Administrateur(-trice) de contrats / Contracts Administrator

Smardt Inc.; Dorval; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

SMARDT, basé à Dorval, reçoit le poste d'administrateur(-trice) de contrats pour soutenir la fonction juridique dans les régions AMER, EMEA et GAPAC, en gérant le cycle de vie des contrats et la documentation.

Vous assurerez le classement, la recherche et le maintien des dossiers, ainsi que l'appui à la facturation et aux cabinets juridiques externes.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire en droit ou administration.
• 4+ ans d'expérience en administration de contrats ou soutien juridique.
• Expérience avec un outil de gestion du cycle de vie des contrats.

Responsibilities

• Gérer le cycle de vie administratif des contrats, du reçu à l'archivage, suivi des renouvellements et des modèles.
• Trier les demandes pour identifier l'urgence, le responsable, la région, le type de contrat, la contrepartie et les renseignements requis.
• Réaliser une première révision administrative des contrats pour repérer dates clés, conditions, assurances, approbations et informations manquantes.
• Suivre l'état des contrats et relancer les parties prenantes internes pour faire progresser les dossiers.

Skills

Gestion documentaire

Classement et organisation

Suivi des dossiers

Education

Diplôme en droit/administration

Expérience équivalente

Tools

Outil CLM

Job description

En tant que pionnier mondial dans le domaine des refroidisseurs centrifuges sans huile et fort d'un portefeuille croissant de solutions de gestion thermique, SMARDT s'engage à fournir des systèmes à haut rendement et à faible consommation d'énergie pour les industries, les promoteurs immobiliers, les centres de soins de santé et les établissements d'enseignement du monde entier. Nous exploitons des sites de production aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une équipe de plus de 900 employés. En mettant l'accent sur la fiabilité, la performance et la gestion environnementale, SMARDT continue de redéfinir les normes industrielles grâce à une ingénierie de pointe et à son engagement en faveur d'un avenir plus durable.

Nous sommes à la recherche d'un(e) administrateur(-trice) de contrats

Basé(e) à Dorval, l'administrateur(-trice) de contrats fournit un soutien administratif, de coordination et de gestion documentaire à la fonction juridique dans les régions AMER, EMEA et GAPAC. Cette personne coordonne le cycle de vie des contrats, de la réception de la demande jusqu'au classement final, maintient des dossiers fiables et faciles d'accès, effectue des recherches ciblées et soutient l'administration de la facturation et des cabinets juridiques externes.

Ce que tu feras :

• Gérer le cycle de vie administratif des contrats, de la réception de la demande au classement, y compris le suivi des renouvellements, la distribution des modèles et les suivis connexes.
• Trier les demandes de révision afin d'identifier le niveau d'urgence, le responsable d'affaires, la région, le type de contrat, la contrepartie et les renseignements requis.
• Effectuer une première révision administrative des contrats afin de repérer les dates critiques, les modalités de paiement, les recours, les besoins d'assurance, les approbations requises et les renseignements manquants.
• Suivre l'état des contrats et relancer les parties prenantes internes afin de faire progresser les dossiers.

Exécution, suivi et gestion documentaire

• Tenir à jour les registres et les systèmes de rappel, et coordonner l'acheminement des signatures, le contrôle des versions et le classement des documents finaux.
• Veiller à ce que les versions entièrement signées soient enregistrées dans les dépôts appropriés et que les dossiers contractuels soient complets, accessibles et à jour.
• Maintenir les dossiers électroniques, les modèles et les documents juridiques connexes en appliquant des conventions de nommage, des structures de dossiers et des pratiques de conservation uniformes.
• Aider les équipes juridiques à retrouver les ententes et la correspondance historiques, et soutenir les projets de nettoyage documentaire et de gestion des archives.
• Soutenir la création et la mise à jour de sommaires de contrats, de guides pratiques, de listes de vérification et de documents d'orientation internes.

Recherche et veille

• Effectuer des recherches de base et surveiller les développements d'affaires, juridiques, réglementaires et sectoriels en consultant diverses sources fiables, puis préparer de courts sommaires à usage interne.
• Surveiller l'actualité pertinente, tenir un registre simple des sujets récurrents, des mises à jour et des sources consultées, et signaler les développements potentiellement importants à l'équipe juridique.
• Préparer des sommaires clairs dans le cadre de projets précis ou de revues générales.

Facturation et cabinets juridiques externes

• Soutenir le suivi des factures, vérifier leur intégralité administrative ainsi que la création des fournisseurs et les approbations requises, puis coordonner la résolution des écarts avec les finances.
• Maintenir les listes de contacts et de domaines d'expertise des cabinets externes, les lettres de mandat, les directives de facturation et les dossiers connexes.

Ce que tu apporteras :

Expérience et formation

• Diplôme collégial ou universitaire, formation en administration juridique ou de parajuriste, ou expérience équivalente.
• Au moins 4 ans d'expérience en administration de contrats, en administration juridique ou corporative, ou dans un rôle semblable de soutien aux affaires.
• Expérience avec un outil de gestion du cycle de vie des contrats ou un système de réception des demandes juridiques, un atout.

Compétences techniques et rédactionnelles

• Excellentes aptitudes en gestion documentaire, en classement, en organisation des dossiers et en suivi.
• Capacité de lire des contrats et d'en extraire les renseignements administratifs clés.
• Solides compétences en communication écrite et capacité de préparer des sommaires et de courtes notes de service clairs.