Adjoint(e) au bureau

McGill University; Town of McLennan; On-site; CAD 23,000 - 32,000; Part time

Job summary

McGill University recrute un adjoint au bureau des examens pour soutenir l’organisation des sessions et veiller à la sécurité et à l’intégrité des documents d’examen. Vous collaborerez étroitement avec les adjoint(e)s responsables des examens, les surveillant(e)s, les professeurs et les étudiant(e)s.

Vos responsabilités incluent la préparation du matériel, le suivi des décomptes, la gestion des situations liées aux maladies ou à l’intégrité académique, et la tenue rigoureuse des registres dans

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires et au moins 1 an d’expérience pertinente requis.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler sous pression durant les examens.
• Bonne communication avec les surveillant(e)s, les professeur(e)s et les étudiant(e)s.

Responsibilities

• Préparer et organiser le matériel d’examen pour chaque séance.
• Veiller à la sécurité et à l’intégrité des documents d’examen et à leur entreposage.
• Soutenir la résolution de problèmes logistiques pendant les séances d’examen.
• Suivre les décomptes et tenir des registres exacts des examens et du matériel.
• Gérer les situations liées aux maladies ou à l’intégrité académique et documenter les procédures.
• Communiquer clairement avec les surveillant(e)s, les professeur(e)s et les étudiant(e)s.
• Coordonner les horaires et les changements, et maintenir les tableaux d’horaires à jour.
• S’assurer que les heures de travail sont saisies dans Workday et assurer les suivis.

Skills

Organisation

Attention au détail

Communication

Travail en équipe

Ponctualité

Education

Diplôme d’études secondaires

Expérience pertinente

Tools

Workday

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Résumé du poste :Relevant des adjoint(e)s responsables des examens, l’adjoint(e) au bureau joue un rôle essentiel de soutien afin d’assurer le bon déroulement des séances d’examen. Travaillant en étroite collaboration avec les adjoint(e)s responsables des examens, cette personne participe à diverses tâches administratives et logistiques liées à l’organisation des examens.Principales responsabilités :Aider les adjoint(e)s responsables des examens à préparer et à organiser le matériel d’examen afin de s’assurer que tout est prêt pour les séances d’examen.Contribuer au maintien de la sécurité et de l’intégrité du matériel d’examen, notamment en veillant à l’entreposage adéquat des examens rédigés et non rédigés.Soutenir les adjoint(e)s responsables des examens dans la résolution de problèmes logistiques durant les séances d’examen afin d’assurer leur bon déroulement.Participer au suivi des décomptes d’examens, à la mise à jour des registres et à la tenue de dossiers exacts concernant les examens et le matériel connexe.Aider à la gestion des situations liées aux examens, notamment les cas de maladie des étudiant(e)s ou de manquement à l’intégrité académique, ainsi qu’à la préparation de la documentation requise.Communiquer de manière claire et efficace avec les surveillant(e)s d’examen, les professeur(e)s et les étudiant(e)s afin de faciliter le déroulement des examens.Coordonner les horaires et les changements dans les horairesMaintenir les informations à jour en utilisant des tableaux d'horairesS'assurer que les surveillants entrent leurs heures de travail dans Workday et assurer les suivis appropriésUnité d’embauche :Bureau des examens, Services aux étudiant(e)s et à l’inscriptionPériode d'embauche:4 au 23 décembre 2026Autres compétences et aptitudes requises :Excellentes aptitudes en organisation et grand souci du détail, particulièrement dans la manipulation de documents confidentiels tels que les examens. Capacité à gérer plusieurs tâches sous pression et à contribuer à la résolution de problèmes durant les séances d’examen. Excellentes habiletés en communication favorisant une collaboration efficace avec les adjoint(e)s responsables des examens, les surveillant(e)s et les autres intervenant(e)s. Ponctualité et fiabilité tout au long de la période d’emploi. Capacité à travailler efficacement en équipe dans un environnement dynamique et au rythme soutenu.Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici .Formation et expérience minimales requises :Diplôme d’études secondaires 1 An Expérience pertinenteSalaire horaire :(SEOUM B) $20.00Nombre estimé d’heures de travail parsemaine :20 (Temps partiel)Date de début de l’emploi :2026-12-04Date de fin de l’emploi :2026-12-23Date limite pour postuler :2026-11-12Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE.L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .