Adjoint(e) de direction

Promutuel; Longueuil; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Promutuel Assurance recherche un(e) adjoint(e) de direction pour gérer les opérations administratives au sein des bureaux de Québec ou Longueuil. Le candidat idéal possède un DEC en bureautique, une expérience significative et une maîtrise des outils technologiques comme la suite Office. Ce poste offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique, tout en soutenant un vice-président dans ses activités administratives.

Benefits

Horaire flexible

Congés mobiles

Assurance collective

Service de télémédecine

Régime de retraite

Activités sociales

Qualifications

• Posséder un minimum de 10 ans d’expérience.
• Excellente connaissance de la langue française.
• Excellente connaissance des technologies (télé-présence, appels-conférences).

Responsibilities

• Assurer l’organisation et le suivi de l’agenda du vice-président.
• Préparer l’ordre du jour de certaines réunions et comités.
• Coordonner l’organisation de réunions d’équipe.

Skills

Organisation

Gestion du stress

Initiatives

Discrétion

Planification

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique

Tools

Suite Office

Job description

Être au cœur de ce que vous faites le mieux

Trouvez des défis stimulants et libérez votre véritable potentiel. Évoluez dans un milieu de travail authentique où règne un esprit d’équipe hors du commun. Chez Promutuel Assurance, l’humain, de nos équipes aux personnes que l’on assure, influence chaque décision. Ne cherchez plus, un emploi passionnant et un quotidien motivant vous attendent LÀ.

Vous exercerez votre rôled'adjoint(e) de direction à l'un de nos bureaux,situés à Québec ou Longueuil, pour Promutuel Assurance.

L’adjoint(e) de direction assure la gestion des opérations administratives de sa vice-présidence - Actuariat et Intelligence d'affaires,tout en coordonnant et gérant avec un minimum de supervision les activités administratives de sa vice-présidence, notamment celles qui concernent la planification, l’établissement du calendrier, la gestion de la documentation et des communications, tant à l’interne qu’à l’externe, les suivis, la prévision des besoins et les mesures à prendre.

Vos responsabilités

• Assurer l’organisation et le suivi de l’agenda du vice-président;
• Assurer le soutien administratif complet, soit la gestion des appels, des voyages, des courriels, du courrier, des approbations, etc.;
• Préparer l’ordre du jour de certaines réunions et comités, y assister et en rédiger le compte-rendu;
• Organiser la tenue des rencontres récurrentes;
• Coordonner l’organisation de réunions d’équipe, d’appels conférences, de formations, le tout avec des intervenants externes et internes;
• Effectuer l’organisation des suivis incluant les appels, les courriels et les tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles;
• Faire la relecture et la correction de textes;
• Participer à la préparation et au suivi de divers documents (politiques, procédures, etc.), tout en effectuant la relecture et la correction de textes;
• Préparer ou réviser différents documents pour certains comités et réunions;
• Assurer les suivis auprès du vice-président sur l’avancement des projets;
• Coordonner certains projets, notamment ceux liés à la collecte d’informations ou de documents;
• Vérifier et assurer le suivi des factures et des dépenses en fonction des budgets incluant la facturation aux sociétés mutuelles;
• Créer, développer, maintenir et saisir divers rapports, outils et documents selon les besoins;
• Préparer l’arrivée des nouveaux employés de la vice-présidence et faire l’intégration de ceux-ci;
• Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau;
• Agir à titre de personne-ressource concernant les problèmes d’équipement technologique et matériel de l’équipe;
• Participer à la préparation en effectuant les recherches nécessaires, saisir les données dans les fichiers appropriés et en vérifier le contenu;
• Effectuer la réconciliation des dépenses du budget de façon mensuelle, en assurant le paiement des factures, en préparant les prévisions budgétaires en cours d’année et les provisions à la fin d’année;
• Assumer toute autre tâche ou responsabilité qui incombent au titulaire de ce poste.

Avez-vous ce profil-LÀ ?

• Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou l’équivalent;
• Posséder un minimum de 10 ans d’expérience;
• Excellente connaissance de la langue française (à l’oral et à l’écrit);
• Excellente connaissance des technologies (télé-présence, appels-conférences, etc.);
• Excellente maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
• Sens client;
• Flexibilité interpersonnelle;
• Respect des engagements;
• Qualité de jugement;
• Persévérance;
• Bonne gestion du stress;
• Fortes habiletés pour planifier, organiser et prioriser, prendre des initiatives;
• Faire preuve d'un excellent jugement;
• Rigueur;
• Sens de la discrétion et souci du détail;

Une panoplie d’avantages ici et LÀ

• Rémunération avec échelles évolutives
• Horaire flexible vous permettant de concilier votre vie personnelle et vos responsabilités professionnelles
• Congés mobiles dès la première année
• Possibilité de travailler en mode hybride
• Assurance collective pour vous et votre famille
• Accès à un service de télémédecine pour répondre rapidement aux préoccupations de santé de vous et de vos proches
• Fonds offert pour le bien-être (Compte Flexi)
• Programme d’aide aux employés
• Régime de retraite à prestations déterminées avec participation de l’employeur
• Rabais sur vos assurances auto et habitation
• Activités sociales organisées par l’employeur
• Bureaux modernes, adaptés aux différentes façons de travailler
• Reconnaissance Entreprise en santé Niveau 1

Être reconnu(e) pour votre savoir, vous êtes rendu(e) LÀ!

• Soyez vous-même avec des collègues qui ont le bien-être, le respect et l’inclusion à cœur
• Intégrez une équipe tissée serrée qui prône la solidarité
• Évoluez dans une entreprise engagée à faire une différence durable et à adopter des pratiques responsables
• Joignez une organisation qui vous accompagnera dans vos ambitions
• Contribuez à offrir une expérience distinctive à nos membres-assurés
• uvrez dans un milieu de travail, classé au 3e rang du top 60 des leaders en expérience employé selon la plateforme Officevibe de Workleap

Fais parvenir ton curriculum vitæ en postulant sur le lien se trouvant au bas de cet affichage de poste.

Soyez vous-même chez nous

Chez Promutuel Assurance, nous célébrons la diversité de notre monde et nous croyons que c’est cette unicité qui fait notre richesse. Toute personne, peu importe son profil, est encouragée à postuler chez nous. Offrir un milieu de travail inclusif, humain et bienveillant demeure notre priorité.

Si vous avez des besoins d’accommodement lié à votre candidature, n’hésitez pas à nous le mentionner.

Adjointe Direction • Longueuil, Québec, .CA