Adjointe administrative / Administrative Assistant

Clyde & Co; Montreal; Hybrid; CAD 40,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique recherche un adjoint administratif pour soutenir une équipe d'avocats. Ce rôle hybride implique des tâches variées, allant de la facturation à l'accueil des clients. Vous ferez partie d'un cabinet d'avocats mondial engagé envers la diversité et l'inclusion, offrant un environnement de travail stimulant. Si vous avez un sens aigu de l'organisation et un excellent bilinguisme, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe où votre contribution sera valorisée et où vous pourrez évoluer professionnellement.

Qualifications

• 3 ans d'expérience dans un environnement juridique ou de services professionnels.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et respecter des délais serrés.

Responsibilities

• Assistance dans les tâches de facturation et envoi de factures aux clients.
• Gestion des appels entrants et accueil des visiteurs à la réception.

Skills

Bilinguisme français-anglais

Microsoft Office

Compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Confidentialité

Education

Diplôme en secrétariat

Formation en bureautique

Tools

Chrome River Invoice

iManage

Box

Job description

Description

Service: Services de bureau

Lieu: Montréal

Titre de poste: adjoint·e administratif·ve

Relève de: Gestionnaire, Services de bureau (Canada)

Votre rôle

L'adjoint·e administratif·ve soutient un groupe d'avocat·e·s et d'adjoint·e·s juridiques en effectuant des tâches non juridiques. Le ou la titulaire du poste fera partie de l'équipe de ressources en soutien administratif au Canada (AART Canada). Le poste est hybride, impliquant de remplacer la personne à la réception et d'effectuer des tâches liées aux Services de bureau.

Il s'agit d'un poste admissible aux heures supplémentaires nécessitant une présence au bureau de Montréal 5 jours par semaine.

Vos responsabilités

1. Assistance dans les tâches de facturation liées à un important client du cabinet.
2. Envoi de factures aux clients.
3. Rédaction d'écrans éthiques.
4. Préparation de rapports de dépenses.
5. Traitement des factures dans Chrome River Invoice.
6. Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès.
7. Remplacement à la réception pendant les pauses et les congés.
8. Gestion et transferts des appels entrants à la réception; transfert des courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle.
9. Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs à la réception; réponse à leurs questions.
10. Organisation de documents électroniques dans iManage.
11. Préparation et envoi de documents via le logiciel Box.
12. Assistance aux services de reprographie.
13. Réservation de sténographes officiels.
14. Toutes autres tâches connexes, au besoin.

Vos compétences et votre expérience

1. Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d'expérience.
2. Au moins 3 années d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un environnement de services professionnels.
3. Bilinguisme français-anglais, à l'oral comme à l'écrit, essentiel.
4. Excellente connaissance de Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
5. Grande rigueur et souci du détail.
6. Intérêt pour le travail avec les chiffres, les tableurs, la facturation et les tâches administratives associées.
7. Compétences organisationnelles et de gestion des priorités éprouvées.
8. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et respecter des délais serrés.
9. Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec concentration.
10. Communication professionnelle et interaction avec tous les membres du personnel.
11. Sens de l'autonomie et esprit d'équipe.
12. Respect de la confidentialité.
13. Maîtrise des logiciels informatisés et aptitude à apprendre de nouveaux outils.

Notre cabinet

Clyde&Cie est un cabinet d'avocats mondial, spécialisé dans le commerce international et les activités commerciales, offrant une gamme complète de services juridiques litigieux et non litigieux.

Engagé pour la diversité, l'inclusion, la responsabilité sociale et environnementale, le cabinet compte plus de 490 associés, 2400 avocats, 3200 professionnels du droit et 5500 membres dans plus de 60 bureaux à l'international.

Nos valeurs

• Travailler dans l'unité
• Excellence avec les clients
• Célébrer la diversité
• Agir avec audace

Compétences en services administratifs

Clyde&Cie valorise le développement professionnel, avec des compétences axées sur l'excellence technique, la gestion d'équipe, la relation client, la qualité de service et l'efficacité personnelle. La description de poste peut être modifiée selon les besoins.