Legal Assistant (Bilingual)

Emond Harnden LLP; Ottawa; Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

RSP employer contributions

Health plan

Annual vacation & sick leave

Wellness allowance

Professional development reimbursement

Job summary

Emond Harnden LLP, cabinet spécialisé en droit du travail et de l’emploi à Ottawa, recherche un(e) assistant(e) juridique pour soutenir plusieurs avocats.

Sous la supervision du Responsable du soutien juridique, vous gérez les horaires, rédigez la correspondance et assurez la gestion des dossiers et du service à la clientèle.

Ce poste hybride exige une excellente communication, le bilinguisme FR/EN, et une grande rigueur.

Qualifications

• Expérience administrative préalable exigée.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Bilinguisme FR/EN requis.
• Grand souci du détail et exactitude.
• Capacité de produire un volume élevé de travail dans des délais serrés.
• Service à la clientèle de qualité.
• Maîtrise MS Office et Adobe Pro.

Responsibilities

• Gérer les horaires et respecter les échéances.
• Rédiger et corriger la correspondance et les documents.
• Gérer les dossiers et la documentation client.
• Effectuer des recherches de conflits et ouvrir des dossiers.
• Préparer les dossiers pour les audiences et maintenir les bases de données.
• Assurer le suivi des heures et des registres des avocats.
• Participer au service à la clientèle et coordination avec avocats et clients.

Skills

Bilingue FR/EN

Communication écrite

Service client

Rigueur et précision

Gestion des priorités

Tools

MS Office

Adobe Pro

Job description

Supérieur(e) immédiat(e) : Responsable du soutien juridique

Salaire : De 50 000 $ à 70 000 $, selon l’expérience

Lieu : Hybride à Ottawa (Ontario)

Avantages sociaux : Cotisations de contrepartie à un REER, cotisations au régime d’assurance-maladie collectif payées par l’employeur, congés annuels et congés de maladie généreux, allocation annuelle pour le bien-être et remboursement des frais de perfectionnement professionnel.

En tant que cabinet spécialisé en droit du travail et de l’emploi, Emond Harnden représente les intérêts des employeurs dans les deux langues officielles depuis plus de 35 ans. Originaires d’Ottawa, nous avons étendu nos racines partout au pays, représentant fièrement les employeurs de toutes les provinces et de tous les territoires du Canada. Déterminés à améliorer la qualité des milieux de travail de notre clientèle, nous cherchons à comprendre parfaitement ses objectifs uniques et favorisons des partenariats durables. Ce dévouement nous a permis de devenir le conseiller de confiance de certains des plus grands organismes et entreprises privés, publics et sans but lucratif du Canada. Avec plus de 50 avocates et avocats qui se concentrent exclusivement sur les besoins spécialisés des organismes et entreprises, Emond Harnden se démarque comme l’un des principaux cabinets spécialisés en droit du travail et de l’emploi axés sur les employeurs au Canada.

Sommaire du poste

Relevant de la personne responsable du soutien juridique, l’assistant ou l’assistante juridique (AJ) sera chargé(e) de fournir un soutien administratif à plusieurs avocat(e)s en ce qui a trait à la gestion des horaires, à la rédaction, à la correspondance et à d’autres tâches administratives générales. La personne retenue jouera un rôle clé dans la prestation de services à la clientèle.

Fonctions et responsabilités

Gestion des horaires

• Organiser le déroulement du travail au sein du cabinet et prendre des mesures de suivi en temps opportun afin de respecter de multiples échéances.
• Tenir à jour et surveiller les calendriers, notamment en planifiant les rendez-vous, les audiences, les déplacements et les conférences, selon les directives.
• Gérer quotidiennement les systèmes de rappel pour s’assurer que les échéances importantes sont respectées.

Rédaction et correspondance

• Assurer la liaison entre les avocats, les personnes-ressources et la clientèle.
• Examiner et corriger les documents et la correspondance envoyés, en vérifiant l’exactitude et la syntaxe du texte.
• Tenir et mettre à jour les listes de coordonnées de la clientèle actuelle.
• Répondre à la correspondance courante par la poste, par courriel et par téléphone.

Administration générale

• Effectuer des recherches de conflits, créer et tenir à jour des dossiers et fermer des dossiers selon les directives.
• Ouvrir de nouveaux dossiers et affaires de client(e)s.
• Organiser et préparer les services et les ramassages de messagerie.
• Trier et analyser le courrier.
• Appuyer la préparation des cas en réunissant les documents requis pour les audiences.
• Conserver des copies électroniques de tous les documents dans la base de données d’Emond Harnden pour compléter les précédents disponibles.
• Entrer et valider les registres de temps des avocat(e)s; coordonner les totaux mensuels et annuels des registres des avocat(e)s, au besoin.
• Faire le suivi des heures de perfectionnement professionnel continu des avocat(e)s du Barreau de l’Ontario (BO) et contribuer au portail de ce dernier.
• Préparer les demandes de chèques et les directives de dépôt en fiducie.

Qualifications et exigences

• Expérience de travail antérieure en administration.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis.
• Grand souci du détail et de l’exactitude.
• Capacité de produire un volume élevé de travail de grande qualité dans des délais serrés tout en gérant des priorités concurrentes.
• Capacité d’offrir un excellent service à la clientèle aux avocats et aux clients.
• Maîtrise de MS Office et d’Adobe Pro.

Renseignements supplémentaires

• Il s'agit d'un poste nouvellement créé.
• Emond Harnden n'utilise pas l'intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats pour ce poste.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes candidates de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

Emond Harnden s’engage à offrir un environnement diversifié et inclusif, et est fier d’être un employeur offrant l’égalité des chances. Toutes les personnes candidates qualifiées seront prises en considération pour un emploi sans égard à la race, à la couleur de la peau, à la religion, au sexe, à l’identité ou à l’expression de genre, à l’orientation sexuelle, à l’origine nationale, à la génétique, à l’incapacité, à l’âge ou au statut de vétéran. Pour les personnes avec un handicap qui souhaitent demander des mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec notre Service des ressources humaines à l’adresse [e-mail] .