Agent·e de soutien administratif, classe I (aide pédagogique individuelle)

Collège Ahuntsic; Montreal; Vor Ort; CAD 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Collège Ahuntsic recherche une personne pour soutenir le Service de l’aide pédagogique individuelle. Vous accueillerez les étudiants, répondrez à leurs questions et assurerez le soutien administratif relatif aux admissions et à la gestion des tests.

Vous saisissez et mettez à jour les informations dans le système, assurez la tenue des dossiers et participez aux activités du service lors des périodes d’opérations massives. Poste exigeant autonomie et service à la clientèle.

Qualifikationen

• Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite.
• Expérience pertinente d’au moins 1 an dans un poste administratif similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et du travail en équipe.

Aufgaben

• Accueillir les étudiantes et étudiants et répondre à leurs questions.
• Fournir un soutien administratif pour les admissions et la gestion des tests.
• Réaliser les activités administratives, la correspondance et la gestion des dossiers.
• Gérer la documentation et les notes de service liées au service.
• Participer aux opérations massives et assurer le secrétariat du service.

Kenntnisse

Français (oral et écrit)

Autonomie et initiative

Sens de l’organisation

Relation client

Ausbildung

DEP ou DES ou équivalence reconnue

Tools

Microsoft 365

Clara (atout)

Jobbeschreibung

Relevant de la direction adjointe des études au cheminement scolaire et registraire, la personne occupant l'emploi d’agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec les activités des aides pédagogiques individuelles, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du Service de l’aide pédagogique individuelle.

Spécifique au poste :

Notamment, elle accueille les personnes étudiantes et répond à leurs questions en lien avec les programmes d’études, les procédures d’admission, d’inscriptions et les divers services du collège. Elle répond aux différentes demandes d’information en personne ainsi que par l’entremise des différentes messageries (courriel et Mio). Elle assure également le soutien téléphonique, remet divers documents à la population étudiante et effectue la prise de rendez-vous avec les aides pédagogiques individu·les (API).

Elle saisit et met à jour diverses informations dans le système de gestion pédagogique, notamment les verdicts d’admission et les demandes de commandite. Elle assure la tenue à jour de différents dossiers et registres liés aux activités du service et effectue la correspondance afférente à ses fonctions. Elle participe aux différentes activités du service lors des périodes d’opérations massives. Elle prépare et transmet également des notes de service aux enseignant·es afin de les informer des absences prolongées de certains étudiant·es.

Elle peut être appelée à accueillir et à accompagner les nouvelles personnes dans leur intégration au travail. Enfin, elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition pour la réalisation de ses tâches.

NATURE DU TRAVAIL

1. Agir à titre de personne-ressource pour la population étudiante ;
2. Offrir un soutien administratif pour divers dossiers notamment au niveau des opérations de l’admissions dans les programmes d’études et de la gestion des tests pour l’admission en techniques policières ;
3. Effectuer un ensemble d’activités administrative, commandite, lettres etc ;
4. Assurer une gestion documentaire efficace notamment au niveau du dossier de la personne étudiante ;
5. Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
• Expérience pertinente d'au moins un (1) ann

Autres conditions exigées:

• Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;
• Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique :
• Microsoft 365 (Word, Excel et Outlook).

Qualifications souhaitées

• Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
  • Microsoft 365: Outlook (agenda et courrier électronique) ;
  • Système informatisé de gestion pédagogique (Clara un atout)
• Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités ;
• Connaissance du milieu collégial ;
• Orientation service à la clientèle ;
• Autonomie, initiative, sens développé de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
• Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

TESTS REQUIS

Réussite des tests de français et de connaissances

REMARQUES

L'échelon dans l'échelle salariale est déterminée en fonction du niveau de scolarité et de l’expérience de la personne candidate.

Veuillez noter que cet affichage prend fin à 16 h à la date de clôture indiquée.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI

Le Collège Ahuntsic est fier de s’engager pour l’égalité des chances en emploi.

Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité pour les groupes en quête d’équité dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorités ethniques et visibles, les membres de la communauté de la diversité sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap.

Nous déployons des mesures sécurisantes et personnalisées tout au long de votre parcours professionnel.

Rejoignez-nous et contribuez à mettre de l’avant un environnement inclusif et dynamique!