Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

JLL; Montreal (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

JLL, dans le Centre-ville de Montréal, recherche un adjoint administratif(ve) pour soutenir les opérations de location spécialisée, gérer les demandes des locataires et coordonner les visites.

Vous préparerez les contrats, collecterez les informations des locataires et maintiendrez les dossiers. Exige maîtrise du français et de l’anglais; expérience en secrétariat souhaitée; poste à Montréal centre-ville avec accès au métro McGill et REM.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou DEC en secrétariat requis.
• Au moins 5 ans d’expérience en secrétariat ou administration.
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral.

Responsibilities

• Accueillir et assister les visiteurs au bureau d’administration des propriétés.
• Soutenir l’équipe de location spécialisée dans les opérations quotidiennes, incluant la préparation des contrats de location, la collecte d’informations sur les locataires et l’organisation des visites.
• Répondre avec précision et rapidité aux appels et courriels des locataires potentiels en fournissant des informations sur les disponibilités et les conditions de location.
• Coordonner et planifier les visites de propriétés en collaboration avec les locataires potentiels et l’équipe.
• Préparer la documentation pour les vérifications des antécédents des locataires, incluant les demandes de crédit et de références.
• Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers des locataires, la saisie de données et la préparation de rapports.
• Collaborer avec les autres départements pour assurer une coordination efficace des activités de location et soutenir les événements.

Skills

Accueil et assistance

Rédaction d’affaires

Bureautique avancée

Anglais courant

Français expert

Education

DEC en secrétariat

Diplôme secondaire

Tools

MS Office

Saisie de données

Job description

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented peopleand empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

JLL vous donne les moyens de façonner un avenir plus prometteur.

Chez JLL, nos équipes façonnent l’avenir de l’immobilier afin de créer un monde meilleur en combinant des services de classe mondiale, du conseil stratégique et des solutions technologiques pour nos clients. Nous nous engageons à recruter les meilleurs talents et à leur offrir les moyens de s’épanouir, de développer des carrières significatives et de trouver leur place au sein de notre organisation. Que vous possédiez une solide expérience en immobilier commercial, dans les métiers spécialisés ou en technologie, ou que vous souhaitiez transposer votre expertise vers une nouvelle industrie, rejoignez notre équipe pour contribuer ensemble à façonner un avenir prometteur.

Adjoint(e) administratif(ve) – JLL

En quoi consiste ce poste :

Rejoignez notre équipe passionnée du Centre Eaton de Montréal, Place Montréal Trust & Le 1500 dans un environnement dynamique et en constante évolution, situé au cœur du centre-ville de Montréal. En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien de nos opérations de location spécialisée en gérant les demandes des locataires, en coordonnant les visites de propriétés et en assurant des processus administratifs fluides. Ce poste vous offre l’opportunité de contribuer directement au succès des locations de JLL tout en profitant des avantages de notre emplacement central avec accès direct à la station de métro McGill, au REM et à des événements et activités tout au long de l’année.

À quoi ressemblera votre quotidien :

• Accueillir et assister les visiteurs au bureau d’administration des propriétés, répondre à leurs questions et leur donner les directives nécessaires

• Soutenir l’équipe de location spécialisée dans les opérations quotidiennes, incluant la préparation des contrats de location, la collecte d’informations sur les locataires et l’organisation des visites

• Répondre avec précision et rapidité aux appels et courriels des locataires potentiels en fournissant des informations détaillées sur les disponibilités, les prix et les conditions de location

• Coordonner et planifier les visites de propriétés en collaboration avec les locataires potentiels et les membres de l’équipe

• Préparer la documentation pour les vérifications des antécédents des locataires, incluant les demandes de crédit et de références

• Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers des locataires, la saisie de données et la préparation de rapports

• Collaborer avec les autres départements pour assurer une coordination efficace des activités de location et soutenir les événements de location spécialisés

Qualifications requises :

• Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou bureautique

• Cinq années ou plus d’expérience en secrétariat ou en administration

• Maîtrise requise du français et de l’anglais* (écrit et parlé) avec de solides compétences en rédaction d’affaires

• Ma