Adjoint de direction

Pulsar - Opérations et maintenance du REM; Brossard; Hybrid; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie

Assurance dentaire

Assurance invalidité

Assurance vie

Régime de retraite avec contribution

Jours de congé personnels et vacances

Accès au REM gratuitement

Travail hybride (selon les postes)

Programme d’aide aux employés

Télémédecine

Stationnement sur place

Job summary

Pulsar Opération et Maintenance, responsable de l’opération et de la maintenance des infrastructures du REM, recherche un ou une Adjoint de direction pour soutenir l’équipe et assurer la gestion documentaire et logistique. Vous préparerez des demandes d’achat, mettrez à jour les répertoires et rapports, et contribuerez à l’organisation des réunions et des événements trimestrielles et annuelles.

Profil exigé: DEP/DEC/BAC, 3 à 5 ans d’expérience, excellente communication et maîtrise de la suite MS

Qualifications

• DEP en secrétariat ou équivalent requis.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe de direction.
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers.
• Rigueur et souci du détail dans la gestion documentaire.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec les équipes.
• Discrétion et professionnalisme pour les informations confidentielles.
• Bonne gestion des échéances et priorités.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.

Responsibilities

• Agir comme support administratif pour l’équipe.
• Participer à la gestion documentaire.
• Soutenir et organiser la logistique pour les événements.
• Mettre à jour les répertoires et organigrammes.
• Préparer les demandes d’achat et gérer l’inventaire.
• Rédiger et préparer des documents et procès-verbaux.
• Diriger les demandes entrantes vers les ressources internes et externes.
• Participer à l’amélioration continue des processus.

Skills

Organisation

Communication orale et écrite

Autonomie

Gestion du temps

Esprit d’initiative

Discrétion

Education

DEP secrétariat

DEC administration

BAC administration des affaires

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

About Us

Pulsar Opération et Maintenance est responsable de l’opération et de la maintenance de l’ensemble des infrastructures et équipements du REM, incluant les véhicules, les voies, l'alimentation électrique de traction, les 26 stations et les deux centres de maintenance.

Pulsar est à la recherche d’un ou une Adjoint de direction. Nous façonnons la mobilité de demain.

Nous évoluons dans un milieu de travail collaboratif, sécuritaire, agile et passionnant.

Si vous aimez les défis et évoluer dans un contexte quelquefois imprécis, où les attentes sont grandes et le travail ne manque pas, lisez ce qui suit!

Tâches et responsabilités

• Agir comme support administratif pour l’équipe;
• Participer à la gestion documentaire;
• Soutenir et organiser la logistique pour la préparation d'événements (rencontres trimestrielles et annuelles);
• Mettre à jour les répertoires de l’organisation et organigrammes;
• Préparer les demandes d’achat de fournitures de bureau et en gérer l’inventaire;
• Supporter les gestionnaires dans la création de demandes d’achats;
• Soutenir les gestionnaires dans la préparation de demande d'achats et dans la vérification de certaines factures;
• Supporter les membres de l’équipe dans la préparation des notes de frais;
• Coordonner et examiner les communications entrantes et sortantes en provenance/à destination du client;
• Rédiger et / ou préparer différents documents tels que les courriers électroniques, mémorandums, rapports, présentations, correspondance et supports de réunion;
• Créer / distribuer / traduire les ordres du jour, enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux de réunions;
• Préparer, mettre en page ou améliorer les documents, tableaux, présentations et rapports;
• Tenir à jour les tableaux de bord, la plateforme numérique et les documents afférents;
• Diriger les demandes entrantes vers les bonnes ressources internes et externes;
• Participer à l’amélioration continue des processus et à leur raffinement.

Profil

• DEP en secrétariat, DEC en administration ou bureautique, baccalauréat en administration des affaires ou toute formation pertinente;
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe de direction, d’adjointe à la haute direction ou auprès d’une vice-présidence;
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Grande rigueur et souci du détail dans la gestion documentaire et la préparation de documents;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite;
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes;
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;
• Bon sens des priorités et capacité à gérer des échéanciers multiples;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Esprit d’initiative et intérêt pour l’amélioration continue des processus.

Avantages

• Assurance maladie;
• Assurance dentaire;
• Assurance invalidité;
• Assurance vie;
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur;
• Jours de congé personnels et jours de vacances disponibles dès l’embauche;
• Accès au REM gratuitement;
• Possibilité de travail en mode hybride (selon les postes);
• Programme d’aide aux employés;
• Télémédecine;
• Stationnement sur place.