Adjoint(e) administrative - Estimation

Rippling, Inc.; Boisbriand; Hybrid; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

3 journées personnelles

Bonification annuelle

Télémedecine

Télétravail 2 jours/semaine

Job summary

Medifice recherche un/e assistant/e estimation pour soutenir l'équipe dans les aspects administratifs et techniques des dossiers d'appels d'offres. Poste hybride, vous préparez les dossiers et assurez la rigueur documentaire.

Vous contribuerez à la réalisation des relevés de quantités sous supervision et à la gestion des listes de sous-traitants et fournisseurs, avec une forte exigence de précision. DEC/AEC pertinent, 2 à 5 ans d'expérience, maîtrise du pack Microsoft 365 et de SharePoint seront

Qualifications

• DEC ou AEC en architecture/ génie civil ou estimation exigé; formation pertinente acceptable.
• 2 à 5 ans d'expérience en soutien administratif, idéalement dans le secteur de la construction ou dans un environnement d'appels d'offres.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers avec échéances serrées.
• Maîtrise des outils numériques et de Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint).

Responsibilities

• Repérer et extraire les renseignements des documents d'appels d'offres pour préparer les dossiers de soumission.
• Préparer les listes de sous-traitants et de fournisseurs et effectuer les relances.
• Classer les documents et tenir le registre des invitations et soumissions.
• Saisir les informations dans les tableaux et outils de suivi.
• Effectuer des relevés de quantités selon les plans et devis.

Education

DEC ou AEC en architecture/ génie civil/ estimation/ bureautique

Tools

Excel

Teams

SharePoint

Job description

Bienvenue chez Medifice , où chacun de nous incarne la passion et l’audace nécessaires pour transformer des idées en actions.

Nous ne construisons pas seulement des projets, nous avons un impact positif sur nos communautés.

Chaque jour, nos équipes s’engagent à améliorer concrètement les services offerts à la population.

Au-delà des différents champs d’expertise dans lesquels nous œuvrons dans le secteur de la construction, Medifice choisit de s’investir dans des projets privés qui ont une incidence importante auprès de la population. Des projets qui contribuent à l’essor économique du Québec et qui permettent d’offrir plus de services de qualité à la communauté. Cette approche nous donne la liberté d’offrir le meilleur de notre expertise et de livrer des projets structurants, rentables et socialement responsables.

• Être passionné et audacieux
• Être meilleur à tous les jours
• Faire vivre une expérience client incomparable
• Mettre l'humain au cœur de nos décisions
• Faire preuve de résilience
• Offrir son sourire

Dans le cadre de ton rôle, tu auras pour mission de soutenir l'équipe d'estimation sur les plans administratif et technique. C'est un rôle hybride : tu prépares et organises les dossiers d'appels d'offres, tu assures la rigueur documentaire des soumissions et, selon ton profil, tu réalises des relevés de quantités sous la supervision des estimateurs.

Derrière chaque soumission déposée à temps, il y a quelqu'un qui a tenu le dossier bien en ordre. C'est toi.

• Repérer et extraire les renseignements des documents d'appels d'offres afin de préparer les dossiers de soumission;
• Préparer les listes de sous-traitants et de fournisseurs, transmettre les invitations à soumissionner et effectuer les relances;
• Classer les documents reçus et tenir à jour le registre des invitations, confirmations et soumissions.
• Recevoir, identifier, enregistrer et classer les soumissions des sous-traitants et fournisseurs;
• Vérifier que les documents demandés ont été reçus et signaler les éléments manquants à l'estimateur responsable;
• Saisir fidèlement les informations reçues dans les tableaux et outils de suivi préparés par l'équipe d'estimation.
• Effectuer des relevés de quantités à partir des plans et devis pour les disciplines assignées, selon les méthodes et gabarits établis;
• Inscrire les quantités relevées dans les outils prévus et organiser les feuilles de calcul de façon claire et traçable;
• Valider les relevés avec l'estimateur responsable et apporter les corrections demandées;
• Contribuer au maintien à jour des bases de données.
• Préparer les répertoires, formulaires, tableaux et documents requis pour chaque dossier d'estimation;
• Intégrer les addendas, révisions de plans et directives reçues, puis aviser l'équipe des mises à jour.
• Compiler les documents finaux du dossier et assurer leur classement conformément aux méthodes de l'organisation;
• Soutenir le transfert administratif des informations vers l'équipe de construction lorsque requis.
• Diplôme d'études collégiales (DEC ou AEC) en technologie de l'architecture, génie civil, estimation, bureautique ou toute autre formation pertinente
• 2 à 5 ans d'expérience en soutien administratif, idéalement dans le secteur de la construction ou dans un environnement d'appels d'offres
• Grande rigueur et souci du détail
• Excellent sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, avec des échéances serrées
• Aisance avec les outils numériques et la suite Microsoft 365, particulièrement Excel (tableaux, formules de base), Teams et SharePoint
• Autonomie, débrouillardise et facilité à communiquer avec les sous-traitants et fournisseurs
• Attitude positive, sens des responsabilités et engagement envers la réussite collective

En rejoignant Medifice, tu bénéficieras d’une multitude d’avantages pour favoriser ton bien-être et celui de ta famille :

• Assurances collectives (soins de santé, dentaires, médicaments, examen de la vue)
• 3 journées personnelles
• Programme de bonification annuel
• Accès à la télémédecine
• Une culture d’entreprise jeune et transparente
• Flexibilité grâce au télétravail 2 jours par semaine et à la conciliation travail-famille*
• Horaire d’été de juillet à septembre*
• Programme d’aide aux employés
• Possibilités de perfectionnement professionnel
• Un club d’entraînement et un gym sur place
• Des activités tout au long de l’année (cohésion, Karting, festivités d'été et des fêtes de fin d'année, etc. )