adjoint(e) administratif(tive) et aux événements / administrative and events assistant

Randstad NV; Montreal; Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work

Remote work up to 1 day/semaine

Job summary

Randstad Canada recherche un Adjoint administratif et événements pour planifier et exécuter des événements internes et destinés aux clients, tout en apportant un soutien administratif. Ce rôle hybride implique des déplacements à travers le Canada et nécessite le bilinguisme FR/EN.

Vous travaillerez sur la planification, l’envoi d’invitations, les réservations, les budgets et le support sur place, avec une interaction étroite avec les équipes dirigeantes et marketing.

Qualifications

• Expérience en planification d’événements et soutien administratif.
• Diplôme ou certificat en gestion d’événements ou domaine connexe préféré.
• Disponibilité pour voyager à travers le Canada.

Responsibilities

• Planifier et exécuter des événements internes et clientèles, avec gestion logistique complète.
• Envoyer invitations, réservations, agendas et présentations.
• Fournir un soutien sur site et coordonner avec les équipes partenaires.
• Gérer traiteur, lieux, inscriptions et budgets des événements.
• Voyager à travers le Canada pour support sur place.

Skills

Gestion de projets

Planification d’événements

Support administratif

Voyager au Canada

Education

Diplôme ou certificat en gestion d’événements

Tools

Microsoft Office

Logiciels de gestion d’événements

PowerPoint

Excel

Job description

Randstad est le leader mondial des solutions en gestion de talents et le partenaire privilégié de ses clients. Êtes-vous une personne hautement organisée avec une passion pour la création d'événements mémorables? Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint(e) administratif(tive) et aux événementsqui jouera un rôle essentiel dans la planification et l'exécution d'événements internes et destinés aux clients, tout en offrant un soutien administratif à notre équipe. Ce rôle hybride combine expertise logistique et créativité pour assurer une coordination sans faille et des expériences exceptionnelles reflétant les valeurs de notre organisation.

Ce poste nécessite des déplacements occasionnels à travers le Canada pour soutenir les événements sur place. Puisque ce rôle sera responsable d’événements à travers le Canada, il nécessite une personne bilingue (anglais et français).

Randstad a adopté un modèle de travail hybride qui allie flexibilité et collaboration en personne. Vous aurez la possibilité de travailler à distance jusqu'à 2 jour par semaine, offrant un équilibre entre flexibilité et engagement au bureau.

Principales responsabilités

Planification et exécution d’événements :

• Planifier et organiser des événements internes, tels que les assemblées générales et les réunions de direction, en gérant tous les détails logistiques pour assurer leur réussite.
• Tâches incluant la planification, l’envoi des invitations, la commande de nourriture et boissons, les réservations d’hôtel, le développement d’agendas et la préparation de présentations.
• Fournir un soutien sur place selon les besoins en collaboration avec les autres parties prenantes.
• Coordonner des événements et présentations destinés aux clients en partenariat avec l’équipe de direction, les partenaires d’affaires et l’équipe marketing.
• Gérer tous les aspects de l’organisation des événements : traiteur, réservations de lieux, inscriptions des invités et suivi des budgets.
• Voyager à travers le Canada pour assurer un soutien sur place et garantir une expérience de haute qualité.
• Collaborer avec les parties prenantes pour développer des présentations sur mesure, alignées sur les objectifs des événements.

Gestion des récompenses pour les employé·es :

• Superviser le processus des récompenses pour les employé·es, de la coordination des évaluations de performance à la commande et la distribution des récompenses.
• Garantir une expérience fluide et valorisante pour tous les récipiendaires.

Soutien administratif :

• Servir de point de contact pour toutes les questions liées aux événements, en maintenant une communication claire et professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, en s’assurant du respect des délais, de la qualité des services et des budgets.

Amélioration continue :

• Identifier de manière proactive les opportunités d’amélioration des processus pour optimiser l’efficacité de la planification des événements et des fonctions administratives.
• Se tenir informé·e des tendances et meilleures pratiques en gestion d’événements pour rehausser la qualité de nos événements.

