Adjoint(e) aux politiques et à la gestion de l’horaire

House of Commons (Canada) / Chambre des communes (Canada); Ottawa; Sur place; CAD 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

House of Commons (Canada) / Chambre des communes (Canada) recherche un adjoint(e) aux politiques et à la gestion de l’horaire pour soutenir une députée au bureau parlementaire à Ottawa et dans sa circonscription. Le poste implique la gestion d’agendas, la coordination d’événements et les déplacements, ainsi que le suivi des priorités et des dossiers de politiques publiques.

Vous collaborerez étroitement avec l’équipe et assurerez la liaison avec les intervenants, tout en contribuant à la

Qualifications

• Expérience de travail dans un environnement de bureau offrant un soutien administratif et idéalement au sein d’un bureau parlementaire.
• Connaissance des méthodes et pratiques administratives pour optimiser l’efficacité.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des échéances dans un environnement exigeant.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Discrétion, tact et aptitude à établir des relations de travail efficaces.
• Capacité à effectuer des recherches et à synthétiser des données dans des délais serrés.
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Responsabilités

• Gérer l’agenda de la députée, planifier les réunions, événements et rendez‑vous, et communiquer toute mise à jour ou modification.
• Coordonner les déplacements et les exigences logistiques des activités parlementaires et de circonscription.
• Maintenir un horaire exact et à jour et préparer la députée pour ses engagements futurs.
• Travailler avec l’équipe, notamment avec l’adjoint·e à la sensibilisation et aux relations communautaires, pour examiner les demandes et invitations.
• Apporter un soutien à la planification et à la coordination d’événements.
• Assurer le suivi des dossiers de politiques et informer des développements importants et des priorités émergentes.
• Examiner la correspondance liée aux dossiers et préparer des brouillons de réponse.

Connaissances

Soutien administratif

Communication écrite

Communication orale

Gestion des priorités

MS Office

Formation

Diplôme postsecondaire

Outils

MS Office

Description du poste

Relevant directement de la députée, l'adjoint(e) aux politiques et à la gestion de l'horaire joue un rôle central dans la coordination de l'horaire de la députée, tant à Ottawa que dans sa circonscription. La personne retenue sera responsable de la gestion des réunions, des événements, des déplacements et des priorités clés, en veillant à ce que la députée soit bien préparée et informée en tout temps.

En plus de ses responsabilités liées à la gestion de l'horaire, cette personne aura l'occasion de contribuer à diverses initiatives stratégiques et de politiques publiques en effectuant des recherches, en préparant de la correspondance et en assurant la liaison avec différents intervenants.

Il s'agit d'une occasion stimulante de travailler au cœur d'un bureau parlementaire, en soutenant les activités quotidiennes d'une députée tout en contribuant à l'élaboration et à l'avancement de dossiers importants pour les Canadiens et les Canadiennes.

Responsabilités principales :

• Gérer l'agenda de la députée, notamment en planifiant les réunions, les événements et les rendez-vous, et en communiquant toute mise à jour ou modification.
• Coordonner les déplacements et les exigences logistiques liés aux activités parlementaires et de circonscription.
• Maintenir un horaire exact et à jour, tout en veillant à ce que la députée soit adéquatement informée et préparée pour ses engagements à venir.
• Travailler en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe, particulièrement avec l'adjoint(e) à la sensibilisation et aux relations communautaires, afin d'examiner les demandes de rencontre et les invitations à des événements, et d'y donner suite.
• Appuyer la planification et la coordination d'événements, au besoin.
• Assurer le suivi des dossiers de politiques qui lui sont confiés et tenir la députée informée des principaux développements, enjeux et priorités émergents.
• Examiner la correspondance liée aux dossiers de politiques et préparer des ébauches de réponse.

Principales raisons de poser sa candidature :

Il s'agit d'une occasion unique de jouer un rôle significatif au cœur du processus parlementaire canadien tout en appuyant le travail d'une députée engagée au service de ses concitoyens et à l'avancement d'importants dossiers d'intérêt public. Au sein d'une équipe collaborative et dynamique, vous bénéficierez d'une exposition précieuse aux affaires publiques, aux relations avec les intervenants et au fonctionnement des institutions parlementaires, tout en contribuant concrètement à des enjeux qui comptent pour les Canadiens et les Canadiennes. Si vous recherchez un travail stimulant, des possibilités de développement professionnel et l'occasion d'avoir un impact réel, ce poste représente une excellente opportunité.

Éducation :

Diplôme d'études postsecondaires d'un établissement reconnu ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience pertinente.

Expérience, connaissances et compétences :

• Expérience de travail dans un environnement de bureau offrant un soutien administratif, idéalement au sein du bureau d'un député ou d'un représentant gouvernemental.
• Connaissance des méthodes, techniques et pratiques administratives permettant d'optimiser l'efficacité des activités du bureau.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à respecter des échéances serrées et à travailler de façon autonome dans la gestion efficace de projets multiples et concurrentiels au sein d'un environnement exigeant.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Grand tact, diplomatie, sens aigu de la discrétion et habileté à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les clients internes et externes.
• Capacité à effectuer des recherches, à analyser l'information et à synthétiser des données complexes dans des délais restreints.
• Grand souci du détail.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

Atout :

• Une formation, une expérience et/ou un intérêt marqué pour le domaine des soins de santé publics au Canada constitue un atout.

Les députés sont des employeurs individuels responsables du recrutement, de l'embauche et de la gestion des employés qui les aident à s'acquitter de leurs fonctions parlementaires. Les besoins opérationnels d'emploi peuvent varier d'un bureau de député à l'autre.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, de documents dans un format accessible ou d'un soutien supplémentaire relativement au processus de candidature, veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à l'adresse [e-mail].

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Seules les personnes retenues seront contactées pour les prochaines étapes.

Cette offre d'emploi demeurera affichée jusqu'à ce que toutes les exigences opérationnelles soient satisfaites. Les personnes qui répondent aux qualifications pourraient être contactées à tout moment pour une évaluation supplémentaire.