Agent administratif (service à la clientèle)

Ville de Varennes; Varennes; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Ville de Varennes recherche un agent administratif assisté du supérieur immédiat pour accomplir diverses tâches de secrétariat et de traitement de documents, facturation et commandes. Vous renseignez la clientèle, assurez le suivi des dossiers et coordonnez les plaintes et demandes du Service des travaux publics, en respectant les procédures et les délais.

Horaire et exigences: diplôme D.E.C. en bureautique, au moins 6 mois d’expérience, et excellente connaissance du français et des outils

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique.
• Minimum 6 mois d’expérience dans un poste similaire avec volet service à la clientèle.
• Excellent sens du service à la clientèle.
• Connaissance des processus d’approvisionnement, de facturation et de conformité réglementaire est un atout.
• Autonomie, débrouillardise et initiative.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Bonne connaissance du français écrit et parlé.
• Bonne connaissance des outils informatiques.

Responsibilities

• Renseigne les citoyens et dirige les cas spéciaux vers les services appropriés.
• Coordonne le système de gestion des plaintes et des demandes et assure les délais.
• Met à jour le système de classement selon les procédures municipales.
• Assure la conformité lors des inspections et suit les documents requis.
• Prépare les bons de commande, vérifie et code les factures.
• Produit et suit la facturation et gère les fournisseurs.
• Gère les livraisons et suivi des dossiers liés au service.
• Réalise la mise en forme et transcription de documents divers.
• Gère les cartes d’accès et la gestion de l’essence.
• Gestion de la petite caisse et tenue des registres.
• Mise à jour des recueils et documents utilisés par le service.
• Assure l’aide aux utilisateurs internes des logiciels spécialisés.
• Effectue toutes autres tâches connexes.

Skills

Service à la clientèle

Organisation

Autonomie

Rigueur administrative

Gestion multi-dossiers

Communication écrite

Polyvalence

Education

DEC en techniques de bureautique

Tools

Outils informatiques

Logiciels spécialisés

Job description

DESCRIPTION DU POSTE

Sous directives du supérieur immédiat, assiste ce dernier dans l’accomplissement de diverses tâches administratives requises pour toutes les activités de son service. Compile, vérifie et traite des documents, requêtes et contrats. Prépare les bons de commande, traite et vérifie la facturation. Renseigne la clientèle et redirige les cas spéciaux aux services concernés. Assure un suivi auprès de la clientèle. Effectue diverses tâches de secrétariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Renseigne les citoyens, exécute les demandes courantes de ceux-ci et dirige les cas spéciaux au service approprié; transmets les renseignements d’usage concernant la réglementation municipale, les politiques et procédures du service.
2. Coordonne le système de gestion des plaintes, requêtes et des demandes des citoyens pour le Service des travaux publics et les achemine aux chefs de section; s’assure que les suivis sont effectués à l’intérieur des délais prescrits et informe les citoyens de l’avancement du dossier.
3. Voit à l’application et à la mise à jour du système de classement du service selon les procédures et méthodes de codification adoptées par la Ville.
4. Participe à l’intégrité de la loi 430 en s’assurant que tous les documents requis soient présents aux dossiers afin de respecter les lois en vigueur et s’assurer que la Ville soit conforme lors d’une inspection de la SAAQ.
5. Effectue la mise à jour des demandes de prix annuelles (suivi des contrats); prépare les bons de commande; vérifie, contrôle et codifie les factures et répond aux demandes de renseignements du Service des finances.
6. Produit et effectue le suivi de la facturation, gère les problèmes de nature courante avec les fournisseurs, s’il y a lieu, en conformité avec les politiques et règlements en vigueur; seuls les cas problématiques sont référés au supérieur immédiat.
7. Assure le suivi de certains dossiers et la facturation qui s’en suit: livraisons hebdomadaires d’eau potable à certains citoyens, livraisons de bacs de matières résiduelles, travaux effectués par le Service des travaux publics chez les citoyens (fermeture d’eau, localisation de boîte de service, etc.)
8. Assure la mise en forme et transcrit divers documents tels que correspondance, tableaux, formulaires, notes de service, procès-verbaux; rédige la correspondance courante ainsi que les notes usuelles et prépare le courrier en vue de son expédition.
9. Coordonne l’émission des cartes d’accès pour l’ensemble des employés du Service des travaux publics aux divers bâtiments ainsi que la gestion de la consommation d’essence (accès aux pompes, approvisionnement en essence et production de rapports de consommation mensuels).
10. Responsable de la petite caisse.
11. Effectue la mise à jour de divers recueils, lois ou autres documentations utilisés par le service, notamment sur le site internet de la Ville (tarification, procédures de déneigement, etc.). Procède au montage de divers recueils ou cahiers.
12. En plus de la suite de base, utilise divers logiciels spécialisés couvrant les activités spécifiques et assure l’aide aux utilisateurs internes pour son service.
13. Toutes autres tâches connexes.

RESPONSABILITÉS DE SOUTIEN

Assume, sur une base hebdomadaire et lors de congés prolongés, certaines fonctions de remplacement du poste d’agent administratif (soutien à la gestion) au Service des travaux publics, afin de soutenir les activités du service.

HORAIRE DE TRAVAIL

Le poste prévoit un horaire de travail de 65 heures par période de deux semaines, soit de 8 h 00 à 16 h 30, du lundi au vendredi, avec un vendredi de congé sur deux. En raison de la nature des responsabilités associées à ce poste, une présence en milieu de travail est requise et l’horaire établi ne peut faire l’objet de modifications.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en techniques de bureautique;
• Posséder un minimum de 6 mois d’expérience dans un poste similaire avec un volet service à la clientèle;
• Posséder un excellent sens du service à la clientèle;
• Posséder de l’expérience dans un service des travaux publics constitue un atout;
• Posséder une connaissance des processus d’approvisionnement, de facturation et de conformité réglementaire constitue un atout;
• Faire preuve de débrouillardise, d’autonomie et d’initiative;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Avoir le sens de la diplomatie et de l’entregent et un bon esprit d’équipe;
• Posséder un sens de l’organisation et une rigueur administrative;
• Posséder une bonne connaissance de la langue française écrite et verbale;
• Posséder une bonne connaissance des outils informatiques.