Administrateur de base - YUL

Jazz Aviation; Montreal (administrative region); On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Voyages exclusifs pour les employés

Régime d'épargne-retraite collectif (R

Job summary

Jazz Aviation LP recherche un chargé d'administration pour soutenir les Opérations aériennes et la Gestion des services en vol. Vous tiendrez les rapports à jour, distribuerez les lettres et assurerez la liaison entre les pilotes, les agents de bord et l'entreprise.

Le poste exige un diplôme, 2–3 ans d'expérience en administration, et une maîtrise d'Office. Vous devrez travailler sous pression, démontrer une excellente organisation et des compétences en communication en anglais et en français.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.
• 2–3 ans d'expérience en administration de bureau recommandés.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéances.

Responsibilities

• Tenir à jour les rapports d'absence et communiquer les mises à jour.
• Gérer les lettres et les dossiers du programme PAB et les messages du chef pilote et des gestionnaires.
• Maintenir la base de données de probation et coordonner les lettres.
• Gérer l'inventaire et la distribution des fournitures d'uniforme et du matériel de bureau.
• Intermédiaire entre les pilotes/agents et l'entreprise sur les réparations et les questions liées aux bagages.
• Coordonner le retour des biens lors du départ des pilotes et des agents de bord.
• Gérer la documentation des laissez-passer de sécurité et veiller à l'approvisionnement des salles d'équipage.
• Commander les fournitures du département et entretenir le matériel de bureau.
• Coder et transmettre les factures et dépenses au service Comptes payables (jusqu'à 1 000 $).
• Assurer le suivi avec les Comptes payables sur les questions d'etrips et de suivi des dépenses.
• Coder et transmettre les factures au destinataire approprié pour les dépenses > 1 000 $.
• Coordonner les cartes de stationnement et les clés d'accès.
• Répondre rapidement et précisément aux demandes des pilotes et des agents de bord.
• Transmettre les dossiers de formation, examens médicaux et passeports au service des dossiers des équipages.

Skills

Capacités de communication

Organisation efficace

Résolution de problèmes

Autonomie

Travail sous pression

Gestion du temps

Education

Diplôme d'études secondaires ou équivalent

Certificat ou diplôme en administration de bureau

Tools

Microsoft Office

Job description

Objectif du poste

Fournir et coordonner un soutien continu aux Opérations aériennes, à la Gestion des services en vol et aux équipages en service.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et fournir des mises à jour aux chefs pilotes et assistants chefs pilotes de base, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires des services en vol.
• Examiner les lettres du programme PAB (Programme de mieux-être lié à l'assiduité), rencontrer le chef pilote, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires des services en vol pour distribuer les lettres.
• Tenir à jour la base de données de probation des pilotes et des agents de bord et coordonner la distribution des lettres de probation.
• Entretenir, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, ailes, gilet de sécurité, etc.).
• Agir à titre d'intermédiaire entre les pilotes/agents de bord et l'entreprise concernant la réparation des casques d'écoute et des bagages.
• Coordonner avec les pilotes qui quittent l'entreprise pour s'assurer que tous les biens de la société sont retournés.
• Coordonner et autoriser la documentation relative aux laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et bien rangées.
• Responsable de la commande des fournitures pour le département.
• Entretenir le matériel de bureau.
• Responsable du codage, de la signature et de la transmission de toutes les factures et dépenses du département aux Comptes payables (jusqu'à 1 000 $).
• Agir à titre d'intermédiaire entre les Comptes payables et les pilotes pour les questions relatives aux etrips et le suivi.
• Responsable du codage et de la transmission aux personnes désignées appropriées des factures et dépenses dépassant 1 000 $.
• Coordonner, suivre et distribuer les cartes de stationnement et les clés d'accès.
• Agir comme personne-ressource pour toutes les demandes des pilotes et des agents de bord et assurer un suivi rapide et précis par courriel, téléphone ou en personne.
• Transmettre les dossiers de formation, les examens médicaux et les passeports au service des dossiers des équipages.
• Assurer le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
• Effectuer les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une importance primordiale à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients.
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications requises

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et sens de l'organisation.
• Capacité à bien travailler sous pression, à respecter les échéances et à travailler avec un minimum supervision.
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et des compétences interpersonnelles exemplaires.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Maîtrise de la langue anglaise, à l'écrit et à l'oral (doit être capable de communiquer avec des clients internes et externes anglophones à travers le pays).

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence dans les bases situées dans la province de Québec.

Qualifications préférées

• Posséder un certificat ou un diplôme en administration de bureau.
• Expérience dans l'industrie aéronautique.

Avantages de vous joindre à notre équipe primée

Profitez de programmes de voyage exclusifs pour les employés sur l'ensemble du réseau d'Air Canada, vous donnant ainsi qu'à votre famille accès à des destinations incroyables.

Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos régimes d'épargne-retraite concurrentiels soutenus par l'employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.

Bénéficiez d'un programme complet de santé et de bien-être, incluant l'assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.

À propos de Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP (Jazz) est la plus importante compagnie aérienne régionale au Canada et le principal exploitant d'Air Canada Express, reliant les gens et les collectivités à environ 70 destinations en Amérique du Nord.

Forte de plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif commun et soutenu par des programmes et des politiques qui promeuvent la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son engagement marqué envers les gens et la culture. Visitez notre page sur les prix et reconnaissances de l'entreprise pour en savoir plus sur les honneurs que nous avons reçus.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner le futur de l'aviation régionale !

Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre milieu de travail accessible et inclusif. Pour favoriser votre réussite, nous pouvons offrir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des aménagements ou des mesures de soutien pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin de soutien en matière d'accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [e-mail].

Jazz valorise la diversité et nous habilitons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des opportunités équitables d'emploi et d'avancement professionnel et nous travaillerons continuellement pour créer des environnements de travail inclusifs et accessibles afin de maximiser le potentiel individuel ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les communautés que nous servons.