Adjoint(e) exécutif(ve) aux élu(e)s (Arrondissement Sud-Ouest)

Ville de Montréal; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 61,000 - 77,000; Full time

Job summary

Ville de Montréal recherche un Adjoint(e) exécutif(ve) aux élu(e)s pour soutenir le cabinet de l’arrondissement Sud-Ouest. Vous gérerez l’agenda, coordonnerez les rendez-vous et assurerez une coordination administrative rigoureuse afin d’optimiser les activités du cabinet.

Le poste exige 4 années d’expérience, une excellente maîtrise du français et une connaissance avancée de la suite Microsoft 365; environnement municipal exige diplomatie et discrétion.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou équivalent
• Expérience pertinente de 4 années dans un rôle soutenu
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
• Autonomie et sens de l’initiative
• Gestion efficace des priorités et rigueur
• Diplomatie, discrétion et professionnalisme

Responsibilities

• Gérer l’agenda et les demandes de la mairesse, coordonner les rendez-vous et optimiser l’emploi du temps.
• Planifier et coordonner les rencontres, événements et déplacements du cabinet; assurer le suivi des engagements.
• Préparer et mettre en forme documents administratifs, notes de breffage, présentations et correspondances.
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage des dossiers du cabinet.

Skills

Autonomie et initiative

Gestion des priorités

Rigueur et souci du détail

Diplomatie et discrétion

Excellente maîtrise du français

Education

DEP en secrétariat ou équivalent

DEC en bureautique ou domaine pertinent

Tools

Microsoft 365

CRM

Tableau de bord & outils CRM

Job description

Consultation de l'offre d'emploi numéro: SO-26-TEMP-216880-44281

Titre d'emploi Adjoint(e) exécutif(ve) aux élu(e)s (Arrondissement Sud-Ouest)

Organisation Arrondissement du Sud-Ouest

Destinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes

Type d'emploi à pourvoir Emploi temporaire

Période d'inscription Du 3 au 14 septembre 2026

Salaire

Échelle salariale (2026) : 61 390 $ à 76 744 $ | Classe FM-01

Avis de modification

Catégorie d'emploi: Cadre-conseil RH

Horaire: 37.5 heures/semaine | La présence à la mairie de l'arrondissement est requise et le télétravail est autorisé au besoin. Prendre note que les horaires peuvent être prolongés afin de répondre aux besoins opérationnels.

Ce processus pourrait servir à pourvoir d’autres postes de cet emploi ou de la même famille d’emplois dont le profil recherché est similaire, de l’arrondissement Sud-Ouest.

Le poste à l'interne se nomme: Chargé(e) de secrétariat

L’arrondissement du Sud-Ouest est à la recherche d’une personne de confiance pour soutenir de la mairesse et de l'équipe du cabinet. Elle contribuera à la réalisation des priorités du cabinet en assurant une coordination administrative rigoureuse et un soutien efficace au bon déroulement des activités.

En tant qu'employé(e) de la Ville de Montréal, ce poste offre l'opportunité de fournir le soutien administratif essentiel et non partisan au travail de la mairesse et des élu(e)s de l'arrondissement et vous permettra de faire une différence significative dans l'administration municipale montréalaise.

Votre mandat

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l'arrondissement et sous la responsabilité fonctionnelle de la mairesse et du directeur de cabinet, vous agissez comme un pivot administratif et organisationnel du cabinet.

Par votre sens de l’organisation, votre capacité à anticiper les besoins et votre tact, vous coordonnez les activités administratives, optimisez les méthodes de travail et contribuez directement à l'efficacité des opérations et à la qualité des services offerts aux citoyen(enne)s, aux partenaires et aux collaborateur(trice)s. Plus spécifiquement :

Soutien exécutif de la mairesse

• Gérer les courriels, les demandes et l’agenda de la mairesse, coordonner les rendez-vous et veiller à l’optimisation de son emploi du temps.

Coordination administrative des activités du cabinet

• Assurer la gestion proactive des priorités, des dossiers, des demandes, des échéanciers et des suivis du cabinet en fonction des priorités établies;
• Planifier et coordonner les rencontres, événements, comités, déplacements et activités de représentation ainsi qu’effectuer le suivi des engagements entre les différentes parties prenantes;
• Agir comme personne-ressource auprès des personnes élues, des directions, de l’administration municipale et des partenaires afin d’assurer une coordination efficace des dossiers.

Gestion de l’information, des communications et amélioration continue

• Faire le traitement et le suivi des demandes citoyennes, des communications et des requêtes adressées au cabinet;
• En collaboration avec l’équipe du cabinet, préparer, réviser et mettre en forme divers documents administratifs, notes de breffage, présentations et correspondances;
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage des dossiers et des communications du cabinet;
• Contribuer à l'amélioration continue des processus, des méthodes de travail et des outils numériques collaboratifs afin d'assurer un environnement de travail efficace et une coordination optimale des activités.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat, soutien administratif ou diplôme d'études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou autre domaine jugé pertinent
• 4 années d’expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment dans un contexte de travail soutenu nécessitant agilité, jugement et gestion de multiples priorités
• Excellente maîtrise du français oral et écrit, habileté reconnue en rédaction
• Autonomie et sens de l’initiative
• Excellente gestion des priorités, rigueur et souci du détail
• Diplomatie, discrétion et professionnalisme
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, Planner, Copilot) et gestion de base de données de type CRM et tableau de bord
• Connaissance des structures et du fonctionnement des instances municipales et de l’arrondissement du Sud-Ouest (un atout)

Ces exigences pourraient être adaptées au besoin.

Ce poste relève de l’Administration de la Ville, il est contractuel et non politique.

• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public.

En postulant, je consens à ce que le Service des ressources humaines et des communications utilise mes données personnelles à des fins de recrutement et conformément à sa Politique de confidentialité .

Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation.

La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande.

Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!

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