Orienter et guider les autres adjoints administratifs afin de garantir la cohérence des exigences de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services.
• Relire, réviser et valider les documents avant la signature du gestionnaire.
• Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. pour les dépenses mensuelles, la production de rapports sur l’entrée du temps, les comptes créditeurs et la facturation des services).
• Créer des outils de suivi et recueillir des données à l’intention du gestionnaire afin de répondre aux exigences en matière de production de rapports.
• Assurer le suivi des budgets en ce qui concerne les accords sur les niveaux de service, la formation et le perfectionnement.
• Produire, analyser et garantir la qualité et l’exactitude des données présentées aux gestionnaires (p. ex. feuilles de temps, rapports financiers, indicateurs de rendement, rapports liés aux ressources humaines).
• Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services (p. ex. suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).

Autres tâches

• Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
• Fournir des solutions administratives pour améliorer les services au sein du site.
• Participer aux activités de fin d’exercice (p. ex. préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour la nouvelle année financière, archiver des fichiers).
• Effectuer d’autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES

Connaissances générales et particulières

• Pratiques administratives exemplaires.
• Principes comptables.
• Expertise de niveau intermédiaire avec MS Office.
• Gestion des dossiers.

Études/certification(s) et expérience

• Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et cinq ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
• Atout : exigences minimales et cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité.

Capacités

• Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
• Gérer des échéances et des priorités multiples.
• Être soucieux des détails.

PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP

• Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
• Coordonner le travail d’autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.

Les avantages sociaux

Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.

Votre régime comprend les avantages suivants:

Santé et bien-être

• Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
• 2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
• Des soins de santé virtuels de TELUS

Vie personnelle et familiale

• Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
• Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
• Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail

Congés et retraite

• Un régime de retraite de la fonction publique
• Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des protections bonifiées d’assurance-voyage