Adjoint(e) administratif(ive) Service des finances

Ville de Mont-Joli; Mont-Joli; Hybrid; CAD 47,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération 27.61–34.61 $/h

PAE

Assurance collective

Congés mobiles et maladie

Régime de retraite

Job summary

La Ville de Mont-Joli recrute un adjoint administratif pour soutenir le service des finances.

Vous assurez l’accueil, la gestion des requêtes, le traitement des paiements et le suivi des dossiers administratifs, en veillant à la précision des documents et au respect des procédures municipales.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles ou attestation d’études collégales en bureautique avec spécialisation en comptabilité.
• Maîtrise de la suite Office et rédaction administrative.
• Bonne connaissance du français parlé et écrit.
• Sens du service au public et entregent.
• Capacité de concentration et gestion du stress.
• Esprit d’innovation et sens citoyen.
• Bonnes capacités de synthèse et rigueur.
• Bonne connaissance en informatique (suite Office, PG AccèsCité).

Responsibilities

• Accueil et service à la clientèle, répondre aux demandes et orienter vers les services appropriés.
• Enregistrer et suivre les requêtes et plaintes des citoyens dans les systèmes.
• Collaborer avec les services municipaux pour le traitement des dossiers et informer l’évolution.
• Gérer le courrier, classement et archivage selon les procédures.
• Réaliser les encaissements, la facturation, les dépôts et le suivi des états de compte.
• Préparer les bons de commandes et renseigner sur la facturation et les paiements.
• Organiser des réunions: convocations, réservations de salles et préparation du matériel.

Skills

Maîtrise Office

Rédaction administrative

Relation avec le public

Gestion du stress

Innovation/initiative

Synthèse

Informatique générale

Education

Attestation collégiale en bureautique, spécialisation comptabilité

Tools

Suite Office

PG AccèsCité

Job description

La Ville de Mont-Joli, au carrefour des régions du Bas-Saint-Laurent et de la Gaspésie, joue le rôle de ville à caractère de centralité sur le territoire de la Municipalité régionale de comté de La Mitis.

Elle concentre des établissements d’envergure régionale et sous-régionale qui desservent la population de son secteur immédiat et celle d’autres régions de l’Est du Québec.

La Ville est à la recherche d’une personne responsable pour assumer les fonctions d’adjoint ou d’adjointe administratif au service des finances.

Sous la supervision de la trésorière-adjointe, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et opérationnel de la Ville. Elle accueille les citoyens, répond aux appels et aux demandes d’information de l’hôtel de ville, assure le traitement des requêtes et des plaintes, la gestion documentaire ainsi que diverses tâches de secrétariat. Elle participe également aux opérations financières, notamment les encaissements, la facturation, les dépôts et les suivis administratifs. Enfin, elle collabore à la gestion des dossiers, des réservations et accomplit toute autre tâche connexe liée à ses fonctions.

Le quotidien

• Effectuer la gestion de l’accueil et du service à la clientèle. À cette fin, reçoit les visiteurs, répond aux appels téléphoniques, fournit les renseignements relevant de sa compétence et de l’accueil du citoyen et dirige les demandes vers les personnes ou services appropriés;
• Recevoir, enregistrer et assurer le suivi des requêtes et des plaintes des citoyens dans les systèmes informatiques prévus à cette fin.
• Collaborer avec les différents services municipaux afin d’assurer le traitement des plaintes et informer les citoyens de l’évolution des dossiers lorsque requis;
• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier aux différents services municipaux ainsi que la gestion du classement et de l’archivage de la documentation conformément aux procédures établies;
• Procéder aux encaissements des différents revenus de la Ville, à l’enregistrement des paiements, à l’émission des reçus, au suivi des états de compte, à la préparation des dépôts, au balancement de la caisse ainsi qu’à la préparation et à la vérification de diverses factures;
• Préparation des bons de commandes;
• Fournir aux citoyens les renseignements relatifs à la facturation, aux comptes à recevoir, aux paiements et aux autres opérations administratives relevant de sa compétence;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;
• Prendre des notes, mettre à jour divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectuer la mise en page des documents divers relatif du service et ses communications et en vérifier l’orthographe, la grammaire et la forme visuelle;
• A la responsabilité de fournir des réponses et de l’aide aux citoyen à répondre à certaines questions à partir des politiques, de règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur à la Ville et règle certains problèmes relevant de l’accueil de l’hôtel de ville. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes;
• Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités du service tout en contribuant aux réunions départementales ainsi qu’à la mise à jour des données afférentes à son service;
• Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation en collaboration avec les parties prenantes;
• Prendre les dispositions relatives aux calendriers de réservation de tous genre (équipement, infrastructure). À cette fin, tient à jour l’agenda des réservations et des contrats y étant associés;
• Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
• Utiliser divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, serveur informatique, outils de calcul, outils d’impression et de numérisation, télécopieur, etc.
• Voir à la préparation, à la vérification et à la compilation de données nécessaires à la rédaction de rapport statistique.
• Voir à la préparation, à la vérification et à la compilation de données nécessaires à la rédaction de rapport statistique.
  Note: La liste des responsabilités énumérées ci-dessus reflète les éléments caractéristiques du poste et ne doit pas être considérée comme une liste exhaustive de toutes les exigences occupationnelles liées au poste.

• Diplôme d’études professionnelles ou attestation d’études collégiales en bureautique ou scolarité équivalente, avec une spécialisation en comptabilité.
• Connaissance avancée de l’ensemble des logiciels de la suite Office;
• Connaissance de rédaction administrative et création documentaire et visuelle;
• Bonne connaissance du français parlé et écrit;
• Entregent et facile de contact avec le public;
• Bonne capacité de concentration et gestion du stress;
• Très bonne capacité d’innovation et de sens citoyen;
• Faire preuve d’une bonne capacité de synthèse;
• Bonne connaissance en informatique (suite Office, PG AccèsCité);

Les avantages:

• Échelle salariale (32.5h/sem) allant de 27.61$/h à 34.61$/h;
• Programme d’aide aux employés (PAE);
• Régime d’assurance collectives avantageux (lors de permanence);
• Congé mobile et de maladie;
• Régime de retraite complémentaire (lors de permanence);