Administrative Assistant, Executive and Content Team Support - Bilingual (FR/EN)

Canada Media Fund; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 53,000 - 66,000; Full time

Job summary

Canada Media Fund is seeking an Administrative Assistant to support the Executive and Content teams in Montreal. The role provides high-quality administrative assistance to two Executive Vice-Presidents and the Content team, coordinating meetings, travel, communications, and program-launch activities to ensure timely delivery of priorities.

The position emphasizes strong organization, bilingual communication, and a proactive approach in a hybrid work environment with occasional travel and

Qualifications

• College diploma or related post-secondary education or equivalent experience.
• Relevant bilingual administration or executive support experience.
• Experience coordinating meetings, travel, documentation and deadlines.
• Experience coordinating translation and bilingual document production is an asset.
• Hybrid work experience is an asset.

Responsibilities

• Manage calendars, appointments and travel for the two Montreal-based EVPs.
• Administer Montreal office operations: supplies, vendors, facilities, and on-site contact.
• Coordinate Content team meetings, agendas, minutes, and inter-department meetings.
• Maintain Content team SharePoint files and centralized databases.
• Support process management using Monday.com and translation via BridgeTerm.
• Review program guidelines and financing docs for spelling and consistency per LogiTerm.
• Provide final information to the CMF webmaster and update program deadlines page.
• Assist with invoices processing and coordination with Finances.
• Foster effective relationships within Content and with other departments.
• Perform other duties as needed.

Skills

Bilingual administration

Executive support

Microsoft 365

SharePoint

Team coordination

Education

College diploma or other post-secondary education in office administration/related field

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Teams

Monday.com

BridgeTerm

Zoom

Job description

[Le français suit]

ADMINISTRATIVE ASSISTANT, EXECUTIVE AND CONTENT TEAM SUPPORT

Expected Start Date: October 2026
Employment Type: Full-time Permanent
Office Location: Montreal
Hours of Work: 35 hours/week (flexible within core business hours)

Are you a natural relationship builder with exceptional organizational skills? Do you enjoy supporting leaders, assisting projects, and creating the conditions that help teams do their best work? Interested in joining a passionate organization that supports Canada’s audiovisual industry?

THE GIG, IN A NUTSHELL

The Administrative Assistant, Executive and Content Team Support role provides high-quality administrative assistance to the Executive Vice-President, Content Strategy and Industry Development, the Executive Vice-President, Communications, Strategies and Public Affairs and the broader Content team. The role coordinates meetings, travel, communications, documentation, program-launch activities, and departmental processes while supporting the efficient operations of the Montreal office premises. Through strong organization, attention to detail, and proactive follow-up, the position contributes to effective collaboration and the timely delivery of departmental priorities.

WHAT YOU’LL DO

Executive Support (EVPs)

• Manage calendars, appointments and travel needs for the Executive Vice-President, Content Strategy and Industry Development and Executive Vice-President, Communications, Strategies and Public Affairs, both based in Montreal

Montreal Office Support

• Administer efficient operations of the Montreal office including but not limited to:

  • Coordinating office supplies, deliveries, service providers, and facilities requests
  • Serving as an on-site contact for employees, visitors, and building management
  • Supporting meeting-room readiness and office-based events
  • Liaising with Corporate Services regarding office needs
  • Escalating facilities, health and safety, or workplace issues to the appropriate internal contact

Departmental Operations Support (Content Team)

• Organize and facilitate regular Content team meetings and interdepartmental and external meetings (e.g. CMF annual consultations), including sending save the dates, calendar invitations, booking facilities and catering booking, arranging travel, preparing meeting agendas (if required), drafting and circulating meeting minutes ensuring that action items are documented and followed up on in a timely manner, and managing all technical aspects of virtual meetings on Teams and Zoom
• Manage and keep up to date the Content team common files on SharePoint
• Create and maintain centralized databases on different decisions
• Support process management: monitor deadlines, action items and project milestones, using Monday.com platform
• Coordinate translation process through via BridgeTerm
• Second review of essential documentation such as program guidelines, press releases, financing agreements for spelling errors, redundancy, inconsistencies, in compliance with CMF terminology database (LogiTerm)
• Provide final information to the CMF webmaster for (short program summary, program deadlines, guidelines in En and FR, other applicable documentation, links to the application portal), updating program deadline page
• Collect and process invoices where needed and follow-up in collaboration with Finances.
• Establish and maintain effective relationship and communication channels among Content team members, and with colleagues from other departments
• Other duties, as necessary

WHO YOU ARE

Education

• College diploma or other post-secondary education in office administration, business administration, communications, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.

