Adjoint·e administratif·ve et réception

MezAfairs - Ressources humaines; Terrebonne; On-site; CAD 33,062 - 38,572; Full time

Benefits offered by this job

Formation interne

Bureaux modernes

Stationnement disponible

Job summary

MezAfairs - Ressources humaines recherche un·e adjoint·e administratif·ve et réception à Terrebonne. Vous serez le premier contact pour nos clients et jouerez un rôle crucial dans l'accueil et la gestion administrative.

Nous offrons un poste permanent à temps plein avec un salaire de 24 à 28 $/h, et une forte présence au bureau. Vous travaillerez dans une ambiance professionnelle et collaborative, contribuant à une expérience client de qualité et à la bonne organisation des dossiers.

Qualifications

• Environ 2 ans d'expérience en réception, soutien administratif ou service client.
• Une excellente maîtrise du français et un anglais fonctionnel souhaités.
• Aisance avec les outils numériques et la gestion documentaire.

Responsibilities

• Accueillir les clients et gérer les appels et courriels.
• Préparer et classer les documents administratifs.
• Soutenir l'équipe comptable dans les envois et la facturation.

Skills

Maîtrise du français écrit et parlé

Compétences en service client

Organisation

Gestion documentaire numérique

Education

Expérience en réception ou secrétariat (2 ans)

Tools

Microsoft 365

CaseWare

TaxPrep

Job description

Horaire : base de 35 h/semaine, du lundi au vendredi

Salaire : 24 à 28 $/h, selon l’expérience, les compétences administratives, la maîtrise du français professionnel et l’aisance avec les outils numériques

Présence au bureau privilégiée, en raison du rôle d’accueil et de réception

Chez Ravenda Dupuis Associés, nous accompagnons les entreprises et les particuliers avec des services comptables, fiscaux et financiers personnalisés. Notre approche repose sur la rigueur, la transparence, l’efficacité, la confidentialité et la qualité du service client.

Nous sommes un petit cabinet comptable de 5 personnes, avec une ambiance professionnelle, humaine et collaborative. Le rôle d’adjoint·e administratif·ve et réception est central dans notre quotidien : vous contribuerez directement à offrir une expérience client fluide, rassurante et professionnelle, tout en soutenant l’équipe dans la qualité et l’organisation des dossiers.

Ce poste s’adresse à une personne qui aime être un point de repère fiable pour les clients et l’équipe, qui apprécie les environnements structurés et qui souhaite s’investir dans un rôle durable au sein d’un cabinet en croissance.

Votre rôle

À titre d’adjoint·e administratif·ve et réception, vous serez le premier point de contact du cabinet. Vous jouerez un rôle clé dans l’accueil des clients, la gestion des appels et des courriels, la préparation des dossiers administratifs, le classement documentaire et le soutien quotidien à l’équipe comptable.

Vous travaillerez dans un environnement structuré, confidentiel et orienté client, où la précision administrative, le calme et la fiabilité sont essentiels, particulièrement durant les périodes de pointe fiscale.

Votre contribution aura un impact direct sur la fluidité des communications, le respect des échéances, la qualité des dossiers clients et l’image professionnelle du cabinet.

Responsabilités principales

• Accueillir les clients et partenaires avec professionnalisme, en personne, par téléphone et par courriel.
• Gérer la réception des appels, le tri des messages et la redirection vers les bonnes personnes.
• Coordonner les rendez-vous, les agendas, les suivis administratifs et certains besoins liés au bureau.
• Préparer, classer, numériser et archiver les documents administratifs et comptables.
• Participer à l’ouverture, à la mise à jour, au contrôle de qualité et au verrouillage des dossiers clients.
• Assurer le suivi des documents manquants, des signatures, des autorisations et des échéances administratives ou fiscales.
• Soutenir l’équipe comptable dans la préparation des envois, lettres, formulaires, mandats et correspondances.
• Participer à certaines tâches de facturation, de suivis de comptes clients et de validations administratives.
• Utiliser les outils du cabinet pour la gestion documentaire numérique, la numérisation, le classement et les communications sécurisées avec les clients.
• Veiller à la confidentialité des renseignements et au respect des bonnes pratiques de gestion documentaire.
• Maintenir un environnement d’accueil soigné, structuré et représentatif du professionnalisme du cabinet.
• Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de classement, des suivis administratifs et de l’expérience client, selon les besoins du cabinet.

Profil recherché

Nous recherchons une personne stable, chaleureuse, organisée, discrète et fiable, qui aime offrir un excellent service client tout en soutenant efficacement une équipe professionnelle.

La personne idéale possède:

• Environ 2 ans et plus d’expérience pertinente en réception, soutien administratif, service client ou secrétariat.
• Une expérience en cabinet comptable, fiscal, juridique, notarial, financier ou autre milieu professionnel, un atout.
• Une excellente maîtrise du français écrit et parlé.
• Un anglais fonctionnel, principalement pour certains échanges clients ou partenaires, est un atout.
• Une bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Outlook, Word et Excel.
• Une aisance avec la gestion documentaire numérique, la numérisation, le classement et les dossiers clients.
• Une connaissance de CaseWare, CaseView, TaxPrep, Asana, Convoflo ou d’outils similaires est un atout, mais une formation pourra être offerte.
• Une grande discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
• Une bonne capacité à gérer plusieurs priorités sans perdre la précision ni la courtoisie.
• Le désir de vous investir dans un rôle stable, utile et reconnu au sein d’une petite équipe.

Conditions et avantages

• Poste permanent à temps plein
• Salaire de 24 à 28 $/h, selon l’expérience
• Base de 35 h/semaine
• Présence au bureau privilégiée, puisque le poste couvre l’accueil, la réception et les suivis administratifs
• Télétravail occasionnel possible au besoin, à valider selon les tâches, la saison et les besoins de couverture à l’accueil
• Période fiscale : l’horaire peut augmenter jusqu’à environ 40 h/semaine selon les besoins
• Vacances à planifier en dehors des mois de février, mars et avril
• Fermeture durant la période des Fêtes, avec deux jours fériés payés
• Formation interne et accompagnement à l’intégration
• Environnement sans papier, outils numériques, procédures internes et soutien de l’équipe
• Bureaux modernes, terrasse sur le toit, stationnement disponible, borne électrique et support à vélo
• Environnement professionnel, humain et collaboratif
• Possibilité d’évoluer à moyen terme vers davantage de coordination administrative, de soutien aux dossiers fiscaux, d’amélioration des procédures internes ou de responsabilités liées à l’expérience client, selon vos intérêts et votre progression

Pourquoi joindre Ravenda Dupuis Associés?

Parce que vous aurez un rôle concret et utile. Vous serez au cœur de l’expérience client, de la circulation de l’information et de la qualité des dossiers administratifs.

Parce que vous évoluerez dans une petite équipe où votre contribution sera visible et appréciée.

Parce que le cabinet offre un environnement professionnel, moderne et structuré, tout en conservant une approche humaine, accessible et collaborative.

Ravenda Dupuis Associés valorise un milieu de travail respectueux, inclusif et accessible. Nous encourageons les candidatures de toute personne qualifiée, sans égard à son parcours, son identité ou sa situation.