Adjoint(e) au bureau médical

TELUS; Pointe-Claire; On-site; CAD 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

TELUS recherche un professionnel administratif pour faciliter les interactions entre médecins et patients dans une clinique située à Pointe-Claire. Vous gérerez l’accueil, les appels, et le traitement des dossiers, tout en assurant un service discret et efficace.

Vous travaillerez dans un environnement clinique exigeant, avec coordination entre hôpitaux, laboratoires et assurances. Diplôme secondaire et expérience en secrétariat médical requis; maîtrise du MS Office et anglais fonctionnel.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires requis.
• 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire ou en travail de bureau.
• Connaissance de la terminologie médicale.
• Formation et/ou expérience en secrétariat/secrétariat médicale.
• Bonne communication verbale et écrite en français avec un anglais fonctionnel.
• Excellente aptitude organisationnelle et gestion des priorités.
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
• Excellent service à la clientèle.

Responsibilities

• Accueillir les patients et les diriger vers la borne d’enregistrement.
• Traiter les appels entrants, messages vocaux et les courriels des médecins.
• Répondre aux demandes des patients avec empathie et professionnalisme.
• Effectuer les appels de renseignements dans hôpitaux et cliniques.
• Contacter les patients pour informations ou suivis.
• Gérer l’agenda des médecins et les dossiers DME.
• Préparer et coordonner les dossiers d’assurances.
• Mettre à jour le dossier médical électronique DME et coordonner les rendez-vous.
• Procéder à la facturation des services non assurés.
• Collaborer avec les services internes pour optimiser les processus.
• Fournir un soutien administratif et respect des politiques.

Skills

Français (oral et écrit)

Anglais fonctionnel

Bonne communication

Organisation et gestion des priorités

Service client

Autonomie et esprit d’équipe

Education

Diplôme d’études secondaires

Secrétariat/Secrétariat médical (formation ou expérience)

Tools

Microsoft Office

Job description

Description

Lieu : 175 avenue Stillview, Pointe-Claire, H9R 4S3 ( 100% en clinique, présentiel - stationnement gratuit sur place)

Statut : Temps pleins (37.5h/sem.horaire variable entre 7h45AM et 17h00 pour un maximum de 7.5 heures par jour avec un dîner non payé de 30 minutes

Horaire : Du lundi au vendredi

Créez des expériences exceptionnelles pour les clients

Joignez‑vous à notre équipe

Notre équipe est composée de professionnelles dynamiques, orientés vers une livraison de service efficace en toute confidentialité et sans faille. Vous savez naviguer dans un environnement en constante évolution ? Vous êtes organisé, méthodique et le multitâches est votre allié ? Lisez ce qui suit !

Voici l’influence que vous aurez et ce que nous accomplirons ensemble

Notre bureau médical est au cœur de la relation patient/clinicien

Vous facilitez la rencontre entre les médecins et leurs patients en soutenant toutes les activités cliniques pré et post visite. Vous interagissez avec les patients et les différents fournisseurs de service tels que les hôpitaux, les cliniques, les laboratoires, les pharmacies, les compagnies d’assurances, etc… dans le but de finaliser les dossiers dans les délais prescrits. Vous collaborer avec l’ensemble des membres de l’équipe de façon à maintenir un service d’excellence. Vous détenez une position d’expert en ce qui concerne les processus opérationnels des cliniciens dont vous avez la charge.

Voici comment

• Accueillir les patients et les diriger vers la borne d’enregistrement
• Traiter les appels entrants, messages vocaux et les courriels des médecins dont vous avez la charge
• Répondre aux demandes de leurs patients avec empathie, courtoisie, confidentialité et professionnalisme
• Effectuer les appels de demande de renseignements dans les hôpitaux et les cliniques
• Contacter les patients pour obtenir ou leur communiquer des informations
• Gérer l’agenda des médecins
• Effectuer les tâches transmises via le dossier médical électronique (DME)
• Préparer et coordonner les dossiers d’assurances
• Acheminer la documentation aux patients (requêtes, références, formulaires, etc.…)
• Mettre à jour le dossier médical électronique DME
• Coordonner les rendez-vous des patients : fixer, déplacer et annuler des rendez-vous
• Procéder à la facturation des services non assurés
• Communiquer et collaborer avec les différents services interne afin d'optimiser les processus et la qualité des services
• Fournir un soutien administratif et de bureau pour assurer le fonctionnement efficace de la clinique
• Respecter et suivre les politiques et protocoles de l'entreprise

Qualifications

Vous êtes la pièce manquante du casse-tête

• Diplôme d’études secondaires
• 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire ou en travail de bureau
• Connaissance de la terminologie médicale
• Formation et/ou expérience en secrétariat/secrétariat médicale
• Bonne communication verbale et écrite en français avec un anglais fonctionnel
• Excellente aptitude organisationnelle, gestion des priorités et attention aux détails
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), compétences informatiques
• Excellent service à la clientèle
• Courtoisie, empathie et discrétion
• Grande autonomie et esprit d’équipe démontré
• Habilité à s’adapter dans un environnement en constante évolution

En déposant votre candidature pour ce rôle, vous comprenez et acceptez que vos informations seront partagées avec (les) équipe(s)acquisition de talents du groupe de sociétés TELUS et/ou tout gestionnaire impliqué dans le processus de sélection.

Une connaissance avancée de l'anglais est requise, car vous serez appelé(e) sur une base régulière à interagir en anglais avec des parties externes (par ex. clients, fournisseurs ou partenaires externes); à interagir en anglais avec des parties internes (par ex. collègues ou parties prenantes); à travailler dans un environnement informatique anglais dans le cadre des tâches liées à ce poste dont la portée est provinciale.