Adjoint(e) de direction

Société du parc Jean-Drapeau; Montreal (administrative region); On-site; CAD 59,000 - 74,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux complets

Accès gratuit aux installations sporti

Mode hybride de travail

Accès LinkedIn Learning illimité

Job summary

La Société du parc Jean-Drapeau recherche un adjoint(e) de direction pour fournir un soutien administratif et opérationnel à la direction. Vous assurez la coordination des activités, la gestion des priorités et le suivi des dossiers stratégiques, soutenant la prise de décision du gestionnaire et facilitant la communication avec les équipes internes et externes.

Le rôle nécessite une excellente organisation, une maîtrise du français et une capacité à travailler sous pression, avec un accent sur

Qualifications

• Diplôme collégial en bureautique ou domaine pertinent.
• 5+ années d’expérience adjointe à la direction ou poste similaire.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office / M365.
• Connaissances des plateformes collaboratives (SharePoint, Adobe).
• Excellente prise de notes, rédaction et révision de textes.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; connaissance fonctionnelle de l’anglais (atout).

Responsibilities

• Prioriser les dossiers selon les urgences et assurer suivis et rappels.
• Assister les équipes dans tâches administratives et opérationnelles.
• Organiser les activités administratives: rédaction, rapports, gestion de dossiers, réunions, appels et agenda.
• Préparer les réunions: ordre du jour, documents, comptes rendus.
• Soutenir ou suppléer les adjoints dans l’organisation de réunions et comités; transmettre convocations et informations.
• Veiller à l’uniformité et à la justesse des informations dans tous les documents.
• Entrer les données nécessaires au bon déroulement des activités.
• Maintenir la confidentialité des informations.
• Suivre les projets et les rappels; mises à jour des dossiers.
• Aider à l’organisation d’événements et à la gestion documentaire numérique (SharePoint/Teams).

Skills

Discrétion & diplomatie

Organisation & rigueur

Gestion multiple dossiers

Maîtrise du français (oral & écrit)

Anglais (fonctionnel, atout)

Education

DEC en bureautique

Tools

SharePoint

Adobe

Microsoft Office / M365

Job description

TRAVAILLER AU PARC, c’est contribuer à la transformation du plus grand parc insulaire de Montréal tout en bénéficiant d’un environnement de travail unique!

Le parc Jean-Drapeau est un lieu incomparable au Canada, qui offre à ses visiteurs une expérience inédite ainsi qu’une diversité de paysages et d’installations. Nous sommes fiers de mettre en œuvre une série d’initiatives et de grands projets visant

à réaliser sa transition écologique, valoriser son riche patrimoine et créer des expériences enrichissantes pour ses usagers.

Travailler au parc, c’est…

• Bénéficier d’une gamme complète d’avantages sociaux (vacances, congés mobiles maladie, mieux-être, assurances et REER collectifs);
• Évoluer dans un environnement de travail unique, en plein cœur d’un parc urbain emblématique, hôte d’Expo 67 et des Jeux olympiques de 1976;
• Concilier le travail et la famille, grâce à un horaire de 35 heures par semaine;
• Profiter d’un accès gratuit aux installations sportives (plage Jean-Doré, Complexe aquatique, salle de musculation), avec la possibilité d’assister aux grands évènements se déroulant sur le site;
• Partager votre temps entre votre domicile et le bureau avec un travail en mode hybride;
• Contribuer au bien commun, à la transition écologique et à l’innovation
• en gouvernance;
• Continuer de parfaire ses connaissances grâce à un accès illimité à une plateforme d’apprentissage en ligne (LinkedIn Learning);
• Bénéficier d’un accès facile au parc, situé à 5 minutes du centre-ville de Montréal
• et accessible notamment en transport collectif ou en voiture.