Experience

• Relevant experience in a bilingual administration / executive support role
• Supporting multiple leaders or balancing requests from multiple sources
• Working in a bilingual environment
• Coordinating meetings, travel, documentation, and deadlines
• Experience coordinating translation and bilingual document-production processes is an asset
• Experience working in a hybrid environment is an asset

Knowledge / Ability

• Exceptionally strong French-language writing and proofreading skills are essential
• Advanced proficiency in French and English, both spoken and written, is required
• Advanced proficiency with Microsoft 365, including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, and SharePoint
• Demonstrated ability to learn and use digital collaboration, project-management, document-management, and virtual-meeting tools
• Ability to use AI tools (Copilot), project management tools (e.g. Monday.com, Zoom, BridgeTerm), translation tools (e.g. LogiTerm) and DocuSign are a strong asset.
• Sound judgment and discretion
• Ability to identify when an issue should be escalated
• Excellent organizational and time management skills
• Strong communication skills with strong attention to detail
• Ability to anticipate needs and take initiative
• Ability to manage competing priorities from multiple sources
• Strong follow-through and accountability for deadlines
• Professionalism and discretion when handling confidential information
• Strong document-quality-control skills
• Ability to build effective working relationships
• Ability to work independently and collaboratively in teams
• Adaptability in a changing environment
• Service-oriented and solutions-focused approach

This position demands a proactive individual with the ability to work with multiple tasks simultaneously in a demanding and fast-paced environment. Flexibility, strong work ethic and a sense of humour are highly valued.

WHAT TO EXPECT

• A combination of remote and in-person work (hybrid arrangement), subject to operational and team needs. The successful candidate may be required to attend in-person meetings, team events, or other activities from time to time as determined by business requirements
• Manage and prioritize multiple projects with tight deadlines in a fast-paced and changing environment
• Team-centric, collaborative work environment
• Occasional travel

Equity and Transparency Statement

We are committed to a fair and transparent hiring process. We do not use AI tools to screen applicants or conduct interviews, and we welcome candidates from all backgrounds. The salary range for this position is $52,843 – $66,054 per year.

ADJOINT·E ADMINISTRATIF·VE, SOUTIEN À LA PREMIÈRE VICE-PRÉSIDENCE ET À L’ÉQUIPE DES CONTENUS

Date de début prévue : octobre 2026
Type d’emploi : permanent, à temps plein
Lieu de travail : Montréal
Heures de travail : 35 heures par semaine (horaire flexible à l’intérieur des heures normales de bureau)

DESCRIPTION DU POSTE

Le/la titulaire du poste d’adjoint·e administratif·ve, soutien à la première vice-présidence et à l’équipe des Contenus, apporte une assistance administrative de haute qualité à la première vice-présidente, Stratégie de contenu et développement de l’industrie, au premier vice-président, Communications, stratégies et affaires publiques, ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe des Contenus. Il/elle coordonne les réunions, les déplacements, les communications, la documentation, les activités liées au lancement des programmes et les processus du service, tout en veillant au bon fonctionnement du bureau de Montréal. Grâce à son sens aigu de l’organisation, à l’attention particulière portée aux détails et à un suivi proactif, il/elle contribue à la collaboration efficace et à la réalisation en temps voulu des priorités du service.

VOS FUTURES TÂCHES

Soutien à la vice-présidence

• Gérer les agendas, les rendez-vous et les besoins en matière de déplacements de la première vice-présidente, Stratégie de contenu et développement de l’industrie, et du premier vice-président, Communications, stratégies et affaires publiques, qui travaillent au bureau de Montréal.

Soutien au bureau de Montréal

• Assurer le bon fonctionnement du bureau de Montréal, notamment :

  • Coordonner les fournitures de bureau, les livraisons, les prestataires de services et les demandes relatives aux locaux;
  • Servir de point de contact sur place pour les membres du personnel, visiteurs et l’administration de l’immeuble;
  • Assurer la préparation des salles de réunion et le bon déroulement des événements organisés dans les bureaux;
  • Assurer la liaison avec les Services d’entreprise concernant les besoins du bureau;
  • Transmettre les problèmes liés aux locaux, à la santé et à la sécurité ou au lieu de travail à la personne-ressource interne concernée.

