Adjoint(e) aux politiques et à la gestion de l’horaire

Working for a Member of Parliament / Travailler pour un(e) député(e); Ottawa; Sur place; CAD 65 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

Le bureau de l’honorable députée est à Ottawa et recherche un adjoint aux politiques et à la gestion de l’horaire pour coordonner les activités quotidiennes et les engagements officiels.

Le ou la candidate contribuera à la planification, à la recherche et à la correspondance liée aux dossiers de politiques, en travaillant étroitement avec l’équipe et en assurant une préparation complète pour chaque engagement.

Qualifications

• Expérience de travail dans un environnement de bureau offrant un soutien administratif, idéalement au sein du bureau d’un député ou d’un représentant gouvernemental.

Responsabilités

• Gérer l’agenda de la députée en planifiant réunions, événements et rendez-vous, et communiquer les mises à jour.
• Coordonner les déplacements et les exigences logistiques liés aux activités parlementaires et de circonscription.
• Maintenir un horaire précis et à jour, et informer la députée des engagements à venir.
• Collaborer avec l’équipe, notamment avec l’adjoint à la sensibilisation et aux relations communautaires, pour examiner les demandes de rencontre et les invitations.
• Soutenir la planification et la coordination d’événements, au besoin.
• Assurer le suivi des dossiers de politiques confiés et tenir la députée informée des développements.
• Examiner la correspondance liée aux dossiers et préparer des ébauches de réponse.

Connaissances

Aptitudes en communication

Discrétion et diplomatie

Gestion des priorités

Recherche et analyse

Rigueur et précision

Autonomie

Microsoft Office

Rédaction

Formation

Diplôme d’études postsecondaires

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Le bureau de l’honorable Hedy Fry, députée de Vancouver-Centre, est actuellement à la recherche d’une personne qualifiée pour pourvoir le poste d’adjoint(e) aux politiques et à la gestion de l’horaire au sein de son bureau parlementaire à Ottawa.

Description du poste

Relevant directement de la députée, l’adjoint(e) aux politiques et à la gestion de l’horaire joue un rôle central dans la coordination de l’horaire de la députée, tant à Ottawa que dans sa circonscription. La personne retenue sera responsable de la gestion des réunions, des événements, des déplacements et des priorités clés, en veillant à ce que la députée soit bien préparée et informée en tout temps.

En plus de ses responsabilités liées à la gestion de l’horaire, cette personne aura l’occasion de contribuer à diverses initiatives stratégiques et de politiques publiques en effectuant des recherches, en préparant de la correspondance et en assurant la liaison avec différents intervenants.

Il s’agit d’une occasion stimulante de travailler au cœur d’un bureau parlementaire, en soutenant les activités quotidiennes d’une députée tout en contribuant à l’élaboration et à l’avancement de dossiers importants pour les Canadiens et les Canadiennes.

Responsabilités principales

• Gérer l’agenda de la députée, notamment en planifiant les réunions, les événements et les rendez-vous, et en communiquant toute mise à jour ou modification.
• Coordonner les déplacements et les exigences logistiques liés aux activités parlementaires et de circonscription.
• Maintenir un horaire exact et à jour, tout en veillant à ce que la députée soit adéquatement informée et préparée pour ses engagements à venir.
• Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, particulièrement avec l’adjoint(e) à la sensibilisation et aux relations communautaires, afin d’examiner les demandes de rencontre et les invitations à des événements, et d’y donner suite.
• Appuyer la planification et la coordination d’événements, au besoin.
• Assurer le suivi des dossiers de politiques qui lui sont confiés et tenir la députée informée des principaux développements, enjeux et priorités émergents.
• Examiner la correspondance liée aux dossiers de politiques et préparer des ébauches de réponse.

Principales raisons de poser sa candidature

Il s’agit d’une occasion unique de jouer un rôle significatif au cœur du processus parlementaire canadien tout en appuyant le travail d’une députée engagée au service de ses concitoyens et à l’avancement d’importants dossiers d’intérêt public. Au sein d’une équipe collaborative et dynamique, vous bénéficierez d’une exposition précieuse aux affaires publiques, aux relations avec les intervenants et au fonctionnement des institutions parlementaires, tout en contribuant concrètement à des enjeux qui comptent pour les Canadiens et les Canadiennes. Si vous recherchez un travail stimulant, des possibilités de développement professionnel et l’occasion d’avoir un impact réel, ce poste représente une excellente opportunité.

Qualifications

Éducation :

• Diplôme d’études postsecondaires d’un établissement reconnu ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience pertinente.

Expérience, connaissances et compétences :

• Expérience de travail dans un environnement de bureau offrant un soutien administratif, idéalement au sein du bureau d’un député ou d’un représentant gouvernemental.
• Connaissance des méthodes, techniques et pratiques administratives permettant d’optimiser l’efficacité des activités du bureau.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à respecter des échéances serrées et à travailler de façon autonome dans la gestion efficace de projets multiples et concurrentiels au sein d’un environnement exigeant.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Grand tact, diplomatie, sens aigu de la discrétion et habileté à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les clients internes et externes.
• Capacité à effectuer des recherches, à analyser l’information et à synthétiser des données complexes dans des délais restreints.
• Grand souci du détail.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

Atout :

• Une formation, une expérience et/ou un intérêt marqué pour le domaine des soins de santé publics au Canada constitue un atout.

Informations complémentaires

Les députés sont des employeurs individuels responsables du recrutement, de l’embauche et de la gestion des employés qui les aident à s’acquitter de leurs fonctions parlementaires. Les besoins opérationnels d’emploi peuvent varier d’un bureau de député à l’autre.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, de documents dans un format accessible ou d’un soutien supplémentaire relativement au processus de candidature, veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à l’adresse [e-mail].

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Seules les personnes retenues seront contactées pour les prochaines étapes.

Cette offre d’emploi demeurera affichée jusqu’à ce que toutes les exigences opérationnelles soient satisfaites. Les personnes qui répondent aux qualifications pourraient être contactées à tout moment pour une évaluation supplémentaire.