Qualifications

• Expérience :3 ans ou plus en planification d’événements, en soutien administratif ou dans un rôle similaire exigeant des compétences exceptionnelles en organisation et gestion de projets.
• Formation :Diplôme ou certificat en gestion d’événements, administration des affaires ou domaine connexe (préféré).
• Flexibilité : Disponibilité pour voyager à travers le Canada selon les besoins pour soutenir les événements sur place.

Compétences

• Excellentes compétences en gestion de projets, avec un souci aigu du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise des outils comme Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word), des logiciels de gestion d’événements et des outils de présentation.
• Esprit créatif et axé sur la résolution de problèmes, avec une approche orientée client.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement rapide.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de Adjoint(e) administratif(tive) et aux événements. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

Randstad is the world’s leading talent company and a partner of choice to clients. Are you a highly organized professional with a passion for creating memorable events? We’re looking for an Administrative and Events Assistant to play a vital role in planning and executing internal and client-facing events while providing administrative support to our team. This hybrid role combines logistical expertise with creativity, ensuring seamless coordination and exceptional experiences that reflect our organization’s values.

This role requires occasional travel within Canada to provide on-site support for events. Since this role will be responsible for events across Canada, it requires a bilingual individual (English and French).

Randstad has adopted a hybrid work model that balances flexibility with in-person collaboration. You’ll have the option to work remotely up to 1 day a week, offering a blend of remote flexibility and office engagement.

Key Responsibilities

Event Planning and Execution:

• Plan and execute internal events, such as town halls and leadership meetings, managing every logistical detail to ensure success.
• Responsibilities include scheduling, invitations, food and beverage ordering, hotel arrangements, agenda development, and presentation preparation.
• Provide on-site support as needed in collaboration with other stakeholders.
• Coordinate client-facing events and presentations in partnership with the leadership team, business partners, and marketing.
• Handle all aspects of event management, including catering, venue arrangements, guest registration, and budget oversight.
• Travel across Canada to provide on-site support and ensure a high-quality experience.
• Collaborate with stakeholders to develop tailored, impactful presentations that align with event goals.

Employee Awards Management:

• Oversee the employee awards process, from performance assessment coordination to ordering and distributing awards.
• Ensure a smooth and meaningful experience for all award recipients.

Administrative Support:

• Act as a point of contact for event-related inquiries, maintaining clear and professional communication with internal and external stakeholders.
• Manage vendor relationships, ensuring timely delivery of services and adherence to budgets.

Continuous Improvement:

• Proactively identify opportunities to enhance processes and improve the efficiency of event planning and administrative functions.
• Stay informed of industry trends and best practices in event management to elevate the quality of our events.

Qualifications

• Experience: 3+ years in event planning, administrative support, or a similar role requiring exceptional organizational and project management skills.
• Education: Diploma or degree in Event Management, Business Administration, or a related field preferred.
• Flexibility: Willingness to travel within Canada as required for on‑site event support.

Skills

• Strong project management skills with a keen eye for detail and the ability to juggle multiple priorities.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Proficiency in tools such as Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word), event management software, and presentation tools.
• Creative problem-solver with a customer-focused mindset.
• Ability to work independently and collaboratively in a fast‑paced environment.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de tous les peuples du Canada. Par conséquent, nous nous engageons à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l'équité, la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris le recrutement, le maintien en poste et l'avancement de tous les employés. Outre notre profond engagement à respecter les droits de l'homme, nous sommes déterminés à prendre des mesures positives pour susciter des changements afin que chacun puisse participer pleinement au marché du travail sans être confronté à des obstacles, systémiques ou autres, en particulier les groupes en quête d'équité qui sont habituellement sous-représentés dans la population active du Canada, notamment les femmes ou les personnes non binaires ou non conformes au genre, les peuples autochtones, les personnes handicapées (visibles ou invisibles) et les membres des minorités visibles, des groupes racialisés et de la communauté LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour tous ses candidats et employés en répondant à leurs besoins en matière d'accessibilité et d'adaptation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à tous les candidats d'indiquer leurs besoins d'adaptation en envoyant un courriel à [e-mail] afin de s'assurer qu'ils puissent participer pleinement au processus d'entrevue.