Adjoint(e) exécutif(ve) au président et chef de la direction

Novacap Management Inc.; Brossard; Hybrid; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Novacap est à la recherche d’un adjoint exécutif pour soutenir le président et chef de la direction au quotidien, en gérant l’agenda et en assurant une coordination efficace des priorités et des engagements.

Vous rédigerez et réviserez des communications en français et en anglais, coordonnerez réunions et déplacements, et assurerez un haut niveau de discrétion et de professionnalisme dans un environnement transfrontalier.

Qualifications

• Expérience significative en soutien exécutif auprès d’un membre de la haute direction.

Responsibilities

• Gérer l’agenda professionnel et personnel du président et chef de la direction, prioriser les demandes et ajuster la planification.

Skills

Soutien exécutif

Gestion d'agenda

Organisation

Communication bilingue

Confidentialité

Proactivité

Service interne

Microsoft 365

Education

Bureautique/Administration

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Adjoint(e) exécutif(ve) au président et chef de la direction

Avec plus de 16 milliards de dollars canadiens d’actifs sous gestion et des bureaux à Montréal, à Toronto et à New York, Novacap est un chef de file nord-américain dans le domaine du placement privé et possède un historique de longue date de partenariats avec des entrepreneurs et des équipes de direction en vue de bâtir des entreprises chefs de file dans leur marché.

Ce que vous ferez

Novacap est à la recherche d’une personne de confiance pour soutenir le président et chef de la direction dans la gestion de ses activités professionnelles et personnelles. Grâce à votre organisation, votre jugement et votre discrétion, vous facilitez son quotidien en anticipant ses besoins et en assurant une coordination efficace de ses priorités et de ses engagements.

• Gérer l’agenda professionnel et personnel du président et chef de la direction, prioriser les demandes et ajuster la planification selon les imprévus.
• Assurer le suivi des courriels, des appels et de la correspondance, ainsi que rédiger et réviser des communications en français et en anglais.
• Coordonner les réunions de bout en bout (salles, équipements, repas, participants, ordres du jour), préparer les documents et assurer le suivi des décisions et des échéances.
• Coordonner les rendez-vous, les démarches administratives, les fournisseurs et les comptes de dépenses, ainsi que certaines activités personnelles du président et chef de la direction.

Déplacements, événements et relations d’affaires

• Organiser les déplacements professionnels et personnels, y compris les réservations, les itinéraires et les changements de dernière minute.
• Coordonner les inscriptions aux événements externes ainsi que les dons et les commandites.
• Coordonner avec l’équipe des communications les présences publiques du président et chef de la direction.
• Entretenir les relations d’affaires : suivi des contacts, accueil des visiteurs et repas d’affaires.

Ce que vous apporterez

Vos compétences, vos connaissances et vos expériences sont ce qui vous distingue.

• Une expérience significative en soutien exécutif auprès d’un membre de la haute direction, idéalement combinant soutien professionnel et personnel.
• Une formation en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe, ou une expérience équivalente.
• De solides capacités d’organisation et une aptitude à gérer plusieurs priorités avec rigueur et autonomie.
• De l’aisance à échanger avec des dirigeants, des membres de conseils, des investisseurs et des partenaires.
• Un sens aigu de la confidentialité, autant pour les dossiers d’affaires que pour la sphère personnelle.
• De la proactivité, de la souplesse et un vrai sens du service.
• Une bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.
• Disponibilité pour des déplacements occasionnels, sur demande, vers nos bureaux de Toronto et de New York.
• La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise, compte tenu de nos activités transfrontalières et de nos collègues partout au Canada et aux États-Unis.

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