Sommaire de l’emploi

L’adjoint(e) de direction apporte un soutien administratif et opérationnel à la direction. Il ou elle assure la coordination des activités, la gestion des priorités, le suivi des dossiers stratégiques et le soutien à la prise de décision du gestionnaire. Le ou la titulaire du poste joue un rôle clé dans la fluidité des communications, la coordination des intervenants internes et externes ainsi que le respect des échéanciers de la direction.

Responsabilités

• Prioriser les dossiers en fonction des urgences, faire les suivis et les rappels nécessaires;
• Assister les membres des équipes dans les tâches administratives et opérationnelles;
• Organiser les activités administratives et en assumer l’exécution, notamment: rédaction et suivi de diverses correspondances, production de rapports, gestion de dossiers, planification de réunions, prises et suivi des appels téléphoniques et mise à jour de l’agenda du ou de la gestionnaire;
• Prendre en charge l’organisation logistique des rencontres d’équipe: ordre du jour, préparation des documents pertinents et rédaction des comptes rendus;
• Assister ou suppléer ses collègues adjoint(e)s de direction dans l’organisation de différentes réunions, comités ou autres : transmettre les convocations, rechercher et colliger les informations pertinentes. Au besoin, préparer les documents, ordres du jour et les comptes rendus si nécessaires et exécuter les suivis appropriés auprès de tout autre service interne ou externe;
• Porter une attention particulière à l’uniformisation et à la justesse de l’information figurant dans les différents documents émis par l’organisation;
• Effectuer l’entrée de données nécessaires au bon déroulement des activités de la direction;
• Assurer la confidentialité des informations et des documents qui lui sont confiés;
• Contribuer au suivi des divers projets en cours et effectuer les rappels appropriés;
• Effectuer les diverses mises à jour des dossiers qui lui sont confiés par les membres de l’équipe;
• Assister les membres de l’équipe dans l’organisation d’activités ou d’événements corporatifs;
• Assurer la gestion documentaire et l’optimisation des espaces collaboratifs numériques (SharePoint, Teams et autres plateformes organisationnelles).
• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans tout autre domaine pertinent. Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente peut être considérée;
• Avoir un minimum d’expérience de cinq (5) années à titre d’adjointe à la direction ou dans un poste à responsabilités similaires;
• Maîtriser la suite Microsoft Office ou M365;
• Posséder des très bonnes connaissances des plateformes collaboratives, notamment SharePoint et Adobe;
• Avoir une excellente habileté en prise de notes, en rédaction et en révision de textes;
• Avoir une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Posséder une connaissance fonctionnelle de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (un atout).

Profil recherché

• Faire preuve de discrétion, d’entregent et de diplomatie;
• Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur, ainsi qu’une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Posséder un grand souci du détail et de la qualité du travail;
• Démontrer une habileté à travailler sous pression dans le respect des échéanciers;
• Faire preuve d’autonomie, de fiabilité et de prise d’initiative;
• Posséder une capacité d’écoute, d’esprit d’équipe et d’entraide;
• Faire preuve d’un bon sens de l’anticipation et d’une approche proactive dans la gestion des priorités et des imprévus;
• Démontrer une aptitude à mobiliser et à coordonner efficacement les différents intervenants, en favorisant la collaboration et l’atteinte d’objectifs communs.

Le salaire est établi selon les qualifications et l’expérience. L’échelle salariale du poste est de 58 992 $ à 73 740$.

Pour les études effectuées hors du Québec, veuillez fournir l’évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l’Immigration de la Francisation et de l’Intégration. Constituée par la Ville de Montréal, la Société du parc Jean-Drapeau a pour mission de conserver, d’aménager, de mettre en valeur et de développer ce grand parc urbain public, de veiller à la saine cohabitation des activités qui s’y déroulent et d’assurer sa pérennité pour les générations actuelles et futures.

La Société du parc Jean-Drapeau souscrit pleinement au principe d’égalité en emploi.

Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

La période d’affichage est du 4 au 18 septembre 2026