Soutien aux activités du service (équipe des Contenus)

• Organiser les réunions courantes de l’équipe des Contenus ainsi que les réunions entre plusieurs services internes et avec des parties prenantes externes (par exemple, les consultations annuelles du FMC), notamment en envoyant des invitations, en réservant les salles et le service de traiteur, en organisant les déplacements, en préparant les ordres du jour (au besoin), en rédigeant et en diffusant les comptes rendus de réunion tout en s’assurant de la bonne consignation et du suivi des mesures à prendre, et en gérant tous les aspects techniques des réunions virtuelles sur Teams et Zoom.
• Gérer et tenir à jour les dossiers communs de l’équipe des Contenus sur SharePoint.
• Créer et tenir à jour des bases de données centralisées sur les différentes décisions.
• Soutenir la gestion des processus : suivre les échéances, les mesures à prendre et les jalons des projets, à l’aide de la plateforme Monday.com.
• Coordonner le processus de traduction dans BridgeTerm.
• Effectuer une deuxième relecture des documents essentiels, tels que les Principes directeurs des programmes, les communiqués de presse et les contrats de financement, afin de détecter les fautes d’orthographe, les redondances et les incohérences, conformément à la base de données terminologique du FMC (LogiTerm).
• Fournir les informations définitives au/à la webmestre du FMC (résumé des programmes, dates limites des programmes, Principes directeurs en anglais et en français, autres documents applicables, liens vers le portail de dépôt des demandes) et mettre à jour la page des dates limites des programmes.
• Recueillir et traiter les factures au besoin, et assurer le suivi en collaboration avec le service des finances.
• Établir et entretenir des relations et des canaux de communication efficaces entre les membres de l’équipe des Contenus, ainsi qu’avec les collègues d’autres services.
• Exécuter d’autres fonctions, au besoin.

VOTRE PROFIL

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales ou autre formation postsecondaire en administration de bureau, en administration des affaires, en communications ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Expérience

• Expérience pertinente dans un poste bilingue d’appui à l’administration ou à la direction.
• Capacité à soutenir plusieurs dirigeant·es ou à coordonner des demandes provenant de diverses sources.
• Expérience de travail dans un environnement bilingue.
• Expérience en coordination de réunions, de déplacements, de documents et d’échéances.
• Expérience dans la coordination des processus de traduction et de production de documents bilingues (un atout).
• Expérience dans des environnements de travail hybrides (un atout).

Connaissances et compétences

• Compétences exceptionnellement fortes en rédaction et en relecture en français (essentiel).
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (essentiel).
• Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.
• Bon jugement et discernement.
• Capacité à déterminer quand un problème doit être transmis à un échelon supérieur.
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Fortes compétences en communication et grand souci du détail.
• Capacité à anticiper les besoins et à faire preuve d’initiative.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes de multiples sources.
• Grande rigueur dans le suivi des tâches et respect des échéances.
• Professionnalisme et discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
• Solides compétences en contrôle de la qualité des documents.
• Capacité à nouer des relations de travail efficaces.
• Capacité à travailler à la fois de façon autonome et en équipe.
• Capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution.
• Approche axée sur le service et les solutions.

Ce poste exige une personne proactive, capable de mener de front plusieurs tâches dans un milieu exigeant et au rythme soutenu. La souplesse, une solide éthique de travail et le sens de l’humour sont des qualités très appréciées.

À QUOI S’ATTENDRE

• Combinaison de travail à distance et en présentiel (mode hybride), en fonction des besoins opérationnels et de l’équipe. La personne retenue pourra être amenée à participer de temps à autre à des réunions en personne, à des activités d’équipe ou à d’autres activités, selon les besoins.
• Gestion de multiples priorités selon des délais serrés, dans un environnement qui évolue sans cesse et où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Milieu de travail axé sur le travail d’équipe et la collaboration.
• Déplacements occasionnels.

Déclaration d’équité et de transparence

Nous nous engageons à assurer un processus de recrutement juste et transparent. Nous n’utilisons pas d’outils d’IA pour présélectionner les candidats ou mener les entrevues, et nous accueillons des candidats de tous horizons. La fourchette salariale pour ce poste est de 52 843 $ à 66 054 $ par année.