Agent administratif - Soumissions

Moreau; Rouyn-Noranda; Hybrid; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Moreau recherche un(e) chargé(e) des soumissions au sein de l'équipe administration afin de coordonner la documentation et d'assurer le suivi des dossiers projets. Vous veillerez à la traçabilité et à la conformité des informations.

Le poste requiert une expérience en gestion documentaire, une excellente maîtrise d’Office et une capacité à travailler sous pression lors des dépôts d’offres. Travail en collaboration avec les équipes techniques et d’estimation.

Qualifications

• Trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise des outils de la suite Office.
• Expérience dans un environnement de projets ou de construction (atout).
• Aisance avec SharePoint et Airtable.
• Minutie et souci de la présentation.
• Sens de l'organisation et des priorités.
• Autonomie et capacité à travailler efficacement.
• Facilité à communiquer et esprit d'équipe.
• Résistance au stress, particulièrement en période de dépôt de soumissions.

Responsibilities

• Gérer et trier la boîte courriel des soumissions, puis acheminer les demandes aux bonnes personnes;
• Tenir à jour le registre des soumissions et les tableaux de suivi (Excel, Airtable);
• Assurer le suivi des échéanciers des appels d'offres et rappeler les dates importantes aux équipes;
• Recevoir, classer et codifier les documents selon les procédures établies;
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents (lettres, formulaires, tableaux, présentations);
• Distribuer les documents aux équipes concernées et s'assurer que tout le monde travaille avec les dernières versions;
• Gérer le dépôt de documents et les accès des partenaires sur SharePoint;
• Assurer l'archivage électronique des dossiers;
• Soutenir les équipes d'estimation, techniques et administratives dans diverses tâches administratives;
• Participer aux audits documentaires et contribuer à l'amélioration continue des processus de soumission.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Gestion documentaire

Education

Formation en bureautique/ administration/ gestion documentaire

Tools

SharePoint

Airtable

Excel

Job description

Les tableaux Excel n'ont aucun secret pour toi? Ton organisation et ta rigueur sont reconnues, tu portes une attention aux détails, et tu assures le suivi rigoureux de plusieurs dossiers simultanément. Alors tu as le profil que l'on cherche!

À propos de Moreau

Depuis 1977, Moreau s'impose comme une référence parmi les entrepreneurs de construction grâce à la prise en charge complète de projets d'envergure partout au Canada et à l'international. Notre expertise couvre aussi bien l'électricité que le génie civil, la mécanique, la soudure, la tuyauterie, les énergies renouvelables et bien plus encore. Notre service de location de main-d'œuvre déploie nos talents partout au pays, dont au cœur du Nord-du-Québec, pour répondre aux besoins de nos clients en sous-traitance. La polyvalence et la fiabilité qui nous distinguent s'expriment sans compromis sur la sécurité, le respect et la qualité de nos engagements.

À propos du poste

Ce poste est offert au sein de l'équipe des soumissions, tu joueras un rôle clé dans la gestion et le suivi de la documentation liée à plusieurs projets simultanément. Tu assureras la coordination des échanges documentaires entre les différentes parties prenantes tout en veillant à la qualité, à la conformité et à la traçabilité de l’information.

Tu souhaites occuper un rôle où ton sens de l'organisation et ta rigueur auront un impact direct sur le succès de projets d’envergure ? Cette opportunité pourrait être ton prochain défi professionnel.

Tes principales tâches

• Gérer et trier la boîte courriel des soumissions, puis acheminer les demandes aux bonnes personnes;
• Tenir à jour le registre des soumissions et les tableaux de suivi (Excel, Airtable);
• Assurer le suivi des échéanciers des appels d'offres et rappeler les dates importantes aux équipes;
• Recevoir, classer et codifier les documents selon les procédures établies;
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents (lettres, formulaires, tableaux, présentations);
• Distribuer les documents aux équipes concernées et s'assurer que tout le monde travaille avec les dernières versions;
• Gérer le dépôt de documents et les accès des partenaires sur SharePoint;
• Assurer l'archivage électronique des dossiers;
• Soutenir les équipes d'estimation, techniques et administratives dans diverses tâches administratives;
• Participer aux audits documentaires et contribuer à l'amélioration continue des processus de soumission.

Ton profil

• Formation pertinente en bureautique, en administration, en gestion documentaire, ou tout autre domaine connexe;
• Trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Excellente maîtrise des outils de la suite Office;
• Expérience dans un environnement de projets ou de construction (atout);
• Aisance avec SharePoint et Airtable;
• Minutie et souci de la présentation;
• Sens de l'organisation et des priorités;
• Autonomie et capacité à travailler efficacement;
• Facilité à communiquer et esprit d'équipe;
• Résistance au stress, particulièrement en période de dépôt de soumissions.