Adjoint de direction

gpmmom; Brossard; Hybrid; CAD 42,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie

Assurance dentaire

Assurance invalidité

Assurance vie

Régime de retraite employeur

Job summary

Pulsar est à la recherche d’un(e) Adjoint de direction pour soutenir l’équipe exécutive et assurer la gestion documentaire et les échanges internes. Vous participerez à l’organisation logistique des réunions et événements, préparerez les notes de frais et contribuerez à l’amélioration continue des processus.

Diplômé en secrétariat ou administration, vous avez 3 à 5 ans d’expérience et maîtrisez Microsoft Office.

Qualifications

• DEP en secrétariat, DEC en administration ou bureautique, ou bac en administration des affaires ou équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe de direction ou équivalent.
• Excellentes habiletés organisationnelles et souci du détail.

Responsibilities

• Agir comme support administratif pour l’équipe et la gestion documentaire.
• Soutenir et organiser la logistique pour les réunions et événements.
• Mettre à jour les répertoires et organigrammes.
• Préparer les demandes d’achat et gérer l’inventaire de fournitures.
• Rédiger et préparer documents (courriers, mémorandums, rapports, présentations).
• Préparer les procès-verbaux et notes de frais.
• Coordonner communications entrantes/sortantes et soutenir l’amélioration des processus.

Skills

Secretariat

Gestion documentaire

Organisation logistique

Rédaction

Communication écrite

Autonomie

Discrétion

Maîtrise MS Office

Education

DEP secrétariat

DEC administration/bureautique

Baccalauréat administration des affaires

Tools

Microsoft Office

Job description

Pulsar est à la recherche d’un ou une Adjoint de direction. Nous façonnons la mobilité de demain. Nous évoluons dans un milieu de travail collaboratif, sécuritaire, agile et passionnant. Nous souhaitons que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif. Si vous aimez les défis et évoluer dans un contexte quelquefois imprécis, où les attentes sont grandes et le travail ne manque pas, lisez ce qui suit!

Tâches et responsabilités

• Agir comme support administratif pour l’équipe
• Participer à la gestion documentaire
• Soutenir et organiser la logistique pour la préparation d'événements (rencontres trimestrielles et annuelles)
• Mettre à jour les répertoires de l’organisation et organigrammes
• Préparer les demandes d’achat de fournitures de bureau et en gérer l’inventaire
• Supporter les gestionnaires dans la création de demandes d’achats
• Soutenir les gestionnaires dans la préparation de demande d'achats et dans la vérification de certaines factures
• Supporter les membres de l’équipe dans la préparation des notes de frais
• Coordonner et examiner les communications entrantes et sortantes en provenance/à destination du client
• Rédiger et / ou préparer différents documents tels que les courriers électroniques, mémorandums, rapports, présentations, correspondance et supports de réunion
• Créer / distribuer / traduire les ordres du jour, enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux de réunions
• Préparer, mettre en page ou améliorer les documents, tableaux, présentations et rapports
• Tenir à jour les tableaux de bord, la plateforme numérique et les documents afférents
• Diriger les demandes entrantes vers les bonnes ressources internes et externes
• Participer à l’amélioration continue des processus et à leur raffinement

Profil

• DEP en secrétariat, DEC en administration ou bureautique, baccalauréat en administration des affaires ou toute formation pertinente
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe de direction, d’adjointe à la haute direction ou auprès d’une vice-présidence
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Grande rigueur et souci du détail dans la gestion documentaire et la préparation de documents
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles
• Bon sens des priorités et capacité à gérer des échéanciers multiples
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Esprit d’initiative et intérêt pour l’amélioration continue des processus

Informations contractuelles

Avantages

• Assurance maladie
• Assurance dentaire
• Assurance invalidité
• Assurance vie
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur
• Jours de congé personnels et jours de vacances disponibles dès l’embauche
• Accès au REM gratuitement
• Possibilité de travail en mode hybride (selon les postes)
• Programme d’aide aux employés
• Télémédecine
• Stationnement sur place