Adjoint(e) de direction

Fédération québécoise des municipalités (FQM); Quebec; On-site; CAD 50,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Assurances collectives (dentaire et oç

Job summary

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) recherche un adjoint(e) de direction afin de soutenir la direction générale et les directeurs généraux adjoints dans leurs mandats quotidiens. Le poste requiert une présence au bureau et une gestion rigoureuse des priorités, des documents et des réunions.

Vous collaborerez étroitement avec la responsable de la conformité pour les réunions de gouvernance et contribuerez à la rédaction de procès-verbaux et à la mise à jour des politiques

Qualifications

• DEC en technique bureautique, administrative ou domaine connexe.
• Formation en secrétariat juridique est un atout.
• 5 à 8 ans d’expérience pertinente à la fonction.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office pour produire des documents professionnels.
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail, capacité à gérer plusieurs priorités.
• Discrétion, jugement et sens de la confidentialité, bonnes habiletés relationnelles et de communication.
• Autonomie, proactivité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Apporter un soutien administratif et organisationnel à la direction générale et aux directeurs généraux adjoints.
• Collaborer avec la responsable de la conformité pour les réunions des comités et instances de gouvernance.
• Rédiger et mettre à jour des documents administratifs et juridiques; préparer procès-verbaux.
• Organiser réunions, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions.
• Gérer les priorités et les informations confidentielles liées aux dossiers de direction.
• Assurer occasionnellement le remplacement de l’agente à l’accueil.

Skills

Français écrit et oral

Organisation excellente

Discrétion et confidentialité

Communication efficace

Autonomie et proactivité

Education

DEC en technique bureautique / secrétariat

Tools

MS Office

Job description

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d’offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales.

Nous sommes donc à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour supporter la responsable de la conformité et les directeurs généraux adjoints dans leurs quotidiens.

Ce poste s’exerce principalement en présentiel et requiert une présence au bureau d’au moins quatre (4) jours par semaine.

TON QUOTIDIEN À LA FQM

La FQM connait une croissance soutenue depuis plusieurs années avec des défis stimulants et des occasions uniques à saisir. À titre d’adjoint(e) de direction, tu contribueras à fournir un soutien de haut niveau administratif, organisationnel et confidentiel à la direction générale de la FQM. Tu travailleras en étroite collaboration avec la responsable de la conformité dans la préparation des différentes réunions des comités et de différentes instances. De plus, tu effectueras diverses tâches administratives afin d’appuyer l’équipe de gestion dans ses nombreux mandats.

LE RÔLE QUI T’ATTEND

• Appuyer les directeurs généraux adjoints dans la réalisation de différents mandats, projets, suivis de dossiers et de rencontres.
• Supporter et collaborer avec la personne responsable de la conformité dans l’organisation, la préparation et les suivis de l’ensemble des activités sous sa responsabilité en relation avec les différentes instances de gouvernance.
• Collaborer à la mise à jour des différentes politiques administratives et à la rédaction de procès-verbaux.
• Collaborer à l’organisation et participer aux activités de visibilité de la Fédération tels que congrès et colloques.
• Organiser des réunions, préparer des ordres du jour et rédiger des comptes rendus tout en assurant également le suivi des actions découlant des rencontres.
• Préparer, corriger et mettre en page des documents, contrats, ententes et autres documents juridiques ou administratifs.
• Assurer une gestion rigoureuse des priorités, des échéanciers et des informations confidentielles liées aux dossiers de la direction générale.
• Assurer, à l’occasion et selon les besoins, le remplacement de l’agente à l’accueil.

POURQUOI TE JOINDRE À NOUS?

Ce qui nous distingue :

• Rémunération concurrentielle
• Régime d’assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire
• Régime de retraite avec participation de l’employeur (5 % employeur; 5 % employé), flexible et adapté à ton avenir grâce aux options REER, CELIAPP ou une combinaison des deux
• Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en fonction
• Banque de 6 congés personnels
• Congés payés entre Noël et le jour de l’An
• 13 journées fériées par année

Et plus encore :

• Un horaire de travail estival condensé te permettant de terminer plus tôt le vendredi (selon le poste)
• Activités sociales et sportives
• Programme de reconnaissance pour souligner les évènements professionnels et personnels importants
• Accès à de la formation continue, notamment grâce à notre portail de formation pour les employés
• Un environnement collaboratif riche en expertises diversifiées

LE PROFIL QU’ON RECHERCHE

• DEC en technique bureautique, administrative ou autre domaine connexe.
• Formation en secrétariat juridique, un atout.
• 5 à 8 ans d’expérience pertinente à la fonction.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la production de documents professionnels.
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail, avec une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Discrétion, jugement et sens de la confidentialité, combinés à de fortes habiletés relationnelles et de communication.
• Autonomie, proactivité et capacité d’adaptation, avec aisance à gérer les imprévus et les dossiers complexes dans un environnement dynamique.

*Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.