Adjoint.e de direction

MEQ - Manufacturiers & Exportateurs du Québec; Montreal; Hybrid; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Centre-ville Montréal

Hybride : 2 jours au bureau/semaine

Été aménagé – vendredis après-midi Lib

3 semaines de vacances

Allocation cellulaire

Gym sur place

Job summary

Manufacturers et Exportateurs du Québec (MEQ) recherche un adjoint.e de direction pour soutenir la présidente-directrice générale et la vice-présidente de MEC. Vous gérerez l’agenda, les courriels et la coordination entre les services, tout en assurant la préparation des documents et des réunions en personne et hybrides.

Vous apporterez une forte expérience en administration, une excellente rédaction et d’étroites capacités relationnelles pour soutenir la haute direction et les instances du

Qualifications

• Excellentes compétences en rédaction de procès-verbaux.
• Maîtrise du français écrit; l’anglais est un atout.
• Gestion de l’agenda et de la correspondance de la présidente-directrice générale.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à prioriser.
• Organisation et discrétion au quotidien.

Responsibilities

• Soutien administratif de haut niveau auprès de la présidente-directrice générale, gestion de son agenda et de sa correspondance.
• Rédaction des courriels et lettres destinés aux interlocuteurs internes et externes.
• Collaboration avec les équipes de MEC pour assurer cohésion et communication entre les vice-présidences.
• Planification des rencontres du conseil, suivi et préparation de la documentation.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau et coordonner les activités d’équipe.

Skills

Administration

Rédaction de procès-verbaux

Communication

Gestion du temps

Organisation

Discrétion

Education

Certificat en administration des affaires ou en bureautique

Formation universitaire souhaitée ou expérience équivalente

Sept ans d’expérience en adjoint.e de direction

Secrétaire de séance d’un conseil d’administration

Job description

Manufacturiers et Exportateurs du Québec (MEQ) est une association d’affaires dédiée à la croissance du secteur manufacturier québécois.

MEQ représente les intérêts de ses membres et les accompagne dans leurs enjeux liés à la main-d’œuvre, l’innovation, l’exportation et la décarbonation. MEQ fait aussi partie de Manufacturiers et Exportateurs du Canada, la plus grande association commerciale et industrielle au pays fondée en 1871.

Chez MEQ, on se soucie des gens qu’on accompagne. Le service aux membres est ce qui guide notre travail : on met notre expertise et notre réseau à contribution pour que les entreprises manufacturières du Québec puissent se développer et rester compétitives. C’est un secteur qui nous tient à cœur, et on aime y contribuer.

Le poste

Sous l’autorité de la présidente-directrice générale de MEQ et de la vice-présidente de MEC, l’adjoint.e de direction :

Soutien à la présidence

• Assure un soutien administratif de haut niveau et de nature confidentielle auprès de la présidente-directrice générale, notamment en ce qui concerne la gestion de son agenda et de sa correspondance
• Rédige les courriels et lettres destinés aux interlocuteurs internes et externes
• Collabore avec les équipes de MEC pour assurer la cohésion et la communication entre les vice-présidences

Planifie les rencontres du conseil, assure les suivis et coordonne la préparation de la documentation

Vie d’équipe et opérations

• Veille au bon fonctionnement quotidien du bureau
• Coordonne les activités et les rencontres d’équipe, notamment la préparation des ordres du jour, la prise de notes et la préparation du matériel requis pour les rencontres en personne
• Supervise l’accueil et l’intégration des nouveaux employés, en collaboration avec la haute direction de MEQ et les ressources humaines de MEC.

Représentation

• Appuie les directrices et directeurs de MEQ dans leurs activités de représentation, notamment en coordonnant les rencontres, en planifiant les déplacements et en assurant les suivis nécessaires
• Soutient la présidence dans ses activités de représentation, avec possibilité de déplacements occasionnels
• Contribue à l’amélioration des processus liés aux activités de représentation

Qualifications requises

Ce poste exige d’excellentes compétences en administration, en rédaction de procès-verbaux, en communication, en gestion du temps et en organisation, ainsi qu’un grand sens de l’initiative, de la discrétion, de la diplomatie, de la flexibilité, de l’intégrité et du jugement.

Formation et expérience

• Certificat en administration des affaires ou en bureautique
• Formation universitaire souhaitée ou expérience équivalente
• Minimum de sept ans d’expérience à titre d’adjoint.e de direction
• Expérience à titre de secrétaire de séance d’un conseil d’administration

Compétences professionnelles

• Excellente maîtrise de la rédaction de procès-verbaux
• Excellente maîtrise du français écrit
• Maîtrise de l’anglais, un atout
• Excellentes aptitudes en communication orale et en relations interpersonnelles
• Aptitude à classer, archiver et retrouver les documents et les documents de référence

Savoir-être et aptitudes

• Capacité à établir des priorités, à gérer plusieurs tâches simultanément et à composer avec des priorités changeantes, des besoins et des échéances modifiés fréquemment
• Capacité à établir et à maintenir des relations professionnelles positives avec la haute direction, les membres du conseil d’administration, le personnel, les membres de l’organisation et les autres parties prenantes
• Extrême rigueur et grand sens de l’organisation
• Bon jugement et discrétion dans le traitement des informations confidentielles
• Agilité et ouverture au changement

Conditions de travail et avantages

• Bureau au centre-ville de Montréal
• Télétravail en mode hybride : présence au bureau obligatoire 2 jours par semaine
• Horaire d’été aménagé, avec les vendredis après-midi libres
• 3 semaines de vacances, en plus de la fermeture du bureau pendant la période des fêtes
• Allocation pour frais de cellulaire
• Accès à un gym dans les bureaux