Agent ou Agente, programmes de formation continue

College Boreal; Toronto; Hybrid; CAD 42,000 - 48,000; Full time

Job summary

Collège Boréal à Toronto recherche une personne pour assurer des tâches administratives liées aux dossiers du secteur Formation continue, accueillir et renseigner les visiteurs et soutenir les activités de paiement et d’inscription. Le mode de travail est hybride, principalement en présentiel, avec quelques journées de télétravail.

Horaire de 35 heures par semaine et rémunération entre 30,43 et 35,11 CAD de l’heure, selon grille SOU-P-E; le poste est régulier et vise à soutenir les services

Qualifications

• Études d’un an menant à un certificat ou l’équivalent en administration de bureau, en soutien administratif ou dans un domaine connexe.
• Minimum de deux ans d’expérience pertinente.
• Expérience en service à la clientèle.
• Expérience dans l’utilisation d’un système informatisé de gestion.
• Expérience dans la saisie, la compilation et la comparaison de données.
• Expérience dans la gestion simultanée de plusieurs dossiers.
• Expérience en travail de bureau et dans l’utilisation de logiciels courants, notamment de traitement de texte, de tableur et de présentation.
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome.

Responsibilities

• Administrer et coordonner les évaluations linguistiques.
• Préparer les avis de cours et les horaires, puis effectuer les réservations de salles à partir des horaires maîtres du Collège.
• Tenir à jour les dossiers étudiants du secteur et assurer la conformité avec le Bureau du registraire.
• Gérer un système de gestion et de classement des données et générer des rapports sur demande.
• Préparer un compte rendu mensuel des activités et des statistiques d’inscription.
• Assurer la logistique des rencontres ou formations (repas, matériel, stationnement, appui technique).

Skills

Service à la clientèle

Travail en équipe et autonomie

Organisation et gestion de dossiers

Education

Certificat ou équivalent en administration de bureau (1 an)

Tools

Système informatisé de gestion

Traitement de texte

Tableur

Présentation

Job description

Heures par semaine : 35

Catégorie de poste : Soutien

Échelle salariale : $30,43 - 35,11 CAD

Grille salariale : SOU-P-E

Type : Régulier

Veuillez noter : Si vous êtes une employée actuelle ou un employé actuel du Collège Boréal, postulez à cet emploi via votre profil sur l'application Workday. Le Collège Boréal est engagé à faire respecter les valeurs d'équité, de diversité, d'inclusion et de droit de la personne dans nos milieux de vie, d'apprentissage et de travail. Nous savons que la diversité favorise l'excellence et nous partageons toutes et tous la responsabilité de favoriser une communauté équitable, diversifiée et inclusive. En lien avec nos valeurs, nous cherchons un personnel qui travaillera de manière respectueuse et constructive avec toute personne qui fréquente notre établissement. Nous invitons les candidatures de toute personne qualifiée et encourageons activement celles des membres de groupes ayant des obstacles historiques ou actuels en matière d’équité, y compris, mais sans s'y limiter, les femmes, les personnes d'ascendance autochtone, les personnes racialisées, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2ELGBTQI+. Nous soutenons la diversité, l'équité et un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination tout en nous engageant à créer un environnement inclusif et sans obstacle. Si nous vous contactons pour participer à un entretien d’embauche, veuillez nous informer de tout accommodement nécessaire en ce qui concerne tout matériel ou processus utilisé pour vous assurer d'avoir accès à une évaluation de vos compétences juste et équitable. Des formats alternatifs seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin d'un accommodement afin de poser votre candidature au processus de recrutement, veuillez nous communiquer vos besoins.

Description :

Sous la responsabilité du ou de la gestionnaire de la Formation continue au campus de Toronto, la personne titulaire du poste accomplit des tâches administratives liées aux dossiers du secteur. Elle assure également les services d’accueil et de réception à Boréal Toronto. Le mode de travail est hybride, principalement en présentiel, avec possibilité de quelques journées de télétravail. Des déplacements ponctuels peuvent être requis dans le cadre d’événements et d’activités de promotion. L’horaire peut également inclure, du travail en soirée et les fins de semaine, selon les besoins des activités.

Responsabilités :

Formation continue

• Administrer et coordonner les évaluations linguistiques;
• Préparer les avis de cours et les horaires, puis effectuer les réservations de salles à partir des horaires maîtres du Collège;
• Tenir à jour les dossiers étudiants du secteur conformément aux exigences du Bureau du registraire et aux particularités des différents cours et programmes de la Formation continue;
• Tenir à jour un système de gestion et de classement des données pour tous les dossiers du secteur : inscriptions, assiduité du personnel et de la population étudiante, noms du personnel de formation, clientèle actuelle et potentielle, suivis de recrutement, etc., et fournir des rapports au personnel superviseur sur demande;
• Préparer un compte rendu mensuel de toutes les activités du secteur ainsi que des statistiques d’inscription;
• Compiler et mettre à jour l’information destinée au prospectus; vérifier le contenu, obtenir l’approbation finale du personnel superviseur et en assurer la distribution;
• Assurer la logistique de rencontres ou de certaines formations (repas, matériel didactique, stationnement, appui technique, etc.);
• Préparer les contrats d’embauche pour le personnel scolaire temporaire en utilisant le système informatisé;
• Remettre tous les documents requis pour l’embauche du personnel temporaire au Service des ressources humaines et effectuer les suivis conformément aux directives de ce service;
• Vérifier les rapports de paie avec le personnel superviseur;
• Agir comme intermédiaire entre le Collège, le personnel enseignant et la population étudiante; par exemple, transmettre au personnel enseignant l’information pertinente, les trousses, les directives et les procédures, ou remettre les billets d’autobus aux membres de la population étudiante conformément aux directives du programme;

Accueil, réception, inscriptions et paiements

• Assurer l’accueil soit au comptoir de la réception du campus de Toronto, en personne, par téléphone et en ligne pour les tous les programmes et services;
• Fournir de l’information en réponse aux demandes de renseignements de la population étudiante, des personnes candidates, du grand public, des intervenants pédagogiques et du personnel de Boréal Toronto et des régions, conformément aux procédures et politiques établies;
• Être à l’écoute des attentes de la clientèle afin de répondre rapidement aux questions et aux demandes, de diriger les personnes vers les services appropriés et de contribuer à l’amélioration continue de la qualité du service;
• Aider les membres de la population étudiante et les personnes candidates à remplir divers formulaires liés à l’admission, à l’inscription, aux ententes de règlement des frais, etc. (sur papier et électroniquement);
• Appuyer le secteur de Liaison lors des appels de conversion afin d’encourager les personnes candidates à s’inscrire au Collège Boréal;
• Inscrire les étudiantes et étudiants aux cours et aux programmes en utilisant le système informatisé de gestion;
• Percevoir les frais de scolarité, de casier, de crédit d’impression, etc., conformément aux directives et procédures ministérielles et financières;
• Recevoir les versements et les appliquer au compte client;
• Concilier les montants reçus avec les données saisies dans le système;
• Aviser le personnel superviseur des plaintes ou des suivis qui dépassent son cadre de responsabilité;
• Recevoir et vérifier les demandes de remboursement et assurer les suivis;
• Vérifier le statut des étudiantes et étudiants dans le système informatisé de gestion;
• Créer les nouveaux dossiers étudiants (électronique ou papier) et les mettre à jour lors de tout changement afin de respecter les exigences du Bureau du registraire;
• Transférer les dossiers étudiants aux agentes et agents spécialistes des programmes pour les questions particulières qui ne relèvent pas de son cadre de responsabilités;
• Rédiger la correspondance courante pertinente à partir de gabarits existants;
• Envoyer et distribuer divers documents, lettres, formulaires, horaires, cartes d’identité et trousses d’admission ou d’inscription, etc., à l’intention des personnes candidates ou des membres de la population étudiante, à la demande de la direction;
• Effectuer les dépôts bancaires selon les procédures et directives de la direction de Boréal Toronto;
• Vendre les manuels et les articles provenant de la coopérative;
• Collaborer avec l’équipe de Boréal Toronto pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, en appuyant ses collègues et en participant à diverses activités connexes, surtout lors des périodes de pointe;
• Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du personnel superviseur.

Exigences :

• Études d’un an menant à un certificat ou l’équivalent en administration de bureau, en soutien administratif ou dans un domaine connexe;
• Minimum de deux ans d’expérience pertinente;
• Expérience en service à la clientèle;
• Expérience dans l’utilisation d’un système informatisé de gestion;
• Expérience dans la saisie, la compilation et la comparaison de données;
• Expérience dans la gestion simultanée de plusieurs dossiers;
• Expérience en travail de bureau et dans l’utilisation de logiciels courants, notamment de traitement de texte, de tableur et de présentation;
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome.

Date de fermeture : 2026-10-13 11:59pm

Note : L'affichage n'est plus accessible à partir de 23h59 à la date mentionnée ci-haut

La priorité sera accordée aux candidates et candidats internes, conformément à leurs conventions collectives respectives.