Adjoint(e) exécutif(ve) - Valserv

Valnet; Montreal; On-site; CAD 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé

Repas sur place

Remboursement abonnement de mise en / 

Bonifications de performance

Job summary

Valserv, une agence montréalais, recherche un adjoint exécutif dynamique pour soutenir la direction dans des projets variés et confidentiels. Vous anticiperez les besoins, ferez preuve d’un esprit critique et proposerez des solutions avec professionnalisme.

Idéalement vous avez 3 à 7 ans d’expérience en support à la haute direction, maîtrisez PowerPoint/Google Slides et savez coordonner déplacements et événements. Déplacements fréquents en voiture et discrétion assurée.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs priorités avec précision et rapidité.
• Maîtrise de PowerPoint et Google Slides pour des présentations professionnelles.
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations sensibles.
• Aisance à travailler en autonomie et en équipe.

Responsibilities

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, incluant vols et hébergements.
• Planifier et organiser des événements corporatifs (QBR et sommets).
• Préparer et peaufiner des présentations et du matériel de réunion.
• Acheter des fournitures et gérer les achats et les rapports de dépenses.
• Soutenir la gestion immobilière et coordonner les contrats avec fournisseurs.
• Développer des relations avec les fournisseurs et négocier les termes.
• Coordonner les réunions, prendre des notes et assurer le suivi des actions.
• Effectuer des recherches et trouver des ressources pour projets spéciaux.

Skills

Organisation exceptionnelle

Gestion multitâche

Négociation

Discrétion

Autonomie

Travail en équipe

Tools

PowerPoint

Google Slides

Job description

Qui Sommes-nous

Valserv est une entreprise montréalaise qui soutient la croissance et les activités de marques numériques bien établies, dont Military.com et Fastweb. Nos entreprises mettent des millions de personnes en contact avec de l’information, des ressources et des occasions fiables dans les domaines de la vie militaire, de l’éducation et de la carrière. Nous réunissons des équipes dédiées à chaque marque et une expertise partagée en technologie, en opérations et en stratégie d’affaires. Nous nous concentrons sur le renforcement de nos marques, l’investissement dans nos gens et l’utilisation de la technologie pour mieux servir les communautés qui comptent sur nous.

L’opportunité

Valserv est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) dynamique qui soutiendra la direction dans une grande variété de projets corporatifs et spéciaux. La personne retenue fera preuve d’autonomie. Le poste exige la capacité d’anticiper les besoins, de faire preuve d’esprit critique et de proposer des solutions avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité. Les candidat(e)s doivent être confiant(e)s, posé(e)s, brillant(e)s et décidé(e)s, et posséder de solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.

Ce Que Vous Ferez

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, incluant les vols, l’hébergement et les itinéraires, et s’adapter rapidement aux changements.
• Planifier et organiser des événements corporatifs tels que les revues trimestrielles (QBR) et les sommets, du choix des lieux et des fournisseurs jusqu’à l’ordre du jour et la logistique le jour même.
• Préparer et peaufiner des présentations et du matériel de réunion.
• Acheter des fournitures et de l’équipement pour l’équipe, et gérer les achats, les factures et les rapports de dépenses.
• Soutenir les activités de gestion immobilière : visiter des propriétés, y acheter des articles et coordonner les contrats avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les prestataires de services.
• Développer des relations avec les fournisseurs et négocier les prix et les modalités.
• Coordonner les réunions, prendre des notes détaillées et assurer le suivi des actions à mener.
• Effectuer des recherches et trouver des ressources pour des projets spéciaux selon l’évolution des priorités.

Qualifications

• De 3 à 7 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) exécutif(ve), de gestionnaire de bureau ou de responsable administratif(ve), idéalement en soutien à la haute direction.
• Une attitude humble et une volonté de mettre la main à la pâte : aucune tâche n’est trop grande ni trop petite.
• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités importantes dans des délais serrés.
• Aisance à négocier avec des fournisseurs, des entrepreneurs et des prestataires.
• Excellente maîtrise de PowerPoint / Google Slides.
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement de l’information confidentielle.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Permis de conduire valide (le poste implique des déplacements fréquents en voiture et des visites de propriétés).

Avantages

• Assurance collective complète (santé, dentaire et vision).
• Repas, collations et café de qualité offerts quotidiennement sur place.
• Programme de remboursement d’abonnement de mise en forme.
• Structure de rémunération compétitive incluant bonis de performance.