Agente ou agent de soutien administratif, classe 1 (2026-723)

Git

Quebec

On-site

CAD 40,000 - 52,000

Full time

2 days ago

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Benefits offered by this job

Assurance collective

Régime de retraite

Horaires réguliers et congés

Job summary

Le Cégep Limoilou recherche une agente ou un agent de soutien administratif pour assurer le traitement et le suivi des dossiers étudiants au sein du Service du cheminement et de l’organisation scolaires (SCOS).

35 heures par semaine, du lundi au vendredi, avec présence sur les campus de Limoilou et de Charlesbourg lorsque nécessaire; jusqu’au 30 juin 2027 avec possibilité de prolongation. Maîtrise d’Outlook, Word et Excel exigée, sens du service et de l’organisation très développé.

Qualifications

Diplôme d’études secondaires ou diplôme équivalent reconnu
Au moins 1 année d’expérience pertinente
Capacité à produire et traiter des documents administratifs
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
Compétences en gestion des dossiers étudiants et en confidentialité

Responsibilities

Accueillir les étudiantes et enseignants et assurer le suivi des demandes
Réaliser l’ouverture, la mise à jour et l’archivage des dossiers étudiants
Émettre des documents, réserver des locaux et communiquer des informations générales
Gérer les inscriptions, changements de programme et les procédures administratives
Contribuer à l’organisation et au suivi des rapports et statistiques

Skills

Service client

Travail d’équipe

Outlook

Word

Excel

Méthodique

Rigueur

Gestion du temps

Confidentialité

Autonomie

Français écrit et oral

Education

Diplôme d’études secondaires ou DEP avec option appropriée

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Le Cégep Limoilou est à la recherche d’une agente ou d’un agent de soutien administratif, classe 1.

Voir grand!

Tel est notre engagement au Cégep Limoilou! Un établissement d’enseignement supérieur qui croit au potentiel de chacune et chacun et contribue activement à l’évolution de notre communauté. Le Cégep Limoilou, c’est un milieu de vie et d’apprentissage dynamique, humain et innovant. Voyez grand avec nous pour provoquer des réussites, une personne à la fois.

À titre d’agente ou agent de soutien administratif dans l’équipe du Service du cheminement et de l’organisation scolaires (SCOS), vous effectuerez les tâches inhérentes à la gestion du dossier scolaire des personnes étudiantes. Vous offrirez également un soutien administratif essentiel à la direction adjointe des études (DAÉ), ainsi qu’aux aides pédagogiques individuelles (API), aux conseillers pédagogiques (CP) et aux techniciens. Votre contribution se fera en étroite collaboration avec ces différents intervenants afin de soutenir efficacement leurs activités respectives.

Dans ce rôle au cœur de l’action, vous devrez :

Accueillir les personnes étudiantes et enseignantes qui se présentent au service et assurer le suivi aux demandes reçues, notamment la prise de rendez-vous, la communication d’informations générales, l’émission de divers documents, la réservation de locaux, etc.;
Répondre aux appels téléphoniques et aux correspondances des personnes étudiantes et enseignantes, ainsi que de la clientèle externe du Cégep;
Collaborer à l’ouverture, la mise à jour, l’archivage et l’intégrité des données associées aux dossiers étudiants, ainsi que les documents en lien avec les procédures administratives de la
Direction des études, et ce, dans le respect des règles de la gestion documentaire;
Produire, mettre en page et assurer le suivi de divers documents, notamment des rapports, formulaires, fichiers, statistiques, tableaux, etc.;

Réaliser des tâches relatives aux opérations du SCOS :

Suivis en lien avec l’admission, l’inscription, les changements de programme ou désistements, les mesures de soutien à la réussite, le réexamen de la note finale, la procédure de plagiat et tricherie, etc.;
Aider à la modification des horaires et à la préparation des relevés de notes;
Participer aux travaux entourant la passation de l’épreuve uniforme de langue d’enseignement et des examens communs, relances téléphoniques, etc.;
Collaborer à l’organisation des colloques de fin d’année des programmes;
Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Compétences recherchées :

La personne recherchée doit détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché :

Avoir le souci d’un service à la clientèle de qualité;
Avoir de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe;
Maîtriser Outlook ainsi que les logiciels Word et Excel;
Posséder les qualités nécessaires à l’accomplissement des tâches
Être méthodique et ordonné;
Avoir de la rigueur;
Savoir gérer efficacement le temps, les priorités ainsi que son stress;
Faire preuve de confidentialité, de jugement et d’autonomie;
Bonne maîtrise du français oral et écrit;
La connaissance du logiciel de gestion pédagogique Clara/Omnivox est un atout.

Tests requ

Ces exigences seront mesurées par des tests (suite Office, mises en situation, français).

Horaire de travail

35 heures par semaine, à raison de 7 heures par jour, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30

Durée de l’emploi

Jusqu’au 30 juin 2027 avec possibilité de prolongation

Lieu de travail

Campus de Limoilou et des déplacements fréquents au campus de Charlesbourg sont prévus

Nos distinctions au tableau d’honneur :

Espace vert et jardin sur le toit disponible pour vous;
Milieu de vie actif, collaboratif et soucieux de l’environnement;
Accès à un service de télémédecine, disponible 24/7;
Programmes diversifiés favorisant le développement professionnel et la conciliation travail-vie personnelle (perfectionnement, mets à emporter, activités de Santé globale, etc.);
Accès gratuit aux installations sportives (salles d’entraînement, gymnase), accès au stationnement intérieur payant;
Garderie en milieu de travail;
Milieu de travail situé dans un quartier en pleine effervescence.

Avantages sociaux :