Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements

Randstad Canada; Montreal; Hybrid; CAD 52,000 - 68,000; Full time

Job summary

Randstad Canada recherche un(e) Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements pour planifier et exécuter des événements internes et destinés aux clients, tout en offrant un soutien administratif à l’équipe. Ce rôle hybride allie logistique et créativité afin d’assurer une coordination sans faille et des expériences exceptionnelles reflétant les valeurs de Randstad.

Le poste exige des déplacements à travers le Canada, le bilinguisme anglais-français et la capacité à travailler en mode hybride,

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 ans en planification d’événements et soutien administratif.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion d’événements.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.

Responsibilities

• Planifier et exécuter des événements internes et clients en gérant logistique, invitations et budgets.
• Fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe.
• Coordonner les détails sur place et collaborer avec les partenaires et les intervenants.
• Voyager à travers le Canada pour assurer le soutien sur site.

Skills

Planification d’événements

Gestion de projets

Communication écrite

Bilingue anglais/français

Education

Diplôme ou certificat en gestion d’événements

Tools

Microsoft Office

Logiciels de gestion d’événements

Job description

Randstad est le leader mondial des solutions en gestion de talents et le partenaire privilégié de ses clients. Êtes-vous une personne hautement organisée avec une passion pour la création d'événements mémorables? Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements qui jouera un rôle essentiel dans la planification et l'exécution d'événements internes et destinés aux clients, tout en offrant un soutien administratif à notre équipe. Ce rôle hybride combine expertise logistique et créativité pour assurer une coordination sans faille et des expériences exceptionnelles reflétant les valeurs de notre organisation.

Ce poste nécessite des déplacements occasionnels à travers le Canada pour soutenir les événements sur place. Puisque ce rôle sera responsable d’événements à travers le Canada, il nécessite une personne bilingue (anglais et français).

Randstad a adopté un modèle de travail hybride qui allie flexibilité et collaboration en personne. Vous aurez la possibilité de travailler à distance jusqu'à 2 jour par semaine, offrant un équilibre entre flexibilité et engagement au bureau.

Principales responsabilités

Planification et exécution d’événements :

• Planifier et organiser des événements internes, tels que les assemblées générales et les réunions de direction, en gérant tous les détails logistiques pour assurer leur réussite.
• Tâches incluant la planification, l’envoi des invitations, la commande de nourriture et boissons, les réservations d’hôtel, le développement d’agendas et la préparation de présentations.
• Fournir un soutien sur place selon les besoins en collaboration avec les autres parties prenantes.
• Coordonner des événements et présentations destinés aux clients en partenariat avec l’équipe de direction, les partenaires d’affaires et l’équipe marketing.
• Gérer tous les aspects de l’organisation des événements : traiteur, réservations de lieux, inscriptions des invités et suivi des budgets.
• Voyager à travers le Canada pour assurer un soutien sur place et garantir une expérience de haute qualité.
• Collaborer avec les parties prenantes pour développer des présentations sur mesure, alignées sur les objectifs des événements.

Gestion des récompenses pour les employé·es :

• Superviser le processus des récompenses pour les employé·es, de la coordination des évaluations de performance à la commande et la distribution des récompenses.
• Garantir une expérience fluide et valorisante pour tous les récipiendaires.
• Servir de point de contact pour toutes les questions liées aux événements, en maintenant une communication claire et professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, en s’assurant du respect des délais, de la qualité des services et des budgets.

Amélioration continue :

• Identifier de manière proactive les opportunités d’amélioration des processus pour optimiser l’efficacité de la planification des événements et des fonctions administratives.
• Se tenir informé·e des tendances et meilleures pratiques en gestion d’événements pour rehausser la qualité de nos événements.
• Expérience : 3 ans ou plus en planification d’événements, en soutien administratif ou dans un rôle similaire exigeant des compétences exceptionnelles en organisation et gestion de projets.
• Formation : Diplôme ou certificat en gestion d’événements, administration des affaires ou domaine connexe (préféré).
• Compétences :
• Excellentes compétences en gestion de projets, avec un souci aigu du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise des outils comme Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word), des logiciels de gestion d’événements et des outils de présentation.
• Esprit créatif et axé sur la résolution de problèmes, avec une approche orientée client.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement rapide.
• Flexibilité : Disponibilité pour voyager à travers le Canada selon les besoins pour soutenir les événements sur place.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.