Adjoint(e) administratif(ve) (NS)

McGill University; Montreal; On-site; CAD 63,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux complets

Régime de retraite à cotisations défin

REER et CELI

Jours de vacances compétitifs

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

Job summary

McGill University recherche un agent administratif polyvalent pour offrir un soutien organisationnel et administratif de haut niveau à la vice-principale associée, Services financiers. Le rôle implique la gestion d’agendas, la préparation de dossiers et la coordination avec les unités internes et externes.

La personne devra démontrer discrétion, souci du détail et capacité à prioriser. Un travail en équipe et une excellente maîtrise du français et de l’anglais sont requis.

Qualifications

• Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Responsibilities

• Planifier et gérer l’agenda de la vice-principale associée afin d’optimiser son temps.
• Préparer dossiers d’information, logistique et déplacements pour soutenir les priorités.
• Gérer la correspondance et les suivis, assurer l’exactitude et les délais.
• Participer à la préparation de rapports et documents pour divers organes et comités.

Skills

Gestion d'agendas complexes

Organisation et précision

Autonomie et travail en équipe

Français et anglais (oral/écrit)

Discrétion et jugement

Maîtrise du pack Windows et Office

Education

DEC III

Tools

Banner

Minerva

Workday

Job description

Résumé du poste

La personne titulaire du poste est responsable d’offrir un soutien organisationnel et administratif de haut niveau à la vice-principale associée (Services financiers) et de contribuer au bon fonctionnement et à l’efficacité du bureau afin de soutenir la réalisation de ses priorités.

Principales responsabilités

• Agir à titre de principale responsable de la planification et de la gestion de l’agenda de la vice-principale associée afin d’optimiser l’utilisation de son temps. Organiser l’horaire en tenant compte des priorités stratégiques; exercer un jugement éclairé dans la réorganisation ou le report de réunions lors de situations urgentes et orienter les demandes et requêtes vers les unités appropriées pour assurer un traitement rapide.
• Anticiper les besoins et fournir un soutien complet en matière d’horaire, de préparation de dossiers d’information, de logistique, de déplacements et d’autres aspects administratifs afin de permettre à la vice-principale associée d’exercer pleinement ses fonctions et de faire progresser les priorités de son portefeuille.
• Gérer la correspondance entrante et sortante de la vice-principale associée ainsi que les activités connexes.
• Répondre au nom de la vice-principale associée, recommander des solutions, signaler les échéances et les informations urgentes, et effectuer les suivis requis. Veiller à l’exactitude, à la qualité et au respect des délais. Coordonner la distribution, le suivi et l’archivage des documents nécessitant la signature de la vice-principale associée (factures, contrats, ententes, etc.).
• Collaborer étroitement avec les autres membres du bureau et les unités concernées afin de veiller à ce que la vice-principale associée soit adéquatement préparée et informée pour toutes les réunions et activités, y compris les activités liées à la gouvernance et les rencontres externes. Ces unités comprennent notamment le Bureau du principal, le Bureau du vice-principal (Administration et finances), le Bureau du provost, les Services universitaires, les facultés ainsi que des organismes externes tels que d’autres universités, le ministère de l’Enseignement supérieur (MES), Financement Québec, BCI, des institutions bancaires, des agences de notation de crédit et des cabinets d’audit.
• Assurer, de façon autonome et jusqu’à leur conclusion, le suivi de nombreux dossiers découlant d’événements, de réunions et de demandes de renseignements.
• Rédiger les procès-verbaux de réunions lorsque requis.
• Participer à la préparation de divers rapports et états financiers, notamment les rapports institutionnels, le rapport d’analyse des états financiers et les rapports financiers destinés au Conseil des gouverneurs. Assurer la mise en page, la révision des textes, la coordination et la production finale des documents.
• Participer à des projets spéciaux en effectuant des recherches, des analyses et des synthèses portant notamment sur les coûts indirects de la recherche financés par le gouvernement fédéral, les coûts d’enseignement hospitalier, le financement du MES, le projet de loi 95, le RFA, les rapports énergétiques, le rapport de l’ACPAU (CAUBO) et d’autres initiatives connexes.
• Établir des procédures et des mécanismes de contrôle liés aux systèmes de classement, d’archivage et à la gestion documentaire des comités.
• Assurer la tenue à jour de la documentation des comités et veiller à l’exactitude des renseignements, notamment les ordres du jour et les documents connexes.
• Préparer ou contribuer à l’élaboration de présentations et de documentation destinées à la vice-principale associée, notamment pour Moody’s, Standard & Poor’s, les retraites d’accueil des nouveaux doyens et directeurs, le Conseil des gouverneurs, les comités de vérification et des finances, le Sénat et le groupe P7.
• Gérer le système de suivi de tous les documents nécessitant l’approbation de la vice-principale associée, du vice-principal (Administration et finances) et des Services de l’approvisionnement.
• Fournir, au besoin, un soutien aux autres membres de l’équipe de direction des Services financiers dans la coordination de réunions impliquant de nombreux participants.
• Superviser l’ensemble des activités administratives et opérationnelles des Services financiers, en agissant comme point central de coordination pour les horaires, les réunions, les communications, les déplacements, les événements spéciaux, les activités de gouvernance et les processus administratifs. Faire preuve d’un jugement sûr, de discrétion et d’initiative afin de soutenir l’efficacité organisationnelle et les priorités de la direction.

Autres compétences et aptitudes requises

• Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Capacité éprouvée à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Aptitude démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
• Professionnalisme, discrétion et jugement exemplaires.
• Excellente maîtrise de l’environnement Windows ainsi que des logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de Banner, Minerva, Workday et d’autres applications connexes.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, nous offrons :

• Un régime complet d’avantages sociaux (soins de santé, soins dentaires, assurance vie), lorsque admissible.
• Un régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur pouvant atteindre 10 %), lorsque admissible.
• Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et un compte d’épargne libre d’impôt (CELI).
• Une politique de vacances concurrentielle.
• Deux (2) journées personnelles.
• Deux (2) congés mobiles.
• Neuf (9) « vendredis d’été » rémunérés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail.
• Congés rémunérés pendant la période des Fêtes en décembre.
• Exonération des droits de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge.
• Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque les fonctions du poste le permettent.

Avant de soumettre votre candidature

Veuillez noter que, pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé.

Connaissance de l’anglais

L’Université McGill est une université de langue anglaise où les responsabilités quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4 sur une échelle de 0 à 4.

Pour consulter la définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici : https://www.mcgill.ca/hr/fr/carrieres/niveaux-de-competence-linguistique

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire Annuel

(MPEX – Classe 03) $63,350.00 - $74,530.00 - $85,710.00

Profil D'emploi

MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Vice-recteur(-trice) associé(e), Services financiers

Date Limite Pour Postuler

2026-11-19

Équité, diversité et inclusion

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].