Adjoint administratif juridique

Gowling WLG International; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Gowling WLG recrute un adjoint administratif juridique pour soutenir le service Litige. Le candidat gère les documents confidentiels, organise les dossiers et coordonne les communications internes et externes.

Le poste exige une maîtrise du français et de l’anglais, une autonomie marquée et une capacité à prioriser des tâches multiples tout en respectant les délais et le niveau de service élevé attendu par le cabinet international.

Qualifications

• Diplôme d’adjoint administratif juridique.
• Plus de 8 années d’expérience à titre d’adjoint administratif juridique.
• Bilinguisme (maîtrise du français et de l’anglais).
• Aptitude à la communication efficace avec les autres membres du cabinet, combinée avec la capacité de répondre aux besoins des clients de façon professionnelle et courtoise
• Habileté à faire preuve de discrétion dans le traitement d’information confidentielle
• Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe
• Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais
• Capacité à prioriser et à redéfinir les priorités au besoin
• Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle
• Connaissance de la suite Microsoft Office.

Responsibilities

• Organiser la charge de travail et en assurer l’exécution rapide par l’entremise du bureau du professionnel, notamment en mettant en place des mesures de suivi.
• Préparer des documents juridiques selon les directives du professionnel et rédiger des lettres ou notes de service confidentielles.
• Agir comme liaison entre le professionnel et diverses parties.
• S’occuper de la correspondance courante et y répondre.
• Gérer le calendrier et les rappels pour respecter les échéances.
• Préparer des rapports et résumer des données.
• Faire preuve d’initiative pour alléger les tâches administratives.
• Créer et maintenir les dossiers clients et assurer le service à la clientèle.
• Coordonner les tâches administratives (comptabilité, ouverture/fermeture de dossiers, entrées d’heures, facturation).
• Toute autre tâche au besoin.

Skills

Bilingual FR/EN

Microsoft Office

Autonomie

Esprit d’équipe

Education

Diplôme d’adjoint administratif juridique

Tools

Microsoft Office

Job description

À PROPOS DE GOWLING WLG

Chez Gowling WLG, notre engagement d’excellence commence par nos gens. En tant que cabinet juridique international implanté au Canada, au Royaume-Uni, ailleurs en Europe, au Moyen-Orient et en Asie, notre fierté réside dans notre capacité à recruter et à maintenir en poste les meilleurs talents qui se démarquent par leur dynamisme, leur sens stratégique et leur détermination à faire vivre une expérience exceptionnelle aux clients et aux autres membres du cabinet.

Nous veillons intentionnellement à créer un environnement de travail à la fois hautement performant et bienveillant, où chacune et chacun peut donner le meilleur de soi et réaliser son plein potentiel. Notre culture repose sur nos valeurs communes : viser toujours plus haut, valoriser les différences et réussir ensemble. Ces valeurs déterminent comment nous abordons le travail d’équipe, le leadership et la réussite au sein de nos diverses équipes, de nos bureaux à travers le Canada, et ce, peu importe notre parcours professionnel.

Que vous souhaitiez occuper un poste dans le domaine juridique ou au sein des services de soutien aux affaires, explorez nos perspectives de carrières et taillez-vous une place chez Gowling WLG.

Description

Le titulaire du poste effectue diverses tâches administratives juridiques, de nature confidentielle et dont il assume la responsabilité pour un ou plusieurs professionnels dans le service de Litige. Le titulaire de ce poste reçoit un peu d’orientation et de direction; certaines des tâches sont effectuées de façon autonome.

RESPONSABILITÉS

• Organiser la charge de travail et en assurer l’exécution rapide par l’entremise du bureau du professionnel, notamment en mettant en place des mesures de suivi, au besoin.
• Préparer :
• des documents juridiques selon les précédents généraux ou selon les directives du professionnel, tout en n'ayant que peu ou pas de directives du professionnel.
• les lettres, notes de service, etc. de nature confidentielle, lesquelles peuvent être rédigées de façon autonome puis présentées au superviseur pour vérification ou peuvent être dictées ou transcrites à partir de notes sur papier.
• Agir à titre d’agent de liaison entre le professionnel et une variété de personnes, groupes, clients internes et externes à tous les niveaux.
• S’occuper de la correspondance courante qui ne requiert pas l’attention du professionnel et y répondre.
• Gérer le système ou la banque de données de rappel ou le calendrier pour veiller à ce que les dates de tombée soient respectées.
• Préparer des rapports spéciaux, tâche qui peut comprendre la collecte et le résumé de données.
• Faire preuve d’initiative et de jugement afin d’alléger les tâches administratives du professionnel.
• Créer, surveiller et maintenir les dossiers clients pour assurer une bonne gestion des dossiers et un bon service à la clientèle.
• Coordonner les tâches administratives, p. ex. : la comptabilité; l’ouverture et la fermeture de dossiers; les entrées d’heures; la facturation, etc.
• Toute autre tâche au besoin.

Qualifications

• Diplôme d’adjoint administratif juridique.
• Plus de 8 années d’expérience à titre d’adjoint administratif juridique.
• Bilinguisme (maîtrise du français et de l’anglais).
• Aptitude à la communication efficace avec les autres membres du cabinet, combinée avec la capacité de répondre aux besoins des clients de façon professionnelle et courtoise
• Habileté à faire preuve de discrétion dans le traitement d’information confidentielle
• Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe
• Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais
• Capacité à prioriser et à redéfinir les priorités au besoin
• Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle
• Connaissance de la suite Microsoft Office.

Ce poste est actuellement vacant et ouvert aux candidat·es internes et externes. Gowling WLG recrute pour ce poste afin de répondre aux besoins actuels du cabinet et de soutenir les activités de l’équipe.

Il est possible que le système de suivi des candidatures de cet employeur utilise des outils alimentés par l’intelligence artificielle, tels que des fonctionnalités de jumelage automatisées. Ces outils ne prennent pas de décision en matière d’embauche; toutes les étapes de sélection, d’évaluation et de recrutement sont examinées et réalisées par des recruteurs et des gestionnaires d’embauche humains.

Gowling WLG s’engage à créer un milieu de travail diversifié et inclusif. Si vous avez besoin d’un accommodement ou de soutien quelconque durant le